Smluvní dokumentace mezi obchodními subjekty je na trhu drahých kovů klíčová již z podstaty obchodované věci. Smlouvy, protokoly, formuláře nebo jiné dokumenty, musí být stoprocentně v pořádku a přístupné kdykoliv a odkudkoliv (v ideálním případě vše elektronicky). Proto má IXTENT v portfóliu řešení pro elektronizaci procesu předávání zboží s využitím technologie biometrického podepisování dokumentů pomocí podepisovacích tabletů.

O společnosti
Společnost GOLDEN GATE je lídrem českého trhu s investičními drahými kovy. Klientům však umí nabídnout ještě něco cennějšího, než jsou drahé kovy: ekonomické souvislosti a pochopení principů, jak funguje svět peněz, a v neposlední řadě dlouhodobou vizi, jak si vybudovat vlastní bohatství v souladu s ekonomickými cykly. Golden gate určuje trendy ve spoření do drahých kovů, vytvořila revoluční produkt Komoditní účet, který jako první na trhu nabízí spoření do zlata, stříbra a platiny v jediném produktu.

Situace/zadání klienta

GOLDEN GATE v současné době provádí velké množství dokumentových operací spojených s rutinním fungováním společnosti manuálně, pomocí papírových vyhotovení dokumentů. S růstem společnosti a počtu jejích zákazníků roste i náročnost co do obsahu, tak do objemu smluvní dokumentace. To má za následek zvyšování nákladů na archivaci, ale především na správu dokumentů všeobecně.

Elektronizace klíčových dokumentových agend, zejména proces předávání drahých kovů zákazníkovi, nebo výkup kovů, má za cíl náklady ušetřit, zjednodušit práci svým zaměstnancům a v neposlední řade zvýšit komfort služeb zákazníkům. Zároveň je důležité, aby celý proces byl v souladu s platnou legislativou a nově-vzniklé digitalizované dokumenty obstály při případných právních sporech.

Požadavkem klienta je rovněž využití existující platformy (informační systém GOLDEN GATE – GIS), jako centrálního úložiště dokumentů.

Návrh řešení IXTENT

Po analýze potřeb klienta byl zvolen vhodný software (od německého výrobce Signotec), který se specializuje výlučně na oblast elektronického podepisování. Výhodou nabízeného řešení je jeho robustnost, prověřenost a integrace se systémy třetích stran do jakéhokoliv prostředí použitím standardizovaných rozhraní pro komunikaci se systémy.

Řešení se skládá ze SW signoSign UNIVERSAL a podpisových tabletů, včetně implementace založené na poskytnutí služeb pro příjem dokumentu a automatické odeslání podepsaného dokumentu na webovou službu zákaznického informačního systému.

Software signoSign/Universal Server je multiplatformní řešení, které umí zajistit podepisování jak na pracovních stanicích a noteboocích prostřednictvím podpisových padů, tak i na speciálních tabletech s aktivním displejem a perem. Tablety mohou mít operační systém Windows, Android, nebo iOS. Samotné podepisování probíhá přímo v internetovém prohlížeči.

Popis scénáře řešení

Systém signoSign/Universal je možné integrovat téměř s libovolným systémem. Po úvodní analýze byla zvolena integrace pomocí REST služeb – REST API – pro komunikaci s IS klienta a proces podepisování:

V rámci implementace vznikne webová služba pro příjem dokumentu.
Koncový zákazník se po příchodu na místo výdeje GOLDEN GATE ohlásí na recepci. Recepce ho v GIS (GOLDEN GATE informační systém) zařadí do „fronty“. Pracovník vydávající zboží vidí zákazníka v systému GIS (Vyzvednutí > Pobočka) – nově zde je tlačítko „Odeslat dokument na Tablet“, které stiskne, GIS vygeneruje předvyplněný protokol/smlouvu už podepsanou za stranu Golden gate, v PDF je jedno pole na vyplnění čísla OP a jedno pole na podpis. Zdrojový systém odešle přes REST-API PDF dokument k podpisu.

Současně s dokumentem odešle GIS tato data:

  • ID dokumentu (jedinečný identifikátor);
  • User.

Dokument se uloží do interní DB podpisového serveru a je dostupný přes zásobník dokumentů Document Pool. Klientský pracovník bere tablet, zboží (při výdeji) a odchází do výdejního místa. Pracovník na tabletu otevře aplikaci pro podepsání a provede přihlášení (vazba na bod výše – User).
Zobrazí se zásobník dokumentů s dokumenty pro podpis. U každého dokumentu je ikona fotoaparátu pro pořízení foto přílohy k dokumentu.

Scénář pro výdej bez plné moci:
V rámci otevření dokumentu jsou automaticky doplněna podpisová pole dle definice. Současně je do dokumentu přidáno formulářové pole pro vyplnění čísla občanského průkazu. Pracovník GOLDEN GATE si vyžádá OP a vyplní číslo OP na tabletu do protokolu. Předá zboží klientovi a ukáže mu předávací protokol na tabletu. Klient kontroluje protokol a podepíše ho biometricky. Po podepsání dokumentu je dokument uložen tlačítkem s ikonou diskety. Klientský pracovník ukončí editaci dokumentu na tabletu a podepsané PDF se přenese zpět do GIS, který ho uloží. Klient odchází. Podpisový server podepsaný dokument odešle na službu GIS, která ho také předá emailem na zákazníka. Dokument je odstraněn ze zásobníku dokumentů. (Pozn. Pokud probíhá předávka na zprostředkovatele, ten obdrží ještě dvě kopie předávacího protokolu pro koncového zákazníka, ale ty nemají na biometrické podepisování žádný vliv.)

