Digitalisierung und Datamining
Wie sieht der Arbeitsablauf aus?
Die Digitalisierung von Daten und das Datamining haben klar vorgegebene Schritte und Regeln:
SCAN – OCR + VALIDIERUNG – AUSNAHMEN – WORKFLOW – REPORTING – PORTAL für Lieferanten
Nun werden wir uns die einzelnen Schritte des Prozesses genauer ansehen…
Scannen:
1) Eine unqualifizierte Person nimmt ein Paket Rechnungen (ca. 100 Seiten).
2) Sie klebt einen Strichcode darauf (auf das ganze Paket, nicht einzeln)
3) Sie legt das Paket in den Scanner
4) Der Scanner digitalisiert (scannt) das ganze Paket, erkennt selbständig die Vorder- und die Hinterseite der Rechnung, führt eine Scharfstellung des Bildes durch und speichert die Rechnungen als PDF.
5) Das System sendet ein Image des Dokuments in das SAP.
6) Im SAP findet das OCR (optical character recognition), also die optische Zeichenerkennung, statt.
Das System liest das Image ein und findet sämtliche Texte; ein weiterer Algorithmus liest die Seite mit AI (Artificial Intelligence = künstliche Intelligenz) ein, findet beispielsweise das Schlüsselwort „MwSt.“ und trägt diese Information in das betreffende Feld im SAP ein (das System erkennt die strukturierte Information von selbst). Auf diese Art werden allmählich alle Daten aus der ganzen Rechnung eingelesen, es findet also das Datamining aller Felder statt und die Daten werden in SAP formatiert.
Validierung:
1) Die Kontrolle der Richtigkeit der eingelesenen Daten findet automatisch durch eine ganze Reihe voreingestellter Regeln statt, welche während der Implementierung des Systems eingestellt wurden.
2) Die Buchhalter kontrollieren dann nur, ob die Daten korrekt eingelesen wurden (das Programm lernt dadurch, dass der/die BuchhalterIn die korrekten Daten bestätigt – sobald von demselben Lieferanten z. B. schon die dritte Rechnung kommt, steigt der Anteil der fehlerfrei eingelesenen Daten).
Wenn der Prozess gut eingestellt ist, muss der/die BuchhalterIn nichts mehr am Eintrag ändern (oder nur in 5–10 % der Fälle), wodurch er/sie 50 % Zeit für seine/ihre wichtigere Expertentätigkeit gewinnt (im Vergleich zu bloßer Administrative im Zusammenhang mit dem händischen Umschreiben der Rechnungen oder dem Suchen von Kollegen, die die Papierrechnung bestätigen sollen).
Teil des Prozesses der Validierung und Kontrolle ist auch die Eingabe von Ausnahmen.
Ausnahmen:
In dieser Phase finden folgende Kontrollen statt:
War die Rechnung berechtigt?
Handelt es sich nicht um eine duplizierte Rechnung?
Ist das angegebene Verrechnungszentrum korrekt?
Eine Bedingung für die richtige Funktion dieses Systems ist die Einstellung des gesamten Bestellungsprozesses (Verknüpfung der Prozesse „Bestellung – Rechnung – Lieferung“). Das System fragt also: „Ist eine Bestellung vorhanden? Passt die Summe?“ Danach werden die Posten aus der Bestellung in die Rechnung eingefügt.
Workflow:
Teil der Logik für die Genehmigungen ist auch, wer Rechnungen bis zu welcher Höhe genehmigen darf (z.B. falls die Rechnung unter 1 Million CZK beträgt, wird sie von 1 Person genehmigt, darüber bereits von 2 Personen, usw.).
Sobald das System ein Problem findet, sendet es im Rahmen der voreingestellten Szenarios eine Aufforderung an die zuständige Person (genauso wie auch bei Rechnungen, die im Bewilligungsprozess verspätet sind).
Reporting:
Der Vorteil des Reportings ist ein System von Hinweisen auf problematische Gruppen von Rechnungen oder Lieferanten, welches die Suche von Schwachstellen im System optimiert.
Diesen Teil des Prozesses schätzen insbesondere leitende BuchhalterInnen, denn durch ihn können die Arbeit der BuchhalterInnen kontrolliert und Personalkosten gespart werden. Außerdem weist die Software im Vergleich zum menschlichen Faktor keine Fehlerquote auf.
Portal für Lieferanten:
Dient zur selbsttätigen Information darüber, in welcher Verarbeitungsphase sich konkrete Rechnungen befinden (ohne zu diesem Zweck telefonischen Kontakt mit dem Geschäftspartner aufnehmen zu müssen).
Vorteile dieser Lösung:
1) 50 % Zeitersparnis für die Rechnungsabteilung dank verringerter administrativer Aufgaben (z. B. Umschreiben von Rechnungen in das System)
2) Senkung der Fehlerquote
3) Kein Suchen von Kollegen in der Firma zwecks Bewilligungen
4) Sehr schneller Rückfluss der Investition, falls die Firma große Mengen an Dokumenten verarbeitet
5) Arbeit der Buchhaltungsabteilung „on-line“, überall und zu jeder Situation
Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns bitte an der E-Mail-Adresse: sales@ixtent.com