Nemá smysl diskutovat, zda elektronický dokument splňuje či nesplňuje legislativní požadavky. Splňuje. Pro ty, co stále váhají, výčet některých zákonů, které tuto problematiku upravují, přinášíme pod článkem. Otázkou pouze zůstává, jaké všechny výhody nám nahrazení papírových dokumentů těmi elektronickými přinese a proč s jejich používáním začít co nejdříve.

Přínos používání elektronických dokumentů lze velmi snadno demonstrovat na dokumentu typu faktura, se kterou se setkává denně každá společnost i organizace. Standardní cena za zpracování papírové příchozí faktury je minimálně 50 Kč/ kus, i více dle typu organizace. Po přechodu na elektronickou likvidaci faktur se ale dostaneme na částku nižší než 1/10 za kus. A to zohledňujeme pouze finanční aspekt. Přínosů je samozřejmě mnohem více. Jen přechodem na elektronickou žádost o fakturaci a vystavením elektronických faktur se proces značně zlevní a urychlí. Poštovné, obálkování, skenování, množení kopií, distribuce a jiné oblíbené administrativní činnosti odpadají. A jeden zvláštní důvod navíc – dostanete-li elektronický dokument a vy pracujete sdokumentem papírovým, je nutná placená konverze do listinné podoby. A to už stojí za to.

Podobný výčet přínosů lze samozřejmě nalézt i u dalších typů dokumentů. Vkrajním případě můžete veškeré náklady na dokumenty přenést na své dodavatele či zákazníky nebo si dokonce za ně nechat platit. Dovedete si něco takového představit u nynější papírové podoby?

Soustřeďme se ale i nadále na dokument typu faktura, která je nám všem obecně známá. Ztohoto dokumentu lze následně vyvodit a modifikovat proces i pro další typy dokumentů. Ukažme si reálné příklady zpraxe pro různé druhy společností, dokumentů, procesů, prostředí, velikostí firem apod.

Struční popis zpracování dokumentů na vstupu

Zpracování dokumentu na vstupu do společnosti je zpravidla složitější než generování výstupních dokumentů. Na příkladu příchozí faktury si ukážeme, jak se proces zpracování liší vpřípadě různých forem doručení.

Obecné a stručné schéma zpracování faktury
  • Proces zpracování je nejdelší a nejsložitější v případě papírové faktury, kdy je nutné fakturu před její elektronizací připravit, např. vyndat z obálky, odsponkovat, následuje naskenování.
  • Dalším hojně využívaným typem je doručení e-mailem, kdy následuje výběr extraktů z mailových zpráv, kterými dokumenty v různých obrázkových formátech přichází – např. .pdf, .jpg, .tiff atd. Alternativou je, že k příchozímu obrázku je doručena i dodatečná informace v .xml souboru.
  • Dokument také může vstoupit přes datovou schránku. V tomto případě inovátorské společnosti využívají automatickou obousměrnou komunikaci s datovou schránkou prostřednictvím automatického konektoru. Příkladem takového konektoru je i IXTENT ISDS Konektor připravený na různé typy systému – Outlook, Share Point, SAP, OpenText, DMS obecně atd. V tomto případě se pracuje jak s přiloženou obrazovou předlohou dokumentu, tak s metadaty formátu datových schránek .zfo. Další směrování pro zpracování při příjmu nebo při odeslání zpráv je zpravidla pomocí WF. Komunikace přes datové schránky je samozřejmě vzhledem k zodpovědnosti jednatelů a obsahu delikátní záležitostí.
  • Další možností obecného evropského standardu je i vstup samotného .xml formátu do systému, což v praxi znamená, že .xml je generován přímo zasilatelským informačním systémem.

Pro kvalitu vlastního automatického zpracování příchozího dokumentu – typicky vytěžení dat z faktury, následná kontrola, schválení či proces automatické platby, je extrémně důležitá kvalita příchozího dokumentu.

