Efektivnější práce s dokumenty v prostředí SAP pro společnost Europapier

O zákazníkovi

Europapier je největší obchodník s papírem ve střední a východní Evropě. V roce 2015 dosáhl ročního obratu 518 milionů EUR s přibližně 2100 zákazníky denně. Za tímto výsledkem stojí 961 zaměstnanců v 16 dceřiných společnostech. Europapier s tradicí od roku 1971 neustále usiluje o další expanzi a rozvoj.

O projektu

Společnost Europapier se obrátila na IXTENT s poptávkou nasazení snadné a strukturované organizace příloh dokumentů v prostředí SAP, měla k dispozici nástroj OpenText DocuLink, který však aktivně nevyužívala. Nasazení řešení vyžadovalo četné úpravy funkcionalit  na míru zadavatele. IXTENT pro zákazníka dovyvinul specifické funkce pro usnadnění práce budoucích uživatelů systému – jako například vytvoření pole pro zobrazení počtu příloh nad určitým dokumentem. Tato zdánlivě nepodstatná funkcionalita uspoří zaměstnanci mnoho času v běžném pracovním procesu. „Přidání tlačítka pro rychlý přístup k přílohám v nákupní objednávce bylo dokonce podmínkou snadného využití nové funkcionality,“ poznamenal Daniel Mašek z oddělení Business Application Development společnosti Europapier.

O použitém řešení

OpenText Document Access for SAP Solutions umožňuje integraci firemních dokumentů s objekty přímo v SAP. Office dokumenty, e-maily i skeny papírových dokladů jsou tak dostupné přímo ze SAP transakcí a jsou spojeny s odpovídajícími podnikovými procesy. Archivované dokumenty, stejně tak jako archivovaná data z historických SAP i non-SAP systémů, jsou přístupná uvnitř SAP pomocí integrovaného nástroje DocuLink for SAP Solutions. Data lze prohlížet na základě neomezeného množství pohledů uvnitř stromové struktury definované zákazníkem. Document Access umožňuje také fulltextové vyhledávání dokumentů přímo v SAP.

Ukázka prostředí 

Délka projektu

Práce na projektu od poptávky po uvedení do produkce zabrala dva a půl měsíce času. Jelikož byla společnost Europapier s dodávkou řešení IXTENT spokojena, nebyla projektová spolupráce poslední. „Se společností IXTENT spolupracujeme již řadu let, počínaje analýzou velikosti archivačních objektů, nastavením archivačních běhů v SAP, školením OpenText produktů a odpovídající SAP části a nyní i využitím platformy DocuLink. Do budoucna také plánujeme implementaci kontroly zpracování dodavatelských faktur včetně schvalovacího procesu,“ doplnil Daniel Mašek z oddělení Business Aplication Development společnosti Europapier.