„Skenování našich dokumentů proběhlo hladce a spolehlivě. Ocenili jsme stejně dobrou spolupráci jako u klasických ECM projektů. Režim “fixed price” ušetřil našemu finančnímu řediteli jakékoliv překvapení :-)”, podotkl René Schreyer, Senior Consultant ECM/SAP ve společnosti Voith.

Success story: Digitalizace papírového archivu Voith Hydro v St. Pölten

Jak to všechno začalo?
„Společnost Voith oslovila IXTENT po setkání na akci Innovation Tour v Mnichově v roce 2015, kde se prezentoval jako zlatý partner OpenTextu pro dodávky softwarových řešení“, podotkl Kryštof Kocot, projektový manažer ve společnosti IXTENT. Tou dobou hledal Voith dodavatele pro upgrade Content Serveru z verze 10 na verzi 16. Voith kvitoval rozsáhlé zkušenosti a odbornost IXTENTu, stovky referencí a realizací z celého světa, a tak společnému projektu nestálo nic v cestě. Do roka proběhl úspěšný upgrade Content Serveru na nejnovější podporovanou verzi.

Tím však spolupráce neskončila, neboť jedna z přidaných hodnot společnosti IXTENT spočívá v navázání dlouhodobého partnerství s každým zákazníkem. V průběhu spolupráce v oblasti ECM přišla řeč také na potřebu přesunout papírový archiv společnosti Voith Hydro do menšího prostoru v rámci lokality a související digitalizaci i skartaci dokumentů. Požadovaná nabídka měla pokrýt celý proces digitalizace, což obnášelo převod všech papírových šanonů z fyzického úložiště do elektronické formy, následnou fázi certifikované skartace, a nakonec automatizovaný import dokumentů do DMS, kde by byly pro uživatele pohodlně dostupné.

Reference klienta:
René Schreyer, Senior Consultant ECM/SAP ve společnosti Voith Digital Ventures, projekt zhodnotil takto:
„Skenování našich dokumentů uložených v papírovém archivu proběhlo hladce a spolehlivě od fyzického vyzvednutí až po dodání jejich digitalizovaných verzí. Vše bylo dodáno ve stejném uspořádání. Ocenili jsme stejně dobrou spolupráci jako u klasických ECM projektů. Pevná cena navíc ušetřila našeho finančního ředitele jakýchkoli překvapení. Po dokončení skenování bylo možné přistoupit k jedinečnému řešení (USP) , kvůli kterému byla spolupráce s firmou IXTENT navázána: služba totiž neskončila fyzickým předáním souborů; namísto toho skončila až v okamžiku, kdy se dokumenty nacházely v jejich cílovém umístění: na našem OpenText Content Serveru. Na Content Server bylo migrováno více než 300 000 dokumentů, a to jak nově naskenovaných, tak těch, které byly různými poskytovateli skenovacích služeb nebo interně naskenovány v průběhu posledních 20 let s využitím různých typů a názvů souborů a složek. Dokumenty a data na Content Serveru jsou navíc konzistentní se stále aktivní SQL databází, která zůstala využívána pro kombinované a bezlicenční vyhledávání skenovaných a neskenovaných složek a jejich obsahu.
Řešení importu prostřednictvím Document Pipeline a SDF se ukázalo jako stabilní a spolehlivé. Bylo zachováno pro budoucí účely „skenování na vyžádání“.

V neposlední řadě:

  • všechny dokumenty byly spojeny se svými metadaty v SQL databázi Voith;
  • všechny dokumenty, které dosud nebyly v SQL databázi zaneseny, získaly nová metadata;
  • všechny dokumenty byly na Content Server umístěny společně s metadaty, aby bylo umožněno kombinované vyhledávání (jak s pomocí metadat, tak i fulltextové vyhledávání);
  • odkazy (ID uzlů na Content Serveru) na všechny dokumenty byly uloženy do naší SQL databáze.“

Implementace projektu z pohledu IXTENT
Materiál pro digitalizaci byl naložen v prostorách klienta v Rakousku. Zpracovány byly dva kamiony papírových dokumentů. Veškerá dokumentace byla po přepravě a skenování uložena na zabezpečeném místě nepřístupném pro neoprávněné osoby. Místo pro uskladnění bylo zabezpečeno pomocí monitorovacího systému (přístup pracovníků byl možný pouze na základě osobního oprávnění) a byl zaveden systém předávacích protokolů. Naskenované dokumenty byly importovány pomocí document pipelines do příslušných složek Content Serveru společnosti Voith a obohaceny o metadata.

Skartace byla provedena s využitím certifikovaného hardware (včetně velkých formátů, CD…). Po skartování byl vydán oficiální protokol certifikované autority. Společnost Voith si mohla vybrat úroveň důvěrnosti skartace (1-6) v souladu s lokálními předpisy (čím vyšší úroveň důvěrnosti, tím náročnější agenda a pomalejší proces zpracování).
Skenovací a skartační služby byly zahrnuty v rámci pevné cenové nabídky, riziko větší pracnosti než předpokládané vzal na sebe IXTENT.

Službou na klíč „Scan as a Service“ od IXTENT získáte:

  • Kvalitu a rychlost provedení;
  • Zajímavé a konkurenceschopné ceny („fixed price“ – jistotu konečných nákladů);
  • Komplexnost procesu (digitalizaci/scan, sofistikované vytěžování, validaci, zabezpečení, archivaci, řízenou skartaci);
  • Zajištění hardwaru, logistiky, monitoringu;
  • Spolehlivého a důvěryhodného partnera (lokální reference na vyžádání).

Těšíme se na Vaši poptávku na sales@ixtent.com

O skupině Voith Group
Voith Group je globální technologická firma. Se svým širokým portfoliem systémů, výrobků, služeb a digitálních aplikací definuje Voith standardy v energetice, ropném a plynárenském průmyslu, v papírenství, těžbě surovin, dopravě a v automobilovém průmyslu. Společnost byla založena v roce 1867 a dnes má více než 19 000 zaměstnanců, tržby dosahující 4,3 miliardy EUR a pobočky ve více než 60 zemích světa, což ji řadí mezi velké evropské rodinné firmy.

Divize Voith Hydro je součástí skupiny Voith Group a předním dodavatelem komplexních řešení pro vybavení vodních elektráren. Společnost Voith vyvíjí individuální dlouhodobá řešení a služby pro velké i malé vodní elektrárny po celém světě. Její portfolio výrobků a služeb pokrývá celý životní cyklus a všechny hlavní součásti elektráren od generátorů, turbín, čerpadel a systémů automatizace, přes dodávky náhradních dílů, údržbu a školení, až po digitální řešení pro inteligentní vodní elektrárny.

Voith Hydro v St. Pölten se zaměřuje na aplikace v oblasti zavlažování, chladicí vody a přečerpávání. Kromě příslušných čerpadel jsou v závodě vyráběny také hydraulické měniče momentu. V závodě se vyrábějí hlavní součásti turbín, a zároveň je zde zajišťována montáž generátorů, regulátorů a ovládacích skříní. Historie Voith v St. Pölten sahá až do roku 1903, kdy firma Voith v tomto dolnorakouském městě založila svou první zahraniční pobočku. Voith Hydro v St. Pölten zajišťuje již desítky let podporu a dodávky pro zákazníky v Rakousku, ve východní Evropě, v Rusku, v zemích SNS a na Středním východě. Pro optimální pokrytí všech trhů a pro zajištění blízkosti zákazníkům byly založeny dceřiné společnosti v Rusku, Rumunsku, Turecku, ve Slovinsku a v Černé Hoře.