OCR/ICR vytěžovací engine (SW nástroj na vytěžení obsahu zpapírových předloh) má primárně nahradit lidskou sílu, zlevnit, zrychlit proces a snížit chybovost. OCR/ICR nástroj má rád dokumenty ve vysoké kvalitě, ideálně generované přímo dodavatelským ERP systémem. Pokud jsou skenované na vstupu, je profesionální kvalita skenu zcela zásadní na kvalitu, rychlost a chybovost následného procesu. Chyba se trestá extrémně vysokými náklady na opravu či zpracování. Vkrajním případně musíme proces vrátit na samý začátek. Zapomeňte tedy na skenery z„obchoďáků“. Přijdou vás na více peněz, práce snimi je utrpení a brzo je stejně vyhodíte.

Praktické zkušenosti s procesem elektronického zpracování faktur

A nyní praktické zkušenosti s procesem elektronického zpracování faktur u 4 modelových zákazníků. Adekvátně bychom mohli popisovat i implementaci dalších typů dokumentů (smlouvy, obchodní dokumentace, výrobní dokumentace, HR dokumentace, dokumenty údržby, jakosti apod.).

Zákazník A:

V případě malých společností je zavedení elektronické fakturace jednoduchá záležitost – změnu lze uskutečnit v 5. krocích:

  • Chuť na změnu a tlak na zákazníky a dovnitř společnosti přejít z papírového dokumentu na elektronický.
  • Organizační změna – rozhodnutí majitele nebo managementu.
  • Technické vybavení – v řádech tisíců/desetitisíců korun za SW licence.
  • Délka implementace – řádově v jednotkách dnů.
  • Pak už jen vygenerovat elektronický dokument, tento elektronicky podepsat a odeslat na klienta.

U větších společností je implementace spojena s nastavením či úpravou workflow či automatickým generováním podepsaných elektronických dokumentů.

Další možná optimalizace je například zavedením elektronické žádosti o vygenerování dokumentu, např. typu faktura s nebo bez vazby na informační systém, objednávku apod. Tím se proces opět zlevní a zkrátí. Ve finále jste schopni vystavit fakturu v řádově desítkách minut kdykoliv a odkudkoliv. Vše je jasné, dohledatelné, reportovatelné. A to už za ty peníze na účtu stojí.

Z praxe můžeme říci – zavedení elektronické fakturace trvalo 5 měsíců od prvotní myšlenky po produkci. Avšak vlastní realizace zabrala pouze několik pracovních dní. Zbytek času byl potřebný na organizační změny a změny v procesu vůči zákazníkům, kde je již tradiční míra rezistence a neochoty pro změnu. Nutno však podotknout, že perspektivní zákazníci (dle našich zkušeností cca 65 % portfolia) tuto změnu spíše vítali, cca 10 % portfolia ve stejnou dobu i vyžadovali přechod na elektronickou fakturaci.

Přínosy jsou oboustranné:

  • Dramatické zkrácení doby od akceptace dodávky, k vystavení faktury a jejímu doručení kamkoliv na světě během řádově desítek minut.
  • Dosažení zlomku (cca 1/10) původních nákladů na odbavení dokumentu.
  • Značné snížení nákladů na vymáhání pohledávek po termínu splatnosti.
  • Zkrácení splatnosti s významně pozitivním dopadem na Cash Flow a Treasury společnosti.
  • Prokazatelná fakturace a následná archivace v souladu s legislativou.
  • Dohledatelnost, dosledovatelnost, v kombinaci s datovou schránkou pro CZ rezidenty pak absolutní.
  • Jasné navedení do systému zákazníka, zamezení „ztrátám“ dokumentů a dokumentovému turizmu.
  • Vysoká kvalita dodávaných dokumentů pro případné další strojové zpracování u zákazníka, což v důsledku šetří i náklady zákazníka (odpadá nutnost digitalizace, dokument je připraven i pro následnou archivaci apod.).

Zákazník B:

Implementace vstupu papírových faktur současně s elektronickými fakturami prostřednictvím datových schránek.

