Zeptali jsme se za vás...

Rozhovor s Liborem Benešem, vedoucím IT oddělení v Gecu

Jak jste se dozvěděl o společnosti IXTENT? Jaký byl první kontakt?

Matně si vzpomínám, že náš první kontakt proběhl již v roce 2006, potkali jsme se tenkrát s panem Svobodou, jedním z majitelů IXTENTu, a bavili jsme se o SAP archivaci, jelikož jste byli jedna z mála firem (možná dokonce jedinou), která se zabývala implementací Document Management Systémů od OpenTextu.

Jaké projekty byly realizovány? Co vše IXTENT v Gecu implementoval?

Realizovali jsme kompletní HR agendu s počátkem v roce 2016, což zahrnuje DMS pro HR scénáře, integraci na SAP HR, Records Management, Správu smluv – quick scan a interface na SAP, jenž je zatím posledním ukončeným projektem. Toto řešení nahradilo starý systém Elanor, kde si naši HR pracovníci tiskli veškeré dokumenty, fyzicky je podepisovali, poté skenovali a ukládali na disk bez jakéhokoli zabezpečení a integrace. Na Records Managementu pro HR se ještě usilovně pracuje, to nebylo ještě kompletně předáno. Dále je v plánu nastavení skartačních lhůt u HR dokumentů, které se řeší až po odchodu člověka z firmy.

Nechali jste si od IXTENT všechna řešení doporučit?

Ne, u většiny jsme věděli napřed, že je chceme.

Máte implementovaný nějaký vlastní produkt IXTENT?

Ano, máme IXTENT Smart Document Flow, který umožnil přizpůsobení funkcionalit samotného Document Management Systému na míru našim potřebám.

Byl přerod GECA na bezpapírovou společnost bezbolestný?

Neřekl bych, byla to  agenda navíc, ale vyplatila se.

Jak vnímají Vaši kolegové z různých oddělení přechod Geca na moderní technologie?

Kolegové v personálním oddělení jsou již zvyklí. Finančníci jsou také z velké části bezpapíroví a spokojení, zatím tedy bez Document Management Systému - ukládají dočasně na file systém. Cestovní příkazy a pokladní kniha je zatím ještě papírová, ale to chceme do budoucna také změnit.

Jste vy osobně zastáncem inovativních řešení?

Ano, jako vedoucí IT oddělení v GECU, určitě jsem. Do budoucna se chceme digitálně rozvíjet do dalších oblastí než jen HR, plánujeme převést do elektronické podoby všechny smlouvy, počíná rovněž roll out HR řešení do dceřinné společnosti na Slovensku, chceme nahradit spisovou službu, připojit datové schránky, pokračovat s digitalizací financí. Jít dál „bezpapírovou cestou“, méně tisknout, šetřit lesy. Dokonce jsme si před časem udělali statistiku, kolik stromů touto změnou ušetříme poražení, není to zanedbatelné číslo...

V čem vidíte klady?

Úspora místa pro dokumentaci, úspora času zaměstnanců, úspory papíru, rovněž ekologické hledisko.

A zápory?  

Máme nyní větší závislost na elektronických zařízeních, musíme častěji zálohovat data. Pro digitální podnikové řešení také vyplynula nutnost většího zabezpečení sítě a zajištění příslušné infrastruktury. Rovněž byla nutná větší finanční investice do licencí a jiných potřebných technologií. Nemohu opomenout ani osvětu a školení na nové bezpapírové technologie u většiny zaměstnanců, někdy je těžké prolomit staré zvyklosti.

Jak tyto softwarové inovace přispěly k zefektivnění procesů ve firmě?

HR mají efektivnější nástroje pro svoji práci, jejich výkonnost vzrostla se zavedením sofistikovaného procesu. Kolegové nemusí cestovat na jiné pobočky, posílat dokumenty poštou. Na druhou stranu v oddělení lidských zdrojů přibyl zaměstnanec, který má na starost jen elektronickou agendu HR. Přínosem řešení je rovněž sjednocení procesů, smluv, šablon dokumentů, provedená inventura a pořádek ve všech dokumentech, nastavili jsme jasně dané procesy, které se nedají obcházet. Například dynamický biometrický podpis, který nyní používáme, je lepší než certifikáty, které jsou zpoplatněné, vyžadují nákladnější správu a pravidelnou obměnu. 

Využíváte naši aplikační či softwarovou podporu?

Využíváme oboje a jsme spokojeni.

Co si myslíte o využití Artificial Intelligence v Gecu?

To je pro nás zatím hudba budoucnosti...ale určitě nás tento vývoj zajímá a jsme otevřeni každému zefektivnění firemních procesů.

Co byste doporučil ostatním papírovým firmám?

Určitě přejít na bezpapírové řešení pro jejich business. Naše elektronické HR je efektivnější než kdy dříve.

Děkuji vám za rozhovor.