Cílem projektu pro železničního dopravce byla kompletní agenda dodavatelských faktur – jak elektronizace příjmu, tak jejich oběh ve firmě, rovněž bylo nutné splnit všechny požadavky, které ukládá česká i evropská legislativa. V neposlední řadě bylo třeba najít nejvhodnější platformu, která umožňovala bezproblémové vnoření nových funkcionalit do SAPu a ERP systému používaného klientem.

Projekt zahrnoval tyto oblasti: příjem elektronických faktur e-mailem, datovou schránkou či přímou elektronickou výměnou dokladů; převod papírových faktur do elektronické podoby; vytěžení údajů z faktury; ukládání podepsaných elektronických faktur do datového úložiště DMS; dostupnost skenu faktury přímo z účetnictví; zabezpečení elektronického oběhu faktur mezi jednotlivými stupni ověřovatelů a schvalovatelů až k účetní včetně komunikace mezi uživateli; předání informací z vytěžených faktur pro plánování cash flow.

Řešení IXTENT spočívalo v: implementaci modulu SAP Vendor Invoice Management (OpenText); úpravách modulů finančního účetnictví a skladového hospodářství včetně logistiky, úpravách SAP Content serveru pro použití jako (SAP) Document Management Systému, úpravách ve workflow SAP, rozšíření o komponentu optického rozpoznávání znaků (Invoice Capture Center (ICC) od OpenTextu), rozšíření o Document Pipeline (OpenText) – nástroj pro práci s dokumenty (konverze, podepisování, archivace, atd.).

Schéma řešení:

Jak to funguje v SAPu? Příchozí papírové faktury jsou na vstupu skenovány. Poté jsou společně s fakturami přijatými jako přílohy emailových a datových zpráv nebo EDI archivovány do úložiště SAP Content Server a označeny unikátním 30místným identifikátorem. Následně jsou odeslány do SAP VIM, kde jsou označeny 12místným číslem pro zpracování (DP – Document Processing number). Vytěžení údajů z faktur probíhá po odeslání do ICC, kde jsou extrahována data jako číslo dodavatele, adresa, měna, datum vystavení, DUZP a další. Doklad je po zpracování vrácen zpět do SAP VIM. Následuje validace vytěžených dat proti obrázku faktury a pak zpracování výjimek (kontrolující nesoulad v datech či chybějící data). Jednou z posledních částí procesu je i komplexní schvalování faktury. Jakmile jsou všechny náležitosti splněny, je doklad zaúčtován v odpovídající standardní SAP transakci.

Přínos řešení spočívá v:

  • úspoře až 50 % interních nákladů na lidské zdroje (díky automatizaci a robotizaci procesu je možné zaměstnance převést na kvalifikovanější práci; přičemž návratnost investice je velmi rychlá (cca do 12-14 měsíců),
  • minimalizaci rizika lidské chyby (při přepisování dat),
  • zrychlení a zefektivnění celého procesu oběhu dokumentů.