Zákazník provozuje více účetních systémů a více účetních okruhů, na které systém musí být připraven. Následně dokumenty zpracovává – vytěžuje OCR stroj, pomocí unifikovaného profilu na typ „Faktura“ pro všechny účetní okruhy. Cílem je jednoduchost a standardizace postupů, čímž se v důsledku implementace zjednodušila i vnitřní složitost organizace.

Dokumenty končí v jednom elektronickém archivu, tedy jsou snadno dostupné a dohledatelné pro případné kontroly apod. Před uložením je dokument označen časovým razítkem a elektronickým podpisem. Tím je zajištěno naplnění legislativních potřeb a integrita dokumentu. Dokumenty jsou zpracovávány pro jednoduchost centrálně, včetně jejich verifikace. Další efektivita procesu zpracování je zajištěna pomocí návazného schvalovacího workflow (WF) informačního systému nebo webové aplikace s maximem možné automatizace bez zásahu lidské ruky dle předem nastavených schvalovacích kritérií. Zákazník zpracovává cca 100 tis. faktur ročně. Na startu projektu zákazník zpracovával cca 60 tis. dokumentů. Růst je tedy zřetelný.

Příklad detailního zobrazení faktury ve verifikačním modulu, kde dochází k porovnání vytěžených dat proti údajům na obrázku faktury a doplnění dalších „nevytěžitelných“ údajů

Zásadní přínosy zákazník spatřuje ve významném zkrácení schvalovacího procesu, dostupnosti a dohledatelnosti dokumentů, standardizaci a centralizaci do jednoho oddělení s omezenou pracovní silou a samozřejmě v naplnění legislativních povinností.

Zákazník C:

Provozuje centrum sdílených služeb, tedy mimo jiné centralizoval zpracování příchozích dokumentů z mnoha sesterských společností do jedné, která centrálně zajišťuje servisní služby.

Dokumenty přicházejí v různých jazykových verzích (latinka, azbuka a jiné znakové sady – řádově desítky jazyků), s různými daňovými požadavky, daňovými sazbami a předpisy. Každá společnost na sebe má navázán zvláštní profil pro zpracovávaný dokument, pro vytěžení dat. Po vytěžení je dokument buď předběžně pořízen do účetnictví, nebo přímo zaúčtován. Tzn. validace kvality vytěžení probíhá již na úrovni OCR nástroje vstupu. Získaná data jsou verifikována proti kmenovým datům dodavatelů a současně proti schváleným a vystaveným objednávkám. Tím je zajištěna vysoká míra automatického zpracování opět s minimem lidského zásahu do procesu.

Finální dokument je ukládán do informačního systému (ERP). Zákazník zpracovává cca 220 tis. dokumentů ročně, přičemž na začátku se jednalo o zlomek této částky – cca 40 tis./rok. Je tedy zřetelné, že technologie má své místo v souladu s rozvojem obchodních aktivit a s požadavky na nahrazení lidské práce levnějšími technologiemi.

Přínosy

Zákazník má k dispozici kompletní sady reportů o průběhu procesu zpracování dokumentů, analytický nástroj mu umožňuje lepší kontrolu procesu.

Obrázek zobrazuje výsledek jednoho z reportů, který je standardně dodáván v rámci reportovacího nástroje

Zákazník vytěžuje z faktur i jednotlivé položky, nikoliv jen sumární informace z hlavičky. Řešení umožňuje centralizovat geograficky služby na jedno místo a značně ušetřit. Samotný proces plateb je zkrácen. Na implementaci je také zřetelné, že lze splnit naráz legislativní požadavky na elektronický dokument, zákony o archivnictví či zákony o účetnictví atd. pro celou řadu evropských zemí naráz. Uživatelská rozhraní jsou lokalizována do více jazyků, založení dalšího jazyka nebo profilu nemá téměř omezení.

Zákazník D:

Vstupy dokumentů do systému zajišťují tzv. Document Pipeline, které předvyberou a předzpracují různé typy příchozích dokumentů a již připravené pro další proces zpracování je zatřídí do připravených front. Vstupem do systému jsou:

  • datové schránky,
  • papírové dokumenty, které se skenují,
  • e-mailové zprávy, ze kterých se dokumenty vytěžují.

