IXTENT führte für die Gesellschaft EvoBus ein Upgrade des Content Servers auf die neueste Version durch

Über die Gesellschaft

EvoBus ist die größte europäische Zweigniederlassung des Konzerns Daimler AG. Mit den Marken Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus und BusStore umfasst sie das ganze Angebotsspektrum auf dem europäischen Autobusmarkt. Als Teil der Division Daimler Buses ist sie der größte europäische Hersteller von Autobussen und auch weltweit einer der größten Produzenten.

Ausgangssituation

Der Kunde verwaltet seine Firmenprozesse seit dem Jahr 2011 mit der Plattform OpenText Content Suite. Er nutzt die Werkzeuge des Claim Managements für die Verwaltung der firmeninternen Anforderungen und das Contract Management für die Arbeit mit Verträgen.
Unter Nutzung eine Ausbauteiles von IXTENT (ISDS Connector) verwaltet sie ihren Zugang in die amtlichen Datenordner. Der Connector ist eine komplexe Lösung für den Empfang, das Senden und die Verwaltung von Nachrichten aus dem amtlichen Datenordner. Durch die Integration mit dem firmeneigenen Informationssystem unabhängig vom Typ hat die Organisation vollständige Kontrolle über die Nachrichten aus den amtlichen Datenordnern und es droht keine Verzugsgefahr bei ihrer Bearbeitung.
Der Klient archiviert Lieferscheine, eingehende Rechnungen, Bestellungen, Verträge und weitere Dokumente mithilfe der Dienstleistung Archive Center, importiert Dokumente über das File System, nutzt den Enterprise Scan und die Plattform OpenText Directory Services, welche die Verwaltung von Nutzerkonten sicherstellt.

In den Produktionshallen wird die mobile App der Gesellschaft IXTENT für die Messung der Eigenschaften der Bäde verwendet. Die Web-App Prototube ermöglicht die Übertragung der gemessenen Werte aus den Phosphatwannen über das Tablett in das Workflow, wo sie vom verantwortlichen Mitarbeiter bestätigt werden. Die App kann sogar auf grenzwertunter- oder -überschreitende Werte aufmerksam machen und eine Berichtigung einleiten – Aufträge an andere Produktionsmitarbeiter senden, damit diese bestimmte Stoffe zusetzen, um die Messparameter wieder in die Normalwerte zu bringen. Nach dem Ende der Messung erzeugt die App ein PDF-Protokoll über das Messergebnis, welches im bestehenden DMS archiviert wird. EvoBus nutzt Document Pipelines, die zur Vermittlung gescannter Bilder für OCR-Lösungen dienen und die Archivierung der gesammelten Daten und ihre Übertragung in das ERP-System sicherstellen. Sämtliche Anpassungen nach Maß wurden mittels des Eigenprodukts von IXTENT Smart Document Flow gemacht, welches ein Ausbaumodul des eigentlichen Document Management Systems darstellt.

Lösung von IXTENT – Vorteile des Upgrades

Das Projekt wurde Mitte November 2018 in Betrieb genommen und dauerte 83 Tage. Das Upgrade ermöglichte es dem Kunden, den Mehrwert der neuesten Software-Version zu nutzen. Neu steht der Gesellschaft EvoBus eine Tempo Box zur Verfügung, die die Arbeit im Bereich der Verwaltung von Inhalten vereinfacht und es den Anwendern ermöglicht, Informationen zwischen allen verwendeten Geräten zu synchronisieren, zu teilen und zu speichern, ohne das dies nachteilige Wirkungen auf die Sicherheit der Dokumentenverwaltung oder die Sicherstellung laut den internen und brancheneigenen Vorschriften der Organisation hätte. Zu den weiteren Vorteilen einer Systemaktualisierung gehört die Funktionalität Content Suite Mobile, was ein mobiler Zugang in das Document Management System mithilfe beliebiger Geräte ist.

Das Produkt von OpenText wurde außerdem für die Bedürfnisse des Kunden optimalisiert, eine der neu entwickelten Lösungen war ein Unterschrifts-PDF, der sogenannte „PDF-Signer“ für die elektronische Unterschrift von Dokumenten. Noch zu erwähnende neue Funktionalitäten sind die Module des O-Scripts, welche ein Workflow für mehrere Objekte gleichzeitig starten können (sogenanntes „batch workflow“) und die Funktion „Time Stamp Check“ für die Kontrolle von Zeitstempeln. Ein wichtiger Vorteil des Upgrades ist auch die Erweiterung der Architektur um ein Frontend und ein Backend, was eine allgemeine Beschleunigung des Systems zur Folge hat. Die neue Systemversion hat es der Gesellschaft EvoBus auch ermöglicht, die Funktionen für die Reporting-Optimierung zu verbessern. Der Kunde plant in Zukunft eine Erhöhung der Anzahl der Lizenzen.