Implementace znalostní báze na SharePoint Online v Západoslovenské energetice

O zákazníkovi

Západoslovenská energetika spolu se svými dceřinými společnostmi Západoslovenskou distribuční a ZSE Energia patří k největším distributorům a dodavatelům elektřiny a plynu na Slovensku. Obě společnosti jsou součástí německého energetického koncernu E.ON. Působí zejména na západním Slovensku, služby však poskytují i mimo tento region, již 95 let. Každý den se na jejich služby spoléhá milion zákazníků.

Počáteční stav

V Západoslovenské energetice používali pro sdílení informací znalostní bázi na SharePointu 2013. V té době objednavatel využíval formu „on premise“, což obnášelo pořízení hardwaru do majetku společnosti a jeho vlastní správu.  V rámci tohoto řešení museli zaměstnanci používat pro připojení pouze interní síť a firemní počítače.

Koncem roku 2017 se společnost rozhodla pro přechod na SharePoint Online. Nově mohou zaměstnanci (hlavně externí) přistupovat do firemní sítě odkudkoliv (z domova, ze zahraničí) a z jakéhokoliv zařízení (i ze soukromého počítače, mobilního telefonu). 

O řešení

Výsledkem dodávky ze strany společnosti IXTENT byla znalostní báze na SharePoint Online pro obě dceřiné společnosti (Západoslovenská distribučná a ZSE Energia), tyto společnosti pracují s odlišnými daty, jinými konfiguracemi. ZSE Energia zajišťuje obchodní činnost, má k dispozici call centra, zahrnuje přibližně 30 týmů.

Oproti tomu Západoslovenská distribučná zajištuje distribuci elektřiny, zaměstnává okolo 17 týmů. Členové týmů mohou vyhledávat a číst veškerý obsah znalostní báze s tím, že každý článek báze může být adresován pouze některým týmům. Vyšší roli v řešení představuje „autor/přispěvatel“, který má na starosti tvorbu a úpravy článků, jejich publikaci a distribuci týmům pomocí takzvaného žurnálu. Nejvyšší rolí je pak „správce“, který má veškerá práva pro správu řešení.

Použité produkty

IXTENT realizoval popsané řešení pro energetický koncern skrze produkty Microsoft SharePoint Online a Nintex Workflow for Office 365.

V čem spočívají výhody Microsoft SharePoint? SharePoint je řešením, které přináší zlepšení v rámci vnitrofiremní spolupráce, sdílení dokumentů, komunikace, ale je také platformou pro řízení toků dokumentů, implementaci pracovních procesů a vyhledávání. Mezi základní funkcionality patří možnost kategorizace informací pomocí metadat, tvorba šablon dokumentů nebo webů, možnost strukturovat data, citlivě řídit oprávnění, uchovávat historii, řešit schvalování a publikaci obsahu.

Jako hlavní výhody lze vzpomenout širokou konfigurovatelnost řešení, sdílení informací, rozsáhlé možnosti vyhledávání, jednotný vzhled ala Office, integraci s aplikacemi Office či obchodními aplikacemi, integraci na cloudové úložiště.

Z hlediska na míru postavených řešení na SharePointu lze mnohé dosáhnout čistou konfigurací, a když to nestačí, lze vyvinout potřebnou funkcionalitu dle potřeb daného klienta. V rámci vývoje je možné rozšiřovat řešení různými způsoby, např. přes služby Office 365, přes aplikace třetích stran dostupné v Office Store, ale i rozsáhlými úpravami pomocí programování či webových služeb.

Proč byl použit Nintex Workflow for Office 365? Tento software poskytuje uživatelsky přívětivou nadstavbu nad standardním SharePoint workflow, snižuje pracnost implementace a údržby pracovních postupů pro správce. Pokud správce disponuje oprávněním pro úpravu workflow, je zpravidla schopen dosáhnout požadovaného výsledku i bez nutnosti práce vývojáře. Správce je tak například schopen jednoduše změnit tělo nebo adresáty e-mailové notifikace.

Přínosy řešení

Nové řešení přineslo zadavateli efektivnější připomínkovací a schvalovací proces, který je částečně postaven na aplikaci Word Online v cloudu (službě pro ukládání dat v online prostředí), posílá svým uživatelům notifikace při změnách v rámci schvalovacího/připomínkovacího procesu. Umožňuje přístup externistů odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení. Západoslovenská energetika má aplikaci pod svou kontrolou s využitím nástrojů pro správu, poskytovaných Office 365.

Časová osa

Projekt znalostní báze pro SharePoint Online znamenal téměř roční práci (od úvodní nabídky po předání uživatelům), služba je nyní již 4 měsíce v užívání, objednatel i dodavatel jsou i nadále v kontaktu pro řešení případných dotazů k funkcionalitě.