Zvláštností nastavení u zákazníka je proces zamítání dokumentů, včetně následného procesu vypořádaní dokumentu s dodavatelem nebo zákazníkem. Dále pak k obrázkovému souboru také přichází i .xml soubor, s jehož daty se v procesu zpracování pracuje.

Výstupem pak jsou data napojené přes web services do informačního systému – data i vazby na dokumenty, které jsou uloženy bezpečně v archivu. Opět jsou dokumenty před uložením zpravidla konvertovány do formátu .pdf A (archivní), označeny časovým razítkem a elektronickým podpisem.

Monitorovací nástroj pro přenos faktur do informačního systému přes web services + flow faktury systémem

V řešení je dostupný i globální reporting na statusy probíhajících procesů zpracování dokumentů. Zákazník opět začínal s malým objemem dokumentů, omezenými typy dokumentů. Postupem času se dostal cca k dnešním 120 tis. dokumentů ročně vyjma zákaznických dokumentů, kterých je podstatně více.

Přínosy zákazník spatřuje v centralizaci zpracování, automatizaci pro různé druhy zpracovávaných dokumentů, naplnění legislativních povinností, rychlosti a transparence procesu. Snížení nákladů na proces je signifikantní.

Závěrem

Pakliže máte méně dokumentů, než je uvedeno v předchozích příkladech, nebuďte smutní. Smysluplnost automatizace pomocí strojového vytěžení a následného zpracování příchozích dokumentů vidíme cca od hladiny 10–12 tis. dokumentů ročně. Adekvátně k objemu se volí i následná technologie document management systému (DMS) pro archivaci a elektronické zpracování dokumentu. Od nejlevnějších možností (téměř zdarma – samozřejmě s omezením) až po sofistikované DMS nástroje a vazby na další informační systémy.

Mimo výše uvedené výhody získáte dokonalou kontrolu nad procesem zpracování dokumentů. Všechny činnosti jsou dohledatelné a auditovatelné. Jedním z efektů je i vysoká spokojenost zákazníků či dodavatelů, kterým jste schopni poskytnout okamžité informace o stavu procesu jejich dokumentu. Výrazně se tím sníží i náklady na případná call centra či zátěž na administrativní oddělení, která nemusejí zodpovídat složité, mnohdy zbytečné dotazy. Někteří naši klienti zašli v procesu automatizace zpracování dokumentů ještě dále. Pro dodavatele a zákazníky mají vytvořené portálové prostředí – tedy jakousi samoobsluhu statusů a informací o stavu jejich dokumentů. A někteří z nich, namísto hrazení nákladů na péči o dodavatele, zákazníky, si za možnost samoobsluhy nechají ještě platit.

Standardní dodavatel/ zákazník je spokojen se stavem, kdy v jeden den dokument přijde a v ten samý je i zpracován. O dopadu na plánování finančních prostředků či obchodních aktivit není třeba příliš diskutovat.

Pokud cítíte příležitost, neváhejte nás kontaktovat pro konzultaci. Rádi se s vámi podělíme o zkušenosti, zvážíme možnosti realizace, či navrhneme způsob řešení včetně stanovení příslušných investic či jejich návratnost. Nebojte se projektu, jedná se dnes o běžně dostupná řešení. Těšíme se na setkání a spolupráci s Vámi.

Vybrané zákony upravující používání elektronického dokumentu:

  • Zákon 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty,
  • Směrnice 199/93 Evropského parlamentu a Rady Evropské unie o zásadách Společenství pro elektronické podpisy,
  • Zákon 227/2000 a novelizace 226/2002 o elektronickém podpisu,
  • Zákon 499/2004 o archivnictví a spisové službě, v platných zněních atd.

Autoři článku:

Ing. Vít Svoboda, ředitel IXTENT,
Bc. Lukáš Fiala, konzultant IXTENT