Počáteční stav klienta

Agentura je dlouhodobým uživatelem softwaru OpenText a klientem rakouské pobočky tohoto dodavatele. Postupem času vyvstala ze strany klienta potřeba rychlejších dodávek nových řešení, proto se obrátil na jediného dlouhodobého zlatého partnera OpenTextu v regionu CEE a oslovil IXTENT s poptávkou řešení pro příchozí korespondenci.

Výzvy projektu

Klient elektronické řešení korespondence již měl. Jednalo se o interně vyvinutý nástroj , který však nesplňoval vysoké nároky společnosti. Problém byl také v tom, že se data pro zpracování nacházela neorganizovaně v mnoha databázích, nástroj byl pomalý a velmi náročný na manuální práci.
S výměnou/profesionalizací systému chtěl klient doplnit automatizované funkce vytěžování (pomocí nástroje pro optické rozpoznávání znaků), toto řešení skýtalo i možnost automatizovaného importu náhledu dokumentu do DMS (document management systému), možnost vyhledávání dokumentů skrze vyhledávací reporty a mnoho dalších výhod.

O řešení IXTENT

IXTENT nahradil vlastní vývoj klientaprofesionálním nástrojem od OpenTextu, napodobil dříve používanou masku, implementoval OCC systém pro automatické vytěžování dat napojený rovnou na DMS, byly nasazeny funkcionality produktu Records Management (pro řešení životního cyklu dokumentů), archivu (pro nastavení pravidel ukládání dokumentů), OTDS (OpenText Directory Services) – pro zabezpečenou správu uživatelských účtů. Nyní zbývá zaměstnancům klienta jen velmi malé procento automaticky nevytěžených dat k manuálnímu zpracování. Agentura tak denně uspoří spoustu lidské práce, kterou může využít na zpracování jiných úkolů. Celkově se jedná o zrychlení agendy zabezpečené korespondence a s tím související pořádek v dokumentech organizace.

Projekt trval zhruba rok a půl, v produkci je od července 2019. Lukáš Fiala, Head of SAP Team v IXTENTu, k projektu poznamenal: „Zkušenosti z implementace u tohoto klienta si velmi cením, je to organizace, kde se dbá na bezpečnost dat více než jinde. Standardně přístupné komponenty softwaru jsou zde deaktivované, o vše se musí žádat samostatně. Systém se nastavuje v on-line režimu, kdy zaměstnanec IXTENT „vede kroky“ interního zaměstnance klienta, který pracuje ze speciálního počítače agentury z důvodu vysoké úrovně politiky zabezpečení v této organizaci.“

Kryštof Kocot, Project Manager v IXTENTu, ještě dodal: „Práce pro mezinárodní agenturu byl nevšední projekt, který rozšířil naše know-how o zkušenost s implementací ve velmi vysokém standardu zabezpečení. Projekt se realizoval pro oddělení zpracování korespondence, které má na zpracování mhohem vyšší nároky v oblasti bezpečnosti, než s jakými se setkáváme u jiných klientů.“

Přínos řešení IXTENT

Klient používá standardizovaný automatizovaný nástroj od OpenTextu, který má profesionální servis ze strany výrobce i implementárora. Zefektivnil svoje interní procesy, standardizoval je, optimalizoval práci, zrychlil vyhledávání v systému skrze vyhledávací reporty, ušetřil lidské zdroje. Organizace nyní využívá maximální míru automatizace.

Zaměstnankyně agentury zhodnotila spolupráci s IXTENT následovně: „Kdo zná současný IT ekosystém v agentuře: bezpečnostní požadavky, komplikované pracovní postupy pro řešení obchodních potřeb v každém oddělení, integrace na další systémy a emocionální připoutanost některých zaměstnanců k souborovým kódům, může s jistotou říci, že nové řešení nyní nabízí nejmodernější automatizovaný proces a spoléhá se na inovativní technologie. Tyto dva roky byly zábavnou spoluprací a pro nás všechny strmou křivkou učení. Jménem agentury bych ráda poděkovala týmu IXTENT za jejich skromný postoj a profesionální přínos. Tento projekt nám bude chybět a vy také! “

Tímto úspěšně dokončeným projektem však spolupráce mezi IXTENTem a klientem nekončí, v jednání jsou další agendy pro digitalizaci firemního obsahu.