(z rozhovoru pro časopis Automa, k diskusi na téma „DIGITÁLNÍ KANCELÁŘ V PRŮMYSLU“, otázky kladl Radim Adam)

„Co je však pro efektivitu naší práce zásadní, je pracovní nástroj. Haldy papírů mizí ze stolů, pracujeme pomocí elektronických nástrojů na zpracování dokumentů, transformujeme vývojové, plánovací, výrobní, provozní, kontrolní a jiné systémy…zkrátka vše, co může být automatizováno, postupně přebírá SW. V softwaru, napojeném na stále dostupnější čidla, a ve schopných lidech v rozhodovacím procesu, je naše budoucnost.“

1. INDIVIDUÁLNÍ NÁROKY NA PROSTŘEDÍ V KANCELÁŘI, PŘEDEVŠÍM NA TEPELNOU POHODU, VLHKOST, OSVĚTLENÍ PRACOVIŠTĚ, HLUK, ERGONOMII A DALŠÍ POŽADAVKY PŘEDSTAVUJÍ PŘÍLEŽITOST PRO NASAZOVÁNÍ CHYTRÝCH TECHNOLOGIÍ. JAK BUDOU V BUDOUCNU TYTO POŽADAVKY USPOKOJOVÁNY?

Rozdělme kancelářská vybavení na:

  • Prostředí a zařízení
  • Pracovní nástroje

Prostředí a zařízení bude sloužit ke kvalitě práce a vůli pracovat. Staví se nové, „zelenější budovy“, automaticky osazované moderní technikou, čistější, šetrnější, nabízející větší životní i pracovní komfort. Všichni výrobci neustále posunují hranice jak má vypadat nová ergometrie židle, nebo stůl s polohovací plochou, lépe fungující vzduchotechnika, apod.

Vedle toho si vybavujeme svoje vlastní domácí kanceláře. Bez dobré židle, stolu a klidu na práci naše výsledky budou omezené.

Co je však pro efektivitu naší práce zásadní, je pracovní nástroj. Haldy papírů mizí ze stolů, pracujeme pomocí elektronických nástrojů na zpracování dokumentů, transformujeme vývojové, plánovací, výrobní, provozní, kontrolní a jiné systémy…zkrátka vše, co může být automatizováno, postupně přebírá SW. V softwaru, napojeném na stále dostupnější čidla, a ve schopných lidech v rozhodovacím procesu, je naše budoucnost.

2. PRÁCE V KANCELÁŘI JE DNES VNÍMÁNA JAKO PRÁCE S VÝPOČETNÍ TECHNIKOU. JAKÉ VÝZNAMNÉ ZMĚNY OČEKÁVÁTE VE VYUŽÍVÁNÍ SW V PRŮMYSLOVÝCH PODNICÍCH V BUDOUCNOSTI?

Průmyslové podniky půjdou dál. Sběr dat budou automatizovat, přidají se rozhodovací systémy. Lidská práce se bude dále nahrazovat systémy. Podívejte se například na automobilky. Dnes již zaměstnávají jen jednotky procent lidí, práci vykonávají roboti. Ti neodmlouvají a pracují. A když přijde konec hospodářského cyklu, nejsou (ani automobilky, ani stát) tolik náchylní k destrukci celého hospodářství. Což ovšem neznamená, že nebudou fňukat. Prostě odstavíte robota. Za poslední roky udělali obrovský skok. Smutné je, že ostatní průmyslové obory je příliš nenásledují. Což je ovšem věcí rozhodnutí vlastníků a manažerů.

Zkušenosti od zákazníků jsou již nyní v celé řadě odvětví sbírány a také vyhodnocovány. Výsledky se budou promítat do servisu, nového vývoje, potažmo do prodeje. Vše bude směřovat do on-line komunikace produktu, či zákazníka a výrobce.

