Warum Dokumentenmanagementsystem

DMS - System für Dokumentenmanagement und Umlauf

Die meisten Tätigkeiten, die in einer Firma stattfinden, hängen mit Dokumenten zusammen – die Dokumentenverwaltung ist deshalb ein Bereich, der wesentlichen Einfluss auf die Ergebnisse und die Effizienz der Firma haben kann.
Jeder, der in einer Gesellschaft (ganz unabhängig von ihrer Größe) mit bestimmten Dokumenten arbeitet, stellt früher oder später fest, dass ihre Organisation erhebliche Mühe kostet, falls sie geordnet und für alle gewünschten Nutzer zugänglich sein sollen. Falls dieselben Dokumente von mehreren Menschen bearbeitet werden oder falls ihre Geschichte und einzelne Versionen verzeichnet werden sollen, wird die Situation noch komplizierter.

Je länger es dauert, die gewünschte Information zu finden, umso stärker sinkt der Wert dieser Information. So geschieht es oft, dass Dokumente lieber neu erstellt als wiederholt genutzt werden, was die Effizienz der Arbeit mit Dokumenten und Information erheblich beeinträchtigt.

Alle oben angeführten Tätigkeiten und ihre negativen Folgen können durch den Einsatz eines Systems für die Verwaltung und den Umlauf von Dokumenten (DMS) minimalisiert oder gänzlich eliminiert werden. Die Arbeit mit Informationen bildet heute einen der wichtigsten Bestandteile der Firmentätigkeit. Deshalb ist es nicht weiter verwunderlich, dass das Document Management (die Dokumentenverwaltung) an Bedeutung gewinnt. Falls es richtig eingesetzt wird, kann es einen spürbaren Konkurrenzvorteil bedeuten.

Die Grundlagen eines DMS bilden Dokumente und ihre Verknüpfung mit Prozessen

In erster Reihe müssen wir klarstellen, dass der Begriff Dokument im DMS nicht nur das klassische Blatt Büropapier mit einem gewissen Text bedeutet, das sich die meisten von uns wohl vorstellen würden. Ein Dokument ist auch eine Datei in elektronischer Ausführung, ganz unabhängig von ihrem Format. Meist arbeiten wir mit Formaten der Büroprogramme von MS Office, aber ein Dokument kann auch eine E-Mail sein, eine Ton- oder Videoaufnahme, eine technische Zeichnung, ein Fax usw. Alle diese Objekte sind Informationsträger, die erstellt, modifiziert, geteilt, verarbeitet und gespeichert werden.

Wir unterscheiden strukturierte und unstrukturierte Dokumente. Strukturierte Dokumente haben die Form von Tabellen und Datenbanken, die elektronisch sehr einfach zu verarbeiten sind. Unstrukturierte Dokumente sind das genaue Gegenteil. Um diese unstrukturierten Dokumente, die ebenfalls äußerst wichtige Informationen enthalten, effektiv und schnell verarbeiten zu können, entstanden DMS-Systeme, welche diese Dokumente mit reellen Business-Prozessen verknüpfen.

Unter dem Einsatz von DMS wird die Verarbeitung von Dokumenten innerhalb einzelner Prozesse erheblich schneller und effektiver. Auch das Verhältnis der oben angeführten Dokumententypen und der darin enthaltenen Informationen, die von den Firmen verarbeitet werden, spricht eindeutig für ein DMS: 10 % strukturierte Informationen im Gegensatz zu 90 % unstrukturierten.

Grundlegende Funktionen

Das Grundprinzip eines DMS ist, die effiziente Verwaltung und das Sharing jeglicher Dokumente oder Informationen zu ermöglichen. Dies wird in erster Linie durch die Implementierung eines sicheren, zentralisierten Speicherplatzes erreicht.

Dieser Speicherplatz ist dem DMS untergeordnet, welches den Anwendern eine breite Auswahl an Funktionen für die Dokumentenverarbeitung bietet und gleichzeitig gemäß einem voreingestellten Autorisierungskonzept ihren Zugang zu konkreten Dokumenten steuert, was einen Missbrauch der Informationen verhindert.

Zu den wichtigsten Eigenschaften eines DMS gehören:

Der Zugang in das DMS-System kann über eine online Schnittstelle oder einen lokal installierten DMS-Klienten stattfinden. Bei Bedarf kann das DMS vollständig in Host-Anwendungen integriert werden, beispielsweise das ERP-System von SAP, CRM vom Siebel, SAP CRM usw.

Organisation von Dokumenten in einer übersichtlichen Struktur,
automatische Erstellung und Management von Versionen und Revisionen der Dokumente,
ermöglichen der Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Nutzer – Funktion Check in / Check out,
effiziente Suche in den Dokumenten,
Unterstützung der Erstellung standardisierter Dokumente, Datenübertragung in Dokumente,
Erstellung dynamischer Dokumentansichten,
elektronische Bewilligung und Freigabe von Dokumenten,
Verwaltung von betriebseigenen Dokumentenschablonen,
Aufzeichnung der Bearbeitungsgeschichte von Dokumenten,
Publikation von Dokumenten im Intranet,
Überführen von Papierdokumenten in elektronische Form (Scannen).

