Bezpapírové HR procesy v GECO, a.s.

O společnosti

Společnost GECO je největším distributorem a prodejcem tabákových výrobků a loterijních produktů v ČR. Od roku 1991 dodává cigarety, tabák, kuřácké potřeby a loterijní tikety po celé republice. S úspěchem se etablovalo i na Slovensku a v Německu. Obrat firmy za rok 2017 činil 1944 milionů EUR.

Počáteční stav

Vedení společnosti GECO se rozhodlo implementovat podnikový informační systém pro správu dokumentů (Document Management System – DMS), jako vhodný pilotní projekt bylo vybráno pokrytí vybraných scénářů HR oddělení. GECO vybralo společnost IXTENT, jako svého dlouholetého dodavatele prostředků archivace dat, pro provedení úvodní analýzy za účelem přesné definice požadavků.

Analýza byla provedena za účasti zástupců koncových uživatelů a pracovníků IT oddělení GECO v období měsíců února až března 2016, analýzy se účastnil rovněž dodavatel aplikace pro potvrzování elektronických dokumentů prostřednictvím technologie Dynamického Biometrického Podpisu (DBP), která měla se systémem DMS tvořit jednotné řešení.

V návaznosti na strategické záměry GECO a provedenou úvodní analýzu byl IXTENT vyzván k předložení závazné nabídky na implementaci DMS pro vybrané scénáře HR oddělení na platformě OpenText, jejíž vybrané moduly (včetně elektronického archivu) GECO dlouhodobě používá.

Řešení

Po výhře výběrového řízení zajistila společnost IXTENT pro GECO dramatickou změnu dosavadního způsobu práce HR oddělení v oblasti práce se zaměstnaneckými dokumenty. GECO  používalo systém Elanor, kde si HR pracovníci tiskli veškeré dokumenty, fyzicky je podepisovali, poté skenovali a ukádali na disk, bez jakéhokoli zabezpečení a integrace.

Jako optimální inovativní řešení pro zastaralou personální agendu byl zvolen OpenText Content Suite, jenž má sofistikované nástroje pro správu dokumentů a jejich zpracování, možnost zakomponování jiných otevřených aplikací, které umí spolupracovat/mohou být propojeny s dalšími systémy.

Jako součást produktové řady OpenText byl dále implementován Archive Server (jakožto kvalifikované úložiště), byla provedena integrace na SAP, instalován Archive link (pro zpřístupnění dokumentů v SAP), rovněž Enterprise scan (pro konverzi papírových  dokumentů do elektronických), Document pipelines (komponenta archivu pro hromadnou archivaci) a v neposlední řadě i IXTENT Smart Document Flow, který rozšířil možnosti samotného DMS a umožnil přizpůsobení produktu na míru zákazníka.

Skrze Smart Document Flow IXTENT vytvořil aplikaci nad rozrůzněnými webovými službami tak, aby bylo výsledné řešení komfortnější pro integraci, výsledkem tohoto sjednocení je volání z/do systému skrze jedinou metodu. Dále GECO využívá aplikaci pro biometrické podepisování (od dodavatele třetí strany).

Přínosy řešení

GECO má nyní k dispozici automatizovaný proces pro správu HR agendy, což obnáší zrychlení činnosti oddělení a s ní související úsporu lidské práce, šetří životní prostředí vzhledem k úbytku používaných papírů, má firemní procesy v souladu s GDPR, bezpečně nakládá s dokumenty, ke kterým má zároveň rychlý přístup.

Libor Beneš, vedoucí IT oddělení GECO, poznamenal: „HR mají nyní efektivnější nástroje pro svoji práci, jejich výkonnost vzrostla, nyní nemusí tolik cestovat na jiné pobočky či posílat mnoho dokumentů poštou“. Dále pan Beneš podotkl: „Přínosem řešení je rovněž sjednocení procesů, smluv, šablon dokumentů, provedená inventura a pořádek ve všech dokumentech, jasně dané procesy, které se nedají obcházet.“ 

Nové řešení pokrývá celkem 1600 uživatelů v rozložení 600 standardních licencí a 1000 read-only uživatelů. IXTENT poskytuje GECU rovněž aplikační podporu a softwarovou maintenance. Aktuálně se pracuje na roll outu řešení na Slovensko.

Libor Beneš z GECA závěrem doplnil: „Přechod na bezpapírové HR řešení bych určitě doporučil dalším firmám, naše personální oddělení je efektivnější než kdy dříve. Dynamický biometrický podpis je lepší než certifikáty, které jsou zpoplatněné, vyžadují nákladnější správu a pravidelnou obměnu.“