Rozhodnutí, nebo kvalita algoritmů pro rozhodnutí, je a bude stále prostor pro člověka. Závisí však i na kvalitě, množství a vyhodnocení dat. V logice algoritmizace a vyhodnocování jsme zcela na začátku. Zde je obrovský prostor. Umělá inteligence je v zárodcích, byť se Vám to mnozí snaží marketingově prodat opačně.

3. V KANCELÁŘÍCH PRACUJÍ LIDÉ, KTEŘÍ SI MOHOU OKAMŽITĚ SDĚLOVAT JAK PRACOVNÍ, TAK OSOBNÍ ZÁLEŽITOSTI. POVEDOU MODERNÍ KOMUNIKAČNÍ METODY K ROZVOJI NEBO SPÍŠE K ÚTLUMU OSOBNÍCH VAZEB NA PRACOVIŠTI?

Sledovali jsme COVID 19. Standardní práce s dostupnými informacemi. Ještě před oficiálními opatřeními jsme rozhodli k totálnímu odchodu na home office pro celou firmu ve dvou státech. Bez výjimky. Exekuce rozhodnutí byla dílem minut. Cílem bylo zajistit nerušený chod společnosti, našich domácností a zákazníků.
Společnost jede na 100 % dále, avšak z našeho pracovního soukromí. Zákazník rozdíl prakticky nepozná.
Nelze nechat vše na technologii. Ale technologie nám výborně slouží. Neohrožujeme sebe, svoje okolí a ani business zákazníka. Jsme rychlejší, dostupnější a flexibilnější. Telefony mizí, nahrazují se aplikacemi, videem, …atd. Je to lepší a efektivnější.

Bez předchozích let technologické přípravy do jiného systému fungování bychom tento krok nemohli udělat. Když je některým podnikům ouvej, my fungujeme naprosto v pohodě bez omezení. Společně s námi na podobný režim přešli i zákazníci, obchodní partneři.

Forma se změnila, ale obsah zůstal. Společnost okolo nás změnu akceptovala. S týmem jsem ve spojení 24 hod. denně a 7 dní v týdnu. Je jen na Vás, jak si nastavíte hygienu práce. Tabuli v zasedačce nahradíte virtuální. Poradu týmu videokonferencí s videozáznamem. Školení e-learningem. Dokumenty rotují v rámci dokument management systému a workflow tak, jak jsme zvyklí normálně. Přetváření myšlenek do elektronické podoby také. Personalistika probíhá on-line, plánování a řízení výroby také. Jen si spolu nedáme fyzicky kafe, virtuálně ano. Coffee Talk však zůstává. Ale samozřejmě se těšíme, až se opět všichni uvidíme.

Pozitivní je zjištění, že technologicky můžeme jít ještě dál. Lidská duše je daleko k limitům.
Člověk je společenský tvor, a najde si cestu, jak v novém prostředí rozvíjet osobní vztahy. Například možností často a snadno mluvit s klienty se mi za dobu virtuálního podnikání pozitivně změnily mé vztahy či názory vůči mnoha lidem, kteří dříve nebyli dosažitelní nebo viditelní.

Obchod dělají lidé s lidmi. Zatím se nelze dlouhodobě nevidět. Krátkodobé odloučení prověří partnerské vztahy. Co je zdravé, přežije, co je nemocné, nikoliv. Pokud něco potřebujete vyrobit v jiné části světa, partnera rychle pomocí technologií najdete. Existence státu v ekonomickém prostředí je již minulostí, hranice neexistují, projekt EU je již překonaný. Pro další rozvoj je nezbytný volný trh zboží, pohyb peněz a lidského kapitálu. Všechny tyto požadavky technologie splňuje. Lidské zdroje technologie uvolňuje a zajišťuje je dostupnými. A světe, div se, bez technologie bychom třeba nezískali a nemohli zaměstnávat naše pracovníky/partnery, kteří sedí v jiné části planety. Planeta je naše virtuální pracoviště. Alespoň zatím. A utlumeni nejsme, spíše naopak.

