Digitalizace dokumentů se dnes netýká jen převodu papíru do digitální podoby. Většina dokumentů již vzniká digitálně, problém jejich zpracování tím však nezaniká.

V praxi se ukazuje, že klíčové není to, odkud dokument přichází, ale jak se pracuje s jeho daty.

Firmy dnes neřeší samotné dokumenty, ale to, jak jejich obsah zapojit do procesů.

Text vychází ze zkušeností s návrhem a rozvojem DMS v prostředí velkých organizací, kde zpracování dokumentů probíhá ve velkých objemech a je přímo navázáno na provozní a finanční procesy.

Právě zde se rozhoduje o tom, zda digitalizace dokumentů přináší reálný přínos, nebo jen přesouvá práci mezi odděleními.

V tomto článku:

Co je digitalizace dokumentů a proč se řeší

Digitalizace dokumentů je reakcí na rostoucí objem informací, se kterými firmy pracují.

Dokumenty přicházejí z různých zdrojů:

  • e-mail
  • elektronické schránky
  • integrační rozhraní
  • interní systémy

Problémem však není dokument uložit. Problémem je zvládnout jeho zpracování v kontextu celého systému.

Při zpracování stovek nebo tisíců dokumentů měsíčně nejde o jednotlivé soubory, ale o stabilitu a škálovatelnost řešení.

Typy dokumentů zpracovávaných ve firmách při digitalizaci dokumentů
Dokumenty přicházejí z různých zdrojů – e-mail, elektronické schránky, integrační rozhraní i interní systémy.

Jak funguje zpracování dokumentů ve firmách

Zpracování dokumentů má typicky několik navazujících kroků.

  • dokument → rozpoznání (OCR) → data → proces

Jednotlivé kroky tvoří jeden celek. Jakýkoli problém v jedné části se projeví v celém procesu. Z pohledu IT jde o propojení systémů. Z pohledu businessu o průchodnost procesu. Pokud některý krok selže, dokument se vrací zpět na manuální zpracování.

architektura zpracování dokumentů a integrace OCR do firemních systémů
Zpracování dokumentů probíhá v navazujících krocích – od rozpoznání přes vytěžování dat až po integraci do firemních procesů.

Proč samotná digitalizace nestačí

Samotný převod dokumentu do digitální podoby problém neřeší. Rozdíl mezi očekáváním a realitou vzniká ve chvíli, kdy se mají data z dokumentu použít.

Pokud nejsou správně zapojeny do procesů:

  • zaměstnanci data kontrolují ručně
  • informace se přepisují mezi systémy
  • procesy se zpomalují

To znamená vyšší náklady a vyšší chybovost.

Skutečný přínos vzniká až ve chvíli, kdy jsou data automaticky zpracována a navázána na další kroky bez potřeby zásahů.

Jak funguje vytěžování dokumentů a dat

Vytěžování dat převádí obsah dokumentu do strukturované podoby. OCR zde funguje jako vstupní vrstva, která zpřístupňuje data pro další práci. Samotné vytěžování však neřeší, zda jsou data správná ani jak se mají použít. Dokument tak přechází z podoby souboru do podoby datového vstupu pro další proces.

Co rozhoduje o výsledku

O výsledku nerozhoduje samotná technologie, ale to, jak je navržen celý proces.

Rozhoduje:

  • validace dat
  • práce s výjimkami
  • integrace na ERP a další systémy

Rozdíl mezi řešeními se v praxi neprojevuje při ideálních scénářích, ale ve chvíli, kdy se objeví nejednoznačná data nebo odchylky.

Právě v těchto situacích se rozhoduje o tom, zda proces pokračuje automaticky, nebo se vrací k manuální práci.

Jak to vypadá v praxi

V reálném provozu se dokumenty stávají součástí firemních procesů.

  • faktury vstupují do účetnictví a schvalovacích workflow
  • smlouvy ovlivňují závazky a plánování
  • formuláře spouštějí další kroky v systému

Kvalita řešení se nepozná podle toho, jak funguje na jednotlivých dokumentech, ale podle toho, jak zvládá objem a variabilitu.

Funkční řešení poznáte podle toho, že většina dokumentů projde bez zásahu a výjimky jsou řízeny.

Naopak, řešení, která nezvládají práci s daty v procesu, postupně ztrácejí přínos a vracejí zpracování zpět k manuální práci.

Správa dokumentů tedy není o tom, převést dokument do digitální podoby, ale o tom, jak efektivně pracovat s jeho daty v celém procesu. Právě to v praxi rozhoduje o tom, zda řešení přináší úspory a zrychlení, nebo jen přesouvá práci v rámci organizace.

Související témata

Pokud vás zajímá, jak digitalizace funguje v konkrétních oblastech, podívejte se na naše další články:

Autor

Juraj Harašta

Juraj působí v IXTENTu od roku 2017, kde postupně vyrostl ze System Consultanta na Solution Architekta. Specializuje se na OCR a inteligentní zpracování dokumentů – konkrétně na řešení Tungsten (Kofax) Capture / Transformation. Za více než deset let se podílel na projektech pro klienty napříč odvětvími, mimo jiné pro E.ON Business Services, MAN ES, OM Pharma a Conseq Investment Management. Je držitelem certifikací od OpenText, Microsoft (Azure Administrator, Solution Architect Expert) a Linux Professional Institute, což mu umožňuje navrhovat řešení end-to-end – od infrastruktury až po aplikační vrstvu, které doplňuje certifikací na Tungsten (Kofax) Capture a Transformation.