Anwendungsbereiche

Je nach den ablaufenden Prozessen und ihren Verknüpfungen mit Dokumenten können wir die Nutzung von DMS in drei Bereiche aufteilen:

Dokumente, die Ausgaben bestimmter Prozesses sind - das DMS ermöglicht die Erstellung und Verwaltung solcher Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus. Bei diesen Dokumenten werden außerdem Funktionalitäten für die elektronische Bewilligung von Dokumenten vor ihrer Freigabe benötigt. Dieser Bereich kann alle Dokumente umfassen, die in der Firma entstehen – Bestellungen, Bedarfsscheine, Verträge, Unterlagen für Anfragen und Angebote, Richtlinien, Briefe an Klienten, Informationen auf der Website, Projektdokumentationen usw.

Bestehende Dokumente sind der Anfangspunkt des Verarbeitungsprozesses - hier lösen DMS in erster Linie die Erfassung von Dokumenten, zu der in der REgel auch das Scannen und die darauffolgende Bewilligung gehören, welche mithilfe eines elektronischen Dokumentenumlaufes (Workflow) umgesetzt werden. Beispiele für diese Gruppe können eingehende Rechnungen sein, die erfasst werden, den Bewilligungsprozess durchlaufen und danach verbucht werden. Bei diesen Dokumenten ist es ganz besonders wichtig, eine sichere Archivierung sicherzustellen und Abweichungen zu verhindern, da die Firma aufgrund dieser Dokumente Tätigkeiten durchführt, die auch im Nachhinein nachweisbar sein müssen. Neben Rechnungen gehören auch alle anderen eingehenden Dokumente zu dieser Gruppe. Auf der Archivierung aller eingehenden Dokumente baut beispielsweise auch die Lösung der Schriftgutverwaltung. Im Bankensektor kann dieses Prinzip für die Bearbeitung von verschiedenen Zahlungsoperationen, die vom Klienten beauftragt werden, eingesetzt werden, in Versicherungsanstalten kann es sich um Unterlagen für die Abwicklung von Schadensfällen handeln usw.

Dokumente, die vorgegebene Prozesse ermöglichen - zu dieser dritten Gruppe gehören beispielsweise alle Dokumente, welche die Mitarbeiter als Unterlagen für die Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. Es ist wichtig, dass diese Dokumente gut verfügbar und auffindbar sind. Im Grunde handelt es sich um ein sicheres Dokumentenarchiv, das meist aus Dokumenten aus den ersten zwei Gruppen besteht, die bereits verarbeitet und abgeschlossen wurden, den Mitarbeitern aber dennoch weiterhin zur Verfügung stehen müssen. In der Firma handelt es sich meist um aktuelle interne Vorschriften, unterschriebene Verträge, abgeschickte Angebote, bestätigte Bestellungen oder Rechnungen, ISO-Dokumentationen usw.

Die oben angeführte Gliederung ist allerdings sehr vereinfacht. Die einzelnen Bereiche überlappen einander in der Regel und die einzelnen Dokumente und Prozesse durchlaufen mehrere Bereiche. DMS bringen außerdem Lösungen für die sichere Archivierung aller beteiligten Dokumente, was eine Verfügbarkeit dieser Dokumente auch in vielen Jahren ermöglicht. DMS-Systeme sind sehr flexibel und können für die konkreten Anforderungen des Kunden bearbeitet und angepasst werden.

Zurzeit werden sich immer mehr Firmen bewusst, dass ein DMS ein Weg ist, bestimmte Dinge im Unternehmen in Ordnung zu bringen. Es handelt es sich nicht mehr ausschließlich um Firmen, die zu einer Steuerung ihrer Dokumentation verpflichtet sind und dies nachweisbar belegen müssen. DMS werden auch von Firmen eingesetzt, die auf diese Weise ihre betriebsinternen Vorgänge und Prozesse optimieren. Es kann nicht eindeutig gesagt werden, wer ein DMS braucht und wer nicht. Vorteilhaft ist es für alle Gesellschaften. Die Frage ist eher, in welchem Umfang das System eingesetzt wird. Der größte Nutzen ist logischerweise zu erwarten, falls das DMS auf Prozesse angesetzt wird, die für die Firma von zentraler Bedeutung sind oder mit denen die meisten Dokumente verbunden sind, welche effizient verarbeitet und sicher archiviert werden sollen. Das sind eindeutige und berechenbare Vorteile. DMS-Lösungen bringen aber auch Vorteile, die nicht in Zahlen ausgedrückt werden können, wie etwa die Zufriedenheit der Kunden und auch der eigenen Mitarbeiter.