O zákazníkovi

Tato energetická společnost vstoupila na český trh po roce 2000. Jako první alternativní dodavatel začala v roce 2006 nabízet elektřinu, plyn pak o dva roky později. V současnosti je v segmentu domácností a malých až středních firem největším alternativním dodavatelem elektřiny a plynu v České republice. S více než 720 000 zákazníky a ročním obratem nad 10 mld. Kč patří k největšímu uskupení alternativních dodavatelů energií na území České a Slovenské republiky.

Spolupráce s klientem

Energetická společnost využívá informační systém pro správu dokumentů (DMS) OpenText Content Suite, který mu v roce 2016 implementovala společnost IXTENT. Zavedené DMS řešení slouží jako společné úložiště pro interní i zákaznické dokumenty všech společností skupiny, skýtá možnosti pokročilé kategorizace, dále vyhledávání a správy dokumentů. V roce 2019 vznikla potřeba upgradu systému na vyšší verzi (16.2) z důvodu končící podpory předchozí verze softwaru a nových možností, které další verze přinesla (například využití moderního uživatelského rozhraní Smart View). Systém je nyní možné efektivněji využívat v kombinaci s MS Office, rovněž skýtá nové možnosti úprav obrazovek podle specifických požadavků uživatelů, také umožňuje přístup do systému přes mobilní zařízení.

Aktuální projekt

Od ledna do června 2019 probíhala u klienta implementace elektronické spisové služby. Samotné programové instalaci předcházela přípravná fáze projektu. Při ní IXTENT klientovi doporučil produkty OpenText Records Management (odkaz), které disponují funkcionalitami pro řešení požadavků na ochranu osobních údajů v dokumentech (jako například nastavení pravidel výmazu dokumentů, nastavení práv pro jednotlivé skupiny dokumentů či uživatelů, omezení výstupu dat podle zadavatele, atd.).

Nastavení spisové služby přizpůsobil IXTENT klientovi na míru, v rámci konfigurace bylo třeba připravit specifický tok dat přes Document Pipelines a Smart Document Flow , který by umožnil jak souběh několika probíhajících operací a jejich paralelní zpracování, tak i integraci na informační systém společnosti. Architektura je postavena tak, že systém sám určuje, jací klienti, typy dat a v jakém termínu se mají skartovat, řešení bylo navrženo pro zákaznickou dokumentaci (smlouvy).

Přínos IXTENT řešení

Přínosem implementace elektronické spisové služby je firemní dokumentace pod každodenní automatickou kontrolou. Mechanismus spočívá v tom, že když se do informačního systému společnosti zadá ID klienta, spustí se sekvence definovaných operací, při nichž jsou označovány příslušné dokumenty klienta v Document Management Systému. Následně systém ty, které splňují předdefinovanou podmínku výmazu, označí a připraví je k elektronické skartaci, takto definované jdou k očím zodpovědného pracovníka, který musí navržený výmaz finálně potvrdit. Řešení šetří práci lidského faktoru a zaručuje neustálý soulad s legislativními požadavky na GDPR.