Přestože se ESMO stále přizpůsobuje a učí novému způsobu práce, jsme s implementací spokojeni a považujeme ji za úspěch. Chtěl bych všem poděkovat za jejich podporu a za dobrou práci vykonanou v projektu SharePoint.“ poznamenal k realizovanému projektu Cesare Melchiorri, ITDS Department Head, ESMO.

O společnosti

Evropská společnost pro lékařskou onkologii (ESMO) je přední evropská profesionální lékařská onkologická organizace, která zahrnuje síť více než 25 000 onkologických odborníků ve více než 160 zemích.

Misí společnosti je propojení odborníků s rozmanitými zkušenostmi za účelem zlepšit péči o pacienty. ESMO usiluje o vymazání hranic v péči o rakovinu – mezi zeměmi a specializacemi. Své poslání plní na poli onkologie po celém světě.

Ve společnosti ESMO se neustále snaží řešit problémy, které ovlivňují jednotlivce i onkologickou profesi jako celek. Jejich cílem je rozvíjet a propagovat specializaci lékařské onkologie, poskytovat postgraduální vzdělávání a školení lékařským onkologům a vytvářet platformy pro šíření a sdílení znalostí. Podporují multidisciplinární přístup k léčbě rakoviny s cílem předcházet rakovině a zajistit optimální léčbu pro všechny pacienty s touto nemocí.

Počáteční situace klienta

ESMO oslovilo společnost IseoLabs AG, Zug (která pro účely technické implementace najala IXTENT) s požadavkem na modernizaci Intranetového systému a řešení pro lepší spolupráci týmů napříč širokým sdružením.

ESMO první verzi Intranetu na platformě SharePoint vytvořilo vlastními silami v rámci interního IT. Vzhledem k váhavému přijetí Intranetu mezi uživateli a stále se zvyšující komplexitě nestandardizovaného řešení se ESMO rozhodlo pro reimplementaci moderní platformy dle aktuálních průmyslových standardů.

Řešení IXTENT

Intranet V2 je označení celkového Intranetového řešení nasazeného do prostředí Office 365 v ESMO, které realizovala společnost IXTENT. Jedná se o nástupce původního Intranetového řešení implementovaného ESMO IT. Řešení se skládá z několika desítek moderních webů seskupených do logických oblastí dle oddělení, týmů a spolupráce s externími partnery.

Společnost IXTENT poskytla ESMO Intranetové řešení kombinované se systémem pro řízení dokumentů založeným na platformách Microsoft 365 a SharePoint Online. V další fázi budou všechny dokumenty chráněny pomocí služby Azure Information Protection service.

Dodané řešení lze rozdělit do následujících/hlavních oblastí: společný domovský web jako rozcestník do ostatních částí řešení, portál pro jednotlivá oddělení, centrum pro spolupráci a extranet pro externí sdílení (ESMO „Drop Box“).

Kromě toho ESMO paralelně s novým řešením provozuje dosud nemigrované části původního Intranetového řešení (klasické stránky a workflow) a úložiště OneDrive pro každého uživatele. ESMO provedlo migraci hlavní části obsahu dosud intenzivně používaného File Systému do nových stránek pro spolupráci a povedlo se mu dosáhnout nové úrovně přijetí mezi uživateli.

Funkční model Intranetu: Řešením zakázky pro ESMO je jedna centrální domovská stránka Intranetu, která funguje jednak jako portál pro interní sdílení informací či komunikaci, a taktéž jako brána ke všem zdrojům a sdíleným nástrojům uvnitř i vně firmy.

Dále se weby dělí dle typů na: 1) Weby jednotlivých oddělení – přidělené konkrétnímu oddělení/práci-aktivitám. 2) Stránky pro týmovou práci – „otevřené a řízené“ napříč odděleními pro spolupráci na konkrétních projektech nebo pracovních činnostech souvisejících s obchodními procesy. 3) Extranet – weby pro externí sdílení.

Web každého oddělení nebo týmu obsahuje 4 hlavní knihovny: týmovou pro oddělení/tým, veřejnou pro ostatní oddělení/týmy, striktně důvěrnou pro management a archivní. Kromě toho web obsahuje mimo jiné společný kalendář, obrázkovou galerii, video galerii či seznam kontaktů.

Přínos IXTENT řešení

Klient má nyní k dispozici nástroj, jak pohodlně interně i externě spolupracovat na dokumentech a obchodních procesech. Řešení IXTENT poskytuje platformu pro oborovou spolupráci, kanál pro šíření informací z organizace a portál pro spolupráci napříč odděleními zahrnující nejrůznější týmové nástroje či prostředky pro externí sdílení.

Všichni uživatelé ESMO mohou snadno vyhledávat uložené dokumenty; mohou odkudkoli využívat „mobilní kancelář“ (bez potřeby VPN připojení) a je zajištěna ochrana jejich dat (GDPR). Dokumenty jsou klasifikovány, propojeny s dalšími systémy a obchodními procesy, jako jsou projektové řízení, denní činnosti, různé workflow včetně vysoké úrovně bezpečnosti, propojení všech zařízení, klasifikace dokumentů, přidělování přístupových práv v závislosti na rolích v rámci organizace atd.

Systém aktuálně spokojeně využívá 110 interních uživatelů a 250 externistů.

Cesare Melchiorri (ITDS Department Head, ESMO) k realizovanému projektu poznamenal:

„2. ledna 2020 jsme spustili nový ESMO SharePoint Intranet. Již po měsíci užívání jsme mohli říci, že nasazené řešení a migrace dokumentů provedená během vánočních svátků byla úspěšná. Od počátku roku jsme poskytovali podporu všem oddělením a individuálně většině uživatelů. Přestože se ESMO stále přizpůsobuje a učí novému způsobu práce, jsme s implementací spokojeni a považujeme ji za úspěch. Chtěl bych všem poděkovat za jejich podporu a za dobrou práci vykonanou v projektu SharePoint.“