Papierlose HR-Prozesse bei GECO, a.s.

Über das Unternehmen

Die Firma GECO ist der größte Anbieter und Vertreiber von Tabak und Lotterieprodukten in der Tschechischen Republik. Seit 1991 beliefert sie den tschechischen Markt mit Zigaretten, Tabak, Rauchartikeln und Lotterietickets. Sie hat sich auch in der Slowakei und in Deutschland erfolgreich etabliert. Der Umsatz der Firma für das Jahr 2017 betrug 1944 Millionen EUR.

Ausgangslage

Die Geschäftsführung der Firma GECO hat sich entschieden ein unternehmensinternes Informationssystem für die Verwaltung von Dokumenten (Document Management System - DMS) zu implementieren; als das geeignete Pilotprojekt wurde die Abdeckung ausgewählter Szenarien der HR-Abteilung gewählt. GECO hat sich für die Firma IXTENT, als ihren langjährigen Lieferanten von Datenarchivierungsmitteln, zur Durchführung einer Anfangsanalyse zwecks einer genauen Definition der Anforderungen entschieden.

Die Analyse wurde unter Mitwirkung der Vertreter der Endnutzer und der Mitarbeiter der IT-Abteilung der Firma GECO vom Februar bis März 2016 durchgeführt. An der Analyse hat auch der Anbieter der Anwendung für die Bestätigung elektronischer Dokumente mithilfe der Technologie der Dynamischen Biometrischen Unterschrift (DBP), die zusammen mit dem DMS-System eine einheitliche Lösung bilden sollte, teilgenommen.

Im Anschluss an die strategischen Vorhaben der Firma GECO und die durchgeführte Anfangsanalyse wurde IXTENT zur Vorlage eines verbindlichen Angebots für die DMS-Implementierung für ausgewählte Szenarien der HR-Abteilung auf der OpenText-Plattform, deren ausgewählte Module (samt dem elektronischen Archiv) durch GECO langfristig genutzt werden, aufgefordert.

Lösung

Nach der Auftragsvergabe hat IXTENT eine dramatische Änderung der bisherigen Arbeitsweise der HR-Abteilung im Bereich der Arbeit mit den Mitarbeiterdokumenten bei GECO veranlasst. GECO hat das System Elanor genutzt, in dem die HR-Mitarbeiter sämtliche Dokumente gedruckt, diese physisch unterschrieben, dann gescannt und auf der Festplatte ohne jeglichen Schutz und Integration hinterlegt haben.

Als eine optimale innovative Lösung für die veraltete Personalagenda wurde die Plattform OpenText Content Suite gewählt, die über ausgeklügelte Instrumente für die Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente verfügt sowie die Möglichkeit der Einbeziehung anderer offener Anwendungen, die mit weiteren Systemen zusammenarbeiten/verknüpft werden können, bietet.

Als ein Bestandteil der Produktreihe OpenText wurde ferner der Archive Server (als qualifizierte Speicherstelle) implementiert, es wurde die Integration an SAP durchgeführt, Archive link (für die Zugänglichmachung der Dokumente im SAP), sowie Enterprise scan (für die Umwandlung der Papierdokumente in elektronische Dokumente), Document pipelines (Archivkomponente für Massenarchivierung) und nicht zuletzt auch IXTENT Smart Document Flow installiert, der die Möglichkeiten des DMS an sich erweitert und die maßgeschneiderte Anpassung des Produktes ermöglicht hat.

Durch den Smart Document Flow hat IXTENT eine Anwendung über den verschiedenen Webdiensten hinweg entwickelt, sodass die resultierende Lösung für die Integration komfortabel ist; das Resultat dieser Vereinheitlichung ist das Anrufen aus dem/in das System durch eine einzige Methode. GECO nutzt ferner die Anwendung für die biometrische Unterschrift (von einem Drittanbieter).

Nutzen der Lösung

GECO verfügt jetzt über einen automatisierten Prozess für die Verwaltung der HR-Agenda, was die Beschleunigung der Tätigkeiten in der Abteilung und die damit verbundene Arbeitsersparnis zur Folge hat, sie schont die Umwelt aufgrund der reduzierten Verwendung von Papier, verfügt über Firmenprozesse, die in Übereinstimmung mit GDPR, stehen, geht sicher mit den Dokumenten um, und hat gleichzeitig einen schnelleren Zugriff auf sie.

Libor Beneš, Leiter der IT-Abteilung bei Geco, sagte: „Die HR-Mitarbeiter verfügen jetzt über effizientere Instrumente für ihre Arbeit, müssen nicht so oft zu anderen Niederlassungen reisen oder nicht so viele Dokumente per Post senden“. Herr Beneš bemerkte weiter: „Ein anderer Vorteil der Lösung liegt in der Vereinheitlichung der Prozesse, Verträge, Dokumentenvorlagen, in der Bestandsaufnahme aller Dokumente und ihrer Ordnung, in klar definierten Prozessen, die nicht umzugehen sind.“ 

Die neue Lösung deckt insgesamt 1600 Nutzer mit 600 Standardlizenzen und 1000 Read-only-Nutzer ab. IXTENT gewährt für GECO auch Anwendungssupport und Softwarewartung. Im Moment wird am Roll-out der Lösung für die Slowakei gearbeitet.

Zum Abschluss bemerkte Herr Libor Beneš von GECO: „Ich würde die Umstellung auf die papierlose HR-Lösung anderen Firmen definitiv empfehlen, unsere Personalabteilung arbeitet effizient wie nie zuvor. Die dynamische biometrische Unterschrift ist besser als Zertifikate, die kostenpflichtig sind und aufwändige Verwaltung und regelmäßige Erneuerung erfordern.“