Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů (Document management system – DMS), je systém určený ke správě elektronických dokumentů anebo digitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.

Co nabízí produkt Smart Document Flow

Samotné rozhraní DMS je pro řadu firem nedostatečné, proto společnost IXTENT vyvinula vlastní komponentu inspirovanou potřebami zákazníků.

Smart Document Flow je produkt společnosti IXTENT představující mezičlánek mezi DMS (Systémem pro správu podnikového obsahu – OpenText Content Suite) a informačními vstupy. Tento produkt nabízí užitečné široce konfigurovatelné nadstavbové funkce, které jsou mimo možnosti samotného DMS.

Nová verze produktu Smart Document Flow přináší:

  • Podpora atributu Uživatel a možnost vyplnění dle e-mailu či jména.
  • Upload dokumentů do složek pod Business Workspace.
  • Obousměrně vícenásobnou vazbu mezi DMS ID a DOCID.

Podpora atributu Uživatel a možnost vyplnění podle e-mailu či jména

Nově je již podporován i atribut pro uchování uživatele či skupiny. A navíc, není nutné znát DMS ID, stačí znát e-mail, název nebo jméno a příjmení uživatele (pro skupinu je podporováno pouze jméno). SDF si jej sami najdou a přeloží na odpovídající účet. Tím odpadá práce zákazníka s vyhledáváním, integrací a ošetřováním chybových stavů, například když je uživatel zakázaný.

Upload dokumentů do složek pod Business Workspace

Business Workspace je funkcionalita DMS využívaná zejména ve spojitosti s xECM. Od verze 5.6 SDF dokáže vkládat dokumenty i do těchto speciálních objektů, případně jejich podsložek, a umožnit tak větší míru automatizované integrace i v rámci BW kontejnerů napojených na SAP.

Obousměrně vícenásobnou vazbu mezi DMS ID a DOCID

Z integrace na SAP pramení i třetí rozšíření, tedy podpora vícenásobných vazeb mezi identifikátory Content Serveru a Archivu. Pokud je jeden dokument napojený na různé objekty v SAPu, tak xECM dokáže zajistit vytvoření několika odpovídajících objektů v DMS, každého s vlastním DMS ID, i když se ve skutečnosti odkazují na jeden soubor v Archivu. SDF metody, které používají archivní identifikátor (DOCID), umožní nově zpracovat požadavky navzdory nejednoznačnosti tohoto identifikátoru.

Chcete-li se dozvědět o našem produktu Smart Document Flow neváhejte kontaktovat kolegy na e-mailu sales@ixtent.com.