Sled kroků digitalizace a vytěžování má jasné pořadí a pravidla, vypadá takto: SCAN – OCR + VALIDACE – VÝJIMKY – WORKFLOW – REPORTING – PORTÁL pro dodavatele.
Na následujících řádcích si proces představíme více do detailu.

SKENOVÁNÍ

  1. Nekvalifikovaná osoba vezme balík faktur (cca 100 stran).
  2. Nalepí na něj čárový kód (na celý paket, ne jednotlivě).
  3. Dá balík na skener.
  4. Skener balík zdigitalizuje (oskenuje), sám rozpozná přední a zadní díl faktury, obraz doostří, vznikne obraz faktury v PDF.
  5. Systém pošle dokument do SAPu (jen image).
  6. V SAPu proběhne „OCR – optical character recognition/optické rozpoznávání znaků“; systém projede image a najde text; další algoritmus přejede stránku – AI (Artificial Intelligence/umělá inteligence) najde např. klíčové slovo „DPH“ – přenese tuto informaci do správného pole v SAPu (systém pozná strukturovanou informaci sám), takto proběhne postupně zápis dat z celé faktury, políčka se vytěží a zformátují do formátu SAP.

VALIDACE

  1. Kontrola správnosti vytěžení probíhá automaticky řadou přednastavených pravidel, která se nastaví ve fázi implementace systému.
  2. Účetní poté jen zkontroluje, zda je „vytěženo“ správně (tím, že účetní odklikne/odsouhlasí správné vytěžení políček, se program dále učí (když přijde od dodavatele např. třetí faktura, zvyšuje se % bezchybného vytěžení)

Když je proces dobře nastaven, účetní nemusí na záznam sáhnout (jen v 5-10 % případů), čímž získá 50 % času na svou důležitější odbornou činnost (než je adminstrativa spojená s manuálním přepisováním faktur či obíhání kolegů s papírovou fakturou v procesu schvalování). Součástí procesu validační kontroly je i proces výjimek.

VÝJIMKY

V této fázi probíhají následující kontroly:

  • Byla to oprávněná faktura?
  • Není to duplikovaná faktura?
  • Je v pořádku středisko pro zaúčtování?

Podmínkou fungování tohoto systému je nastavení procesu objednávek (provázanost procesu „objednávka – faktura – dodávka“). Systém se zeptá, je tu objednávka? Souhlasí částka? Poté načte položky z objednávky (do faktury).

WORKFLOW

Součástí logiky schvalování je i to, kdo schvaluje fakturu do jaké výše (např. když je faktura do 1 milionu CZK, schvaluje ji jeden člověk, když je nad milion, schvalují ji dva lidé atd.) Když systém najde problém, pošle sám úkol na zodpovědného člověka (stejně tak fakturu, která je v prodlevě v rámci procesu schvalování) v rámci přednastavených scénářů.

REPORTING

Benefitem reportingu je systém upozornění na problémovou skupinu faktur nebo dodavatele, vede k optimalizování procesu hledáním slabých míst v systému.

Tuto část procesu ocení zejména vedoucí pracovníci účtárny, lze jím kontrolovat práci účetních, šetřit personální náklady, software nevykazuje chybovost (oproti lidskému faktoru).

PORTÁL pro dodavatele

Slouží k samoobslužnému informování o tom, v jaké fázi se nachází konkrétní faktura (bez nutnosti telefonického kontaktování obchodního partnera).

Výhody řešení

  1. Úspora 50 % času účetního oddělení, které je vynakládáno na administrativní úkony (např. přepisování faktur do systému).
  2. Snížení chybovosti.
  3. Eliminace obíhání kolegů po firmě kvůli schvalování.
  4. Velmi rychlá návratnost investice pro firmy s velkým počtem dokumentů.
  5. Chod účetního oddělení „on-line“ odkudkoliv za každé situace.