Effizientere Arbeit mit Dokumenten in der SAP-Umgebung für die Firma Europapier

Über den Kunden

Europapier ist der größte Papierhändler in Mittel- und Osteuropa. 2015 erreichte er einen Jahresumsatz von 518 Millionen Euro mit etwa 2.100 Kunden pro Tag. Hinter diesem Ergebnis stehen 961 Mitarbeiter in 16 Tochtergesellschaften. Europapier mit einer Tradition seit 1971 bemüht sich um weitere Expansion und Weiterentwicklung.
Über das Projekt

Die Firma Europapier hat IXTENT mit der Anfrage angesprochen, eine einfache und strukturierte Organisation der Anhänge von Dokumenten in der SAP-Umgebung einzusetzen; sie verfügte über das Instrument OpenText DocuLink, nutzte es jedoch nicht.
Der Einsatz der Lösung machte zahlreiche maßgeschneiderte Anpassungen der Funktionalitäten erforderlich. IXTENT entwickelte für den Kunden spezielle Funktionen für die Vereinfachung der Arbeit künftiger Systemnutzer - wie z.B. Erstellung des Feldes zum Anzeigen der Anzahl der Anhänge über einem bestimmten Dokument. Diese anscheinend unwesentliche Funktionalität spart dem Mitarbeiter viel Zeit im Arbeitsalltag. „Das Hinzufügen der Taste für den Schnellzugriff auf die Anhänge in der Einkaufsbestellung war sogar eine Bedingung für die einfache Nutzung der neuen Funktionalität,“ sagt Daniel Mašek von der Abteilung Business Application Development der Firma Europapier.
Über die verwendete Lösung

OpenText Document Access for SAP Solutions ermöglicht die Integration der firmeninternen Dokumente mit Objekten direkt im SAP. Die Office-Dokumente, E-Mails sowie Scans von Papierbelegen sind somit direkt über SAP-Transaktionen verfügbar und sind mit den entsprechenden Unternