Před několika týdny proběhla ve společnosti TOS VARNSDORF a.s. akceptace první fáze plánované digitalizace firemních procesů v novém DMS. Její součástí bylo zavedení nového DMS (OpenText) a modernizace agendy obchodního případu, která slouží ke sjednocení rutinních aktivit týkajících se každého obchodního případu napříč celou společností. TOS VARNSDORF je úspěšná česká společnost se specializací na výrobu horizontálních frézovacích a vyvrtávacích strojů a obráběcích center. Založena byla v roku 1903 a dnes působí ve všech koutech světa.

Zákazník již sice většinu procesů prováděl v elektronické podobě, ale firma dospěla do stádia, kdy používané způsoby práce byly neefektivní a vyžádaly si upgrade. Klientovi se tak naskytla příležitost zamyslet se nad tím, jak dělat věci lépe a procesy za pomocí nové platformy optimalizovat. V první fázi byla hlavní pozornost tedy věnována klíčovým uživatelům obchodu. Ve výsledku dostali moderní řešení, které centralizuje všechny relevantní dokumenty obchodních případů na jedno místo. Současně je DMS integrováno na ERP systém, z kterého čerpá některé základní informace k jednotlivým obchodním případům.

Po dokončení první fáze jsme plynule pokračovali ve fázi druhé – v agendě servisního případu. Momentálně se nacházíme v cirka polovině projektu. Cílem projektu je zjednodušení práce servisních techniků v terénu, mimo jiné, přistupovat k dokumentům konkrétního obchodního případu a pohodlně zadávat a připojovat nově vzniklé dokumenty týkající se servisnímu zásahu.

To, že projekt dopadl na výbornou, je zásluha výborné komunikace a důvěry týmů pod vedením Lukáše Hronka (IXT) a Petra Záklasníka (TOS). Důvěra je mimořádně nezbytná při realizaci vícefázových projektů. Nutno totiž podotknout, že 98 % všech aktivit probíhalo vzdáleně, navíc se jedná o společný prvoprojekt. O to víc si spolupráce vážíme a těšíme se na další společné aktivity.