Anfangszustand des Klienten
Die Agentur ist langjähriger Nutzer von OpenText Software und Klient der österreichischen Niederlassung dieses Anbieters. Im Laufe der Zeit entstand von Seiten des Klienten Bedarf für eine schnellere Lieferung neuer Lösungen, weshalb er sich an den einzigen langjährigen Goldpartner von OpenText in der CEE-Region wandte und eine Lösung für die eingehende Korrespondenz anfragte.
Herausforderungen des Projekts
Der Klient verfügte bereits über eine elektronische Lösung der Korrespondenz. Es handelte sich um ein intern entwickeltes Tool, das den hohen Anforderungen des Unternehmens allerdings nicht gerecht wurde. Das Problem bestand auch darin, dass sich die Daten nach der Verarbeitung ungeordnet in zahlreichen Datenbanken befanden und dass das Tool sehr langsam war und ein hohes Maß an händischer Nacharbeit notwendig machte.
Mit dem Austausch bzw. der Professionalisierung des Systems wollte der Klient auch automatisierte Funktionen für das Datamining ergänzen (mithilfe eines Tools für die optische Zeichenerkennung). Diese Lösung brachte auch die Möglichkeit mit sich, Dokumentenvorschauen automatisch in das DMS (Document Management System) zu importieren, Dokumente mithilfe von Suchfunktionen zu durchsuchen und zahlreiche andere Vorteile zu nutzen.
Die Lösung von IXTENT
IXTENT ersetzte das vom Klienten entwickelte System durch ein professionelles Tool von OpenText, imitierte das Aussehen des zuvor verwendeten Programms, implementierte ein OCC-Sysem für das automatische Datamining direkt in das DMS und aktivierte Funktionalitäten für das Records Management (für die Bearbeitung des Lebenszyklus von Dokumenten), das Archiv (Einstellung von Regeln für die Abspeicherung von Dokumenten) und OTDS (OpenText Directory Services für eine gesicherte Verwaltung von Anwenderkonten). Den Mitarbeitern des Klienten bleibt so nur ein geringer Prozentsatz von Daten, die nicht automatisch erfasst werden konnten und händisch verarbeitet werden müssen. Die Agentur spart täglich viel menschliche Arbeitszeit, die für andere Aufgaben eingesetzt werden kann. Allgemein wird so die Verarbeitung der gesicherten Korrespondenz beschleunigt und Ordnung in den Dokumenten der Organisation geschafft.
Das Projekt dauerte rund eineinhalb Jahre und läuft seit Juli 2019. Lukáš Fiala, der Leiter des SAP-Teams von IXTENT, kommentierte dieses Projekt so: „Ich schätze die Erfahrungen, die wir bei diesem Klienten gesammelt haben, sehr, denn bei dieser Organisation wird großer Wert auf Datensicherheit gelegt. Standardmäßig zugängliche Softwarekomponenten sind hier deaktiviert und alles muss getrennt angefragt werden. Das System wird im Online-Betrieb eingestellt, wobei ein Mitarbeiter von IXTENT einen internen Mitarbeiter des Klienten „führt“. Dieser arbeitet an einem speziellen Computer der Agentur, um den hohen Sicherheitsanforderungen in dieser Organisation gerecht zu werden.“
Kryštof Kocot, der Project Manager von IXTENT, fügt noch hinzu: „Die Arbeit für diese internationale Agentur war ein bemerkenswertes Projekt, das uns neue Erfahrungen und Know-How im Bereich der Implementation unter sehr hohen Sicherheitsstandards brachte. Das Projekt wurde für eine Abteilung für die Korrespondenzverarbeitung durchgeführt, welche viel höhere Sicherheitsanforderungen als andere Klienten hat.“
Vorteile der Lösung von IXTENT
Der Klient verwendet nun ein standardisiertes, automatisiertes Tool von OpenText, das ein professionelles Service von Seiten des Herstellers und des Implementators genießt. Er hat seine internen Prozesse effizienter gestaltet, Standards eingeführt, den Arbeitseinsatz optimalisiert, mithilfe von Suchreports die Suche im System beschleunigt und Humanressourcen gespart. Die Organisation setzt nun ein Höchstmaß an Automatisierung ein.
Eine Angestellte der Agentur bewertete die Zusammenarbeit mit IXTENT folgendermaßen: „Wer das bestehende IT-Ökosystem in der Agentur kennt, mit seinen Sicherheitsanforderungen, komplizierten Arbeitsabläufen für die Lösung geschäftlicher Bedürfnisse aller Abteilungen, der Integration in anderen Systemen und der emotionalen Bindung mancher Mitarbeiter an die Dateiencodes, der kann mit Sicherheit sagen, dass die neue Lösung modernste Prozessautomatisierung und innovative Technologien mitbringt. Diese zwei Jahre bedeuteten eine unterhaltsame Zusammenarbeit und eine steile Lernkurve für uns alle. Im Namen der Agentur möchte ich dem Team von IXTENT für seine bescheidene Haltung und seine professionelle Arbeit danken. Wir werden dieses Projekt vermissen, und Sie auch!“
Mit diesem erfolgreich abgeschlossenen Projekt endet aber die Zusammenarbeit zwischen IXTENT und diesem Klienten nicht, es werden weitere Agenden für die Digitalisierung von Unternehmensinhalten besprochen.
