O klientovi
Klient je švýcarská konstrukční společnost s více než 100letou tradicí, rodinnou firmu vede již čtvrtá generace rodu. Tato společnost propojuje stabilitu s inovacemi a neustále hledá nové koncepty. Díky širokému portfoliu služeb nabízí optimální řešení složitých úkolů téměř ve všech aspektech procesu výstavby.
Situace klienta
Klient se obrátil na IXTENT ohledně nahrazení systému pro zakládání projektových webů, společnost dosud používala šablonový systém, který si vyvinula sama, ten však časem přestal splňovat zvyšující se nároky klienta.
Zadání klienta
Poptávané řešení mělo sloužit pro 50 oddělení firmy, každé oddělení má svůj web, přičemž každý tento web může mít x podřazených webů dle počtu projektů. Na hlavní stránce projektového webu je seznam všech podwebů a jejich statusy. Klient požadoval ověřený a spolehlivý nástroj pro rychlou tvorbu těchto projektových webů, současně upgrade svého stávajícího SharePointu na nejnovější verzi (z verze 2013 na 2019). Nové řešení mělo být uživatelsky přívětivé, maximálně automatizované, uzpůsobené pro zakládání projektových webů „na jeden klik“.
Naše navrhované řešení
IXTENT nabídl klientovi osvědčené a efektivní řešení projektové kanceláře, produkt IXTENT Project Office, jedná se o řešení vyvinuté společností IXTENT implementovatelné do jakéhokoli prostředí SharePoint. Toto řešení umožňuje přizpůsobitelnou tvorbu a správu projektů. Každý projekt je reprezentován webem SharePoint v kolekci webů. Jedná se o krabicové řešení, které je jednoduše škálovatelné/přizpůsobitelné svému uživateli skrze XML.
Nejsilnější funkcí Project Office je jeho schopnost nastavovat nové projekty podle vysoce konfigurovatelných šablon projektů. Šablona projektu je soubor XML, který obsahuje nastavení projektu a může obsahovat mnoho dalších artefaktů (předdefinované struktury „složek“ podle metodiky projektu nebo vnitřních předpisů a dokonce i šablonami jako jsou kontrolní seznamy, formuláře nebo standardizované dokumenty).
Řešení bylo dále upraveno dle požadavků klienta, byla nastavena podpora 4 jazyků (angličtiny, francouzštiny, italštiny, němčiny), byly přidány další požadované parametry – nastavení vlastníků konkrétních webů, přístupová práva a další.
Celkové řešení nasazené do prostředí SharePoint 2019 v této společnosti se tedy skládá z několika kolekcí webů obsahujících standardní weby, artefakty služby SharePoint a doplňkové řešení IXTENT Project Office.
Kolekce kořenových webů slouží jako prezentační vrstva celého řešení SharePoint a je hlavním
vstupním bodem pro každého uživatele. Dále existují specializované kolekce webů, které jsou součástí vrstvy spolupráce a poskytují uživatelům prostor pro vytváření, spolupráci nebo hledání informací. Pro každou divizi a oddělení společnosti existuje kolekce webů, která poskytuje další podweby skrze šablony.
Přínos řešení pro klienta
Jak to vypadá v praxi? Klient pracuje s kolekcí 52 webů, přičemž každá kolekce může obsahovat libovolné množství dalších webů. Celkem jsou jich stovky…
Projektový manažer si při zakládání dalšího projektu jednoduše nakliká parametry, tj. vybere šablonu projektu (dle účelu webu collaborate/knowledge), požadovaný jazyk a vzhled SharePointu… a projekt může začít. Oprávnění pro uživatele, šablony pro typy dokumentů, auto-klasifikace dokumentů a další funkce se již nastaví automaticky.
Miroslav Kačena, Head of SharePoint tým, k projektu poznamenal: „Mezi stěžejní přínosy implementace IXTENT PROJECT OFFICE je rovněž eliminace chyb, které bývají běžně způsobeny manuálním vykonáváním procesu.“ Klient si tedy celkově usnadnil práci se zakládáním projektových webů, vymýtil chybovost, maximálně zefektivnil procesování svých projektů. To, co dříve vytvářeli manuálně zaměstnanci x hodin, nyní realizují na jeden klik, rychlost a zefektivnění práce vzrostla o stovky procent.
Projektová kancelář pro tohoto klienta je největším SharePoint projektem pro Švýcarsko, kde má IXTENT lokální zastoupení ve spolupráci s partnerem, společností Iseolabs.
