Úspěšný upgrade Content Serveru v portugalské státní organizaci SMAS Sintra

O zákazníkovi

Společnost SMAS Sintra zajišťuje veřejnou službu zásobování vodou a odtok městských odpadních vod v rámci ekologické udržitelnosti.

O partnerovi

IXOPEN je partnerem OpenTextu pro oblast Portugalska, Angoly a Mozambiku, nabízí a implementuje produkty pro řízení podnikových informací.

O zakázce

IXTENT byl osloven svým portugalským partnerem IXOPEN, který hledal zkušeného OpenText konzultanta, který by řídil ve státním podniku vodáren přechod na nejnovější verzi softwaru pro správu podnikového obsahu.

Původní situace

Před započetím portugalskočeské spolupráce měly vodárny Content Suite ve verzi 9.7.1, starý Archive Server, Enterprise Scan, integraci na SAP, elektronickou správu dodavatelských faktur a Imaging Viewer pro zobrazování faktur ze SAPu.

Zákazníkem státních vodáren SMAS Sintra je občan, který si přeje službu dodávky pitné vody a odvod kanalizace. Občan však nepřistupuje do upgradovaného řešení napřímo, jeho požadavky prochází systémem skrze zaměstnance vodárny. Zákazník si vezme pořadový lístek, vyžádá si u zaměstnance vodáren  založení smlouvy na dodávku vody, tu pracovník oskenuje do systému, kde se ukládá/archivuje, spouští se schvalovací proces uvnitř organizace – přes příslušné workflow.
Smlouva elektronicky obíhá napříč dotčenými odděleními – například oddělením pro kontrakty, finančním oddělením, které se stará o kontrolu plateb, oddělením, kde se odesílá vyúčtování...atd. Vše bezpapírově.

Přínosy nového řešení

Instalace nejnovější verze Content Suite 16.2 umožnila zrychlení práce uživatelům. V rámci indexace se zaměstnancům rychleji vyhledává v systému, systém je možné využívat s novými MS Office a OSWindows. Nově mají zaměstnanci možnost přístupu do systému přes veškerá mobilní zařízení (Smart UI).

V rámci nejnovější verze softwaru používají vodárny rovněž některé technické možnosti pro řešení GDPR. Klasifikují dokumenty dle typu. Výstupy z interních meetingů podepisují elektronickým podpisem, který je provázán s čipovaným portugalským občanským průkazem. 

Zajímavosti

Systém portugalských vodáren obsahuje řádově miliony dokumentů.
Interně jej používají stovky uživatelů.
Software je integrován na portugalský geografický systém (ve smyslu katastru), ukáže zaměstnanci budovu, kterou chce koncový zákazník/občan zapojit pro odběr pitné či odvod odpadní vody.

Doba trvání projektu

Projekt započal poptávkou v zimě 2017, trval necelý rok, oficiální předání se uskutečnilo počátkem srpna 2018. Implementace proběhla bez problémů. IXTENT aktuálně pracuje na návrhu dalšího zefektivnění procesu uvnitř SMAS Sintra za využití stávajícího nástroje pro řízení podnikového obsahu.