Scénář pro výdej s plnou mocí:
V rámci otevření dokumentu jsou automaticky doplněna podpisová pole dle definice. Současně je do dokumentu přidáno formulářové pole pro vyplnění čísla občanského průkazu. Pracovník GOLDEN GATE si vyžádá OP a plnou moc, vyplní číslo OP na tabletu do protokolu a přímo v místnosti vyfotí plnou moc tabletem. Foto plné moci se stane součástí PDF. Předá zboží klientovi a ukáže mu předávací protokol na tabletu. Klient kontroluje protokol a podepíše ho biometricky. Po podepsání dokumentu je dokument uložen tlačítkem s ikonou diskety. Klientský pracovník odchází s papírovou plnou mocí, ukončí editaci dokumentu na tabletu a podepsané PDF se přenese zpět do GIS, který ho uloží a také předá emailem na zákazníka. Klient odchází. Dokument je odstraněn ze zásobníku dokumentů.

Scénář pro výkup bez plné moci:
Pracovník GOLDEN GATE si vyžádá OP a vyplní číslo OP na tabletu do kupní smlouvy. Zkontroluje s klientem podstatné náležitosti smlouvy – č. účtu a cenu. Zkontroluje zboží od klienta a zkontroluje výčetku na smlouvě (na tabletu). Pokud je ve smlouvě nutné něco opravit, vrátí se zpět na své pracoviště k PC s GIS, provede opravu v GIS a opětovným stiskem tlačítka „Odeslat dokument na Tablet“ pošle na tablet aktualizovanou verzi smlouvy. Klient zkontroluje finální smlouvu a podepíše ji biometricky. Proběhne předávka zboží. Ukončí se podpis smlouvy na tabletu, smlouva odejde do GIS, který ho také předá emailem na zákazníka. Klientský pracovník se zeptá klienta, zdali chce papírovou verzi smlouvy. Pokud ano, odejde se zbožím zpět, vytiskne smlouvu z GIS. Vrátí se zpět do místnosti a předá klientovi papírovou smlouvu. Klient odchází.

Scénář pro výkup s plnou mocí:
Jediným rozdílem je vyfocení plné moci těsně po zadání čísla OP. Po uložení podepsaného dokumentu zpět do GIS je dokument ve všech případech odeslán na e-mail zákazníka. Pokud je výdej nebo výkup s plnou mocí, tak ji pracovník (bez papírové verze předávacího protokolu nebo smlouvy) uloží do archivu seřazeného dle jednotlivých dnů. Papírové moci jsou tedy nadále uchovávány i v papírové podobě! Zároveň je jejich fotka součástí protokolu.

Součástí každého podpisu je:

  1. Vizuální tvar podpisu v dokumentu (parafa).
  2. Podpisová data v zašifrovaném tvaru. Tato data po dešifrování slouží soudnímu znalci k porovnání podpisů. Tj. průběh je identický jako u listinného podpisu a není třeba mít DB podpisů na porovnání.

Biometrické podepisování probíhá na 12 pobočkách a obsluhuje je přibližně 20 uživatelů, na jedné pobočce jsou k dispozici dvě podepisovací zařízení. Podepisovací proces je možné provést i „v terénu“ (nutná konektivita k internetu), podepisovací zařízení se připojuje na centrální server, který je přístupný z internetu. Podepsaný dokument lze uložit do systému GIS a odeslat e-mail na příslušnou adresu.

Hlavní benefity a přidaná hodnota řešení IXTENT

  • Prověřené řešení na světové úrovni s mnoha relevantními referencemi;
  • Škálovatelnost a budoucí využití řešení i pro jiné dokumentové typy;
  • Licenční model dle uživatelů, a ne dle množství podepsaných dokumentů;
  • Jednoduché uživatelské prostředí a z toho plynoucí pozitivní uživatelská zkušenost;
  • Integrita softwaru na infrastrukturu klienta;
  • „Compliance“ řešení – řešení je plně kompatibilní s legislativou ČR a EU.

Z legislativního pohledu je nově implementované řešení v souladu s jak evropskou (eIDAS), tak českou legislativou. To umožní ex-post zaručenou identifikaci podepisujících a neměnnost podepsaného dokumentu, což ve výsledku znamená právně „rovnocenné“ postavění elektronického dokumentu opatřeného biometrickým podpisem s papírovou variantou smlouvy. Navíc odpadá nutnost fyzické archivace šanonů, resp. vytváření papírových vyhotovení dokumentů a stárnutí, poškození, nebo ztráta dokumentů se minimalizuje.

Cílem řešení bylo rovněž využití existující platformy (informační systém GOLDEN GATE – GIS), jako centrální úložiště dokumentů, to se povedlo. Tímto krokem GOLDEN GATE využilo svoji stávající IT infrastrukturu, přiblížilo se k vizi fungování bezpapírové společnosti a zároveň drží tempo s konkurenčními inovátory na trhu. Řešení je nyní využito pro biometrické podepisování předávacích protokolů, ale do budoucna jej bude možné (po úpravách) použít i pro podepisování jiných dokumentových agend.