Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Scannen und Vernichten von Dokumenten

…wenn das jemand anderer für Sie machen kann.
Widmen Sie sich Ihrem Unternehmen!

Jede Gesellschaft verfügt über vertrauliche Dokumente, die archiviert und sicher entsorgt werden müssen. Wir helfen Ihnen mit dem gesamten Prozess der DIGITALISIERUNG, ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG
oder mit seinen beliebigen Teilen.

Mit der Dienstleistung „Scan as a Service“ von IXTENT erhalten Sie:

Qualität und Schnelligkeit
Interessante und konkurrenzfähige Preise („fixed price“ – feststehende Endkosten)
Komplexität des Prozesses (Digitalisierung/Scan, hochwertiges Datamining, Validierung, Sicherung,
Archivierung, organisierte Vernichtung)
Sicherstellung von Hardware, Logistik und Monitoring
Einen verlässlichen und vertrauenswürdigen Partner (lokale Referenzen auf Anfrage)

Digitalisierung des Voith-Papierarchivs (Erfolgsgeschichte):

„Unsere Dokumente wurden reibungslos und zuverlässig gescannt. Wir schätzen die gleiche gute Zusammenarbeit wie bei klassischen ECM-Projekten. Das „Festpreis“ -Regime hat unserem CFO böse Überraschungen
erspart :)“, sagte René Schreyer, Senior Consultant ECM / SAP bei Voith.

Wie alles begann?
„Die Gesellschaft Voith wandte sich an Fa. IXTENT, nachdem sie sich 2015 auf der Innovation Tour in München getroffen hatten, wo sich IXTENT als Goldener Partner von OpenText für Softwarelösungen präsentierte“, sagte Kryštof Kocot, Projektmanager bei IXTENT. Zu dieser Zeit suchte Voith nach einem Lieferanten für das Upgrade von Content Server von Version 10 auf Version 16. Voith erkannte die umfassende Erfahrung und das Fachwissen von IXTENT sowie Hunderte von Referenzen und Implementierungen aus der ganzen Welt an, sodass dem gemeinsamen Projekt nichts mehr im Wege stand. Innerhalb eines Jahres wurde der Content Server erfolgreich auf die neueste unterstützte Version aktualisiert. Damit war die Zusammenarbeit jedoch nicht beendet, da einer der Mehrwerte von IXTENT darin besteht, mit jedem Kunden eine langfristige Partnerschaft aufzubauen.

Während der Zusammenarbeit im Bereich ECM wurde auch über die Notwendigkeit gesprochen, das Papierarchiv von Voith Hydro in einen kleineren Raum innerhalb des Standorts zu verlegen und im Zusammenhang damit Dokumente zu digitalisieren und zu vernichten. Das erforderliche Angebot bestand darin, den gesamten Digitalisierungsprozess abzudecken, der die Konvertierung aller Papierdateien von der physischen Aufbewahrung in elektronische Form, die anschließende Phase der zertifizierten Vernichtung und schließlich den automatisierten Import der Dokumente in das DMS umfasste, wo sie den Benutzern bequem zur Verfügung stehen sollten.

Die Kundenreferenz:
René Schreyer, Senior Consultant ECM / SAP bei Voith Digital Ventures, bewertete das Projekt wie folgt:

„Das Scannen unserer im Papierarchiv gespeicherten Dokumente verlief reibungslos und zuverlässig von der physischen Sammlung bis zur Lieferung ihrer digitalisierten Versionen. Alles wurde in der gleichen Anordnung geliefert. Wir haben die gleiche gute Zusammenarbeit wie bei klassischen ECM-Projekten geschätzt. Darüber hinaus hat der Festpreis unserem CFO alle Überraschungen erspart. Nach Abschluss des Scannens war es möglich, zu einer einzigartigen Lösung (USP) überzugehen, aufgrund derer die Zusammenarbeit mit IXTENT hergestellt wurde: Der Dienst endete nicht mit der physischen Übertragung von Dateien; Stattdessen endete sie, als sich die Dokumente an ihrem Ziel befanden: auf unserem OpenText Content Server.

Mehr als 300.000 Dokumente wurden auf den Content Server migriert, sowohl
neu gescannte als auch solche, die in den letzten 20 Jahren von verschiedenen Scandienstanbietern oder intern unter Verwendung verschiedener Datei- und Ordnertypen und -namen gescannt wurden. Darüber hinaus stimmen die Dokumente und Daten auf dem Content Server mit der noch aktiven SQL-Datenbank überein, die weiterhin für die kombinierte und nicht lizenzierte Suche nach gescannten und nicht gescannten Ordnern und deren Inhalten verwendet wird. Die Importlösung über die Document Pipeline und SDF erwies sich als stabil und zuverlässig. Sie wurde für zukünftige „On-Demand-Scan“ -Zwecke bewahrt.
Zu guter Letzt:

Alle Dokumente wurden mit ihren Metadaten in der Voith SQL-Datenbank verknüpft.
Alle Dokumente, die noch nicht in die SQL-Datenbank eingegeben wurden, haben neue Metadaten erhalten.
Alle Dokumente wurden zusammen mit Metadaten auf dem Content Server abgelegt, um eine kombinierte Suche zu ermöglichen (sowohl mit Hilfe von Metadaten als auch mit Volltextsuche).
Links (Knoten-IDs auf dem Content Server) zu allen Dokumenten wurden in unserer SQL-Datenbank gespeichert.„

Projektdurchführung aus der Sicht von IXTENT
Das Material für die Digitalisierung wurde beim Kunden in Österreich geladen. Zwei Lastwagen von Papierdokumenten wurden bearbeitet. Nach dem Transport und dem Scannen wurden alle Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahrt, der für Unbefugte unzugänglich war. Der Lagerort wurde durch ein Überwachungssystem gesichert (der Zugang der Arbeitnehmer war nur auf der Grundlage einer persönlichen Genehmigung möglich), und ein System von Übergabeprotokollen wurde eingeführt. Die gescannten Dokumente wurden mithilfe von Dokumentpipelines in die entsprechenden Ordner von Voiths Content Server importiert und mit Metadaten angereichert. Das Vernichten wurde mittels zertifizierter Hardware (einschließlich Großformaten, CDs) durchgeführt.

Nach dem Vernichten wurde ein offizielles Protokoll der zertifizierten Behörde ausgestellt. Voith konnte den Grad der Vernichtung der Vertraulichkeit (1-6) gemäß den örtlichen Vorschriften wählen (je höher der Grad der Vertraulichkeit, desto anspruchsvoller die Agenda und desto langsamer der Verarbeitungsprozess). Scan- und Vernichtungsdienste waren im Festpreisangebot enthalten, das Risiko eines größeren Arbeitsaufwandes wurde von IXTENT übernommen.