4. HOME OFFICE PŘEDSTAVUJÍ ALTERNATIVU KE STÁVÁJÍCÍM TYPŮM KANCELÁŘÍ. MAJÍ ŘADU KLADŮ, ALE I ZÁPORŮ. OD MOŽNOSTI SOUSTŘEDĚNÍ NA PRÁCI, MOŽNÉ PROBLÉMY S ODBORNOU DISKUSÍ, ZÍSKÁVÁNÍ PODKLADŮ PO BEZPEČNOST KOMUNIKAČNÍCH PROSTŘEDKŮ. POVAŽUJETE TYTO DNEŠNÍ PŘEKÁŽKY DO BUDOUCNA ZA LIMITUJÍCÍ?

Každý limit se dá časem obejít, zvednout, odstranit. Spousta pracovníků snila o možnosti home office a žádala ho po zaměstnavateli. COVID 19 jasně ukázal, že pouze 4 % pracovníků pravidelně užívala home office před koronténou. K tomu je řada důvodů. Tyto 4 % lze však považovat za skupinu na home office vybavenou a natolik morálně a pracovně zkušenou, že home office nikterak nesnižuje jejich pracovní výkony.
Ostatní, bohužel, parametry nesplňují, nebo je budou splňovat jen částečně. Jejich limity je třeba posunovat – výchovou, kulturou, zkušeností, technologickou vybaveností a schopností s ní pracovat. A samozřejmě schopností motivovat a kontrolovat.

Ale nám nejde principiálně o cíl přemístit se na home office, tedy vyhovět snu spousty zaměstnanců, jak uniknout … Jde nám primárně o možnost vyrábět jinak, mít možnost se geograficky oprostit například od předražených měst, nemovitostí, nedůstojného komunálního systému a služeb, nekomfortního života, nekvalitního životního prostředí a při tom si udržet a rozvíjet svoji práci.
Zde technologie hrají jednoznačně pozitivní roli. Já si ji užívám. A co Vy?

KTERÉ KANCELÁŘSKÉ AKTIVITY MOHOU EFEKTIVNĚ NAHRADIT KANCELÁŘSKÉ ROBOTY?

Kávovar už máme…. Teď vážně. Spousta firem vyřešila ERP, ale v oblasti dokument management systému (DMS) jsou stále nahé. Pouze se nám změnilo procento – umíme zpracovávat cca 20 % strukturovaných informací (zpravidla v ERP a částečně v ECM – systémy na správu podnikového obsahu včetně DMS) a zbývá nám 80 % nestrukturovaných, které nejsou pod kontrolou. A právě ty tvoří z valné části dokumenty v jakékoliv podobě. Všechny mohou být (až na výjimky) nahrazeny roboty.

Jednoduše se dá říct, že kde není potřeba lidského úsudku, nebo zvláštní zručnosti člověka, může konat robot.
Pozitivní závěr: chytré společnosti na této transformaci dlouhé roky pracují, značnou část již mají vyřešenu. Tím zrychlují svůj únik konkurenci. COVID 19 i další podobné krize prověří, co je zdravé a co musí zaniknout. To je čas, kdy se investice chytrých do technologií zhodnotí nejvíce.

Již nyní nám děkují klienti z řad průmyslových společností, že jsme jim zachránili produktivitu a mohli se bez problému na kancelářské práce přemístit v rámci mimořádných opatření domů a produkce běží dál bez omezení. Konkurence zírá. Robot se usmívá.

5. PŘED LÉTY JSME SI NEDOKÁZALI PŘEDSTAVIT ŘADU SDÍLENÝCH SLUŽEB – OD ÚČETNICTVÍ, PŘES PERSONALISTIKU, SPRÁVU MAJETKU PO NAPŘ. BEZPEČNOSTNÍ AKTIVITY. JAKÉ DALŠÍ OBORY MAJÍ POTENCIÁL NABÍDNOUT NOVÉ SLUŽBY PRŮMYSLOVÝM PODNIKŮM, KTERÉ UMOŽNÍ REDUKOVAT KANCELÁŘSKÉ PRÁCE, PŘI ZACHOVÁNÍ BEZPEČNOSTI, OBCHODNÍHO A PRŮMYSLOVÉHO TAJEMSTVÍ?

Prach zatím budeme utírat z pracovních stolů i nadále, byť dodavatelé jistě zlepší i vzduchotechniku.
Nechci zapomenout na nějaký obor podnikání, tedy odpověď je obecná. Upravte si ji dle vlastní potřeby.
Posun je v jedné oblasti zásadní – nyní konečně všichni pochopili, že výroky: „Nemáme lidi…“ jsou nesmyl. Je to pouze důkaz, že řečník včas nereagoval, využíval postaru „levné lidi“ a nenahradil lidi technologiemi v oblastech, kde mohl. Tyto lidi, nahrazené technologií, pak nepřevedl na jinou práci do míst, kde je potřeba lidský mozek nebo zručnost. Teď trpí a ujel mu vlak.

Dle mého názoru není žádná z oblastí, která by nepřispěla pokrokem. Všichni pracujeme na vývoji. Svět se nám mění před očima, my ho měníme. Rezistence pro změny je jen osobním rozhodnutím daného člověka.

Kancelář je dnes IT. Přestaňme tuto oblast přezírat a IT nepoužívejme jako nadávku pro něco přeplaceného nebo nemístného. Takto nám názor servíruje stát, kde to tak skutečně politici a strany mají a vyžadují. Ale my nejsme stát. IT těžce dře a ve skutečnosti odvede významně více, než za dodávku platíte. Zpravidla platíte jednorázově plus údržba něčeho, co Vám pak vydělává peníze dlouhodobě – tedy robot. IT je Váš kamarád. A znovu 80 % nestrukturovaných informací, či semistrukturovaných, dnes stále nemáte pod kontrolou. Tvoří se Vám v logistice, výrobě, vývoji, kancelářích. Zde je Vaše know how uloženo, čeká na zhodnocení. A k jeho správě je ECM. Až ECM nasbírá data, jeho modul AI – Artificial Intelligence – povyroste, vyhodnotí více. A na konci zase bude Váš mozek pro finální rozhodnutí následované přítokem do peněženky.

ECM je bezpečnost, ECM je obchodní a průmyslové tajemství.
Sdílené, privátní, on premise, cloudové, či mixované služby jsou dostupné. Krátkodobě (pro projekt) nebo dlouhodobě. Každý si vybere to nejlepší dle chuti, potřeby a peněženky. Takže automatizujte cokoliv.

6. UVÍTÁME VAŠE DALŠÍ NÁZORY A PŘEDSTAVY, KTERÉ SE TÝKAJÍ DIGITALIZACE KANCELÁŘÍ V PRŮMYSLOVÉM PODNIKU.

Jednoduché doporučení – zastavte se a zhodnoťte, kde jsou pro Vás data, dokumenty a práce lidí důležité. Převeďte si situaci na peníze. Začněte od nejvyšších přínosů/výnosů/nákladů.
Pro někoho je životně důležitý cyklus smluv, pro někoho faktury, vývojová a výrobní dokumentace (z výroby a od klientů), dokumentace jakosti, komunikace s klientem, řízení brandu, řízení digitálních aktiv a reach media technologií, sběr a vyhodnocování dat, archivace, procesy,…atd.

Vyberete si dle chuti. Cokoliv přetransformujete do digitální podoby, vyrobí Vám zisky. Stejně jako produkce Vašich výrobků. Návratnosti investic se obecně pohybují v průměru na úrovni 3 měsíce až 2 roky. A to bez ohledu na absolutní cenu dodávky. Jak rychle vyrábíte peníze Vy? Dá Vám je nějaká banka na úrocích?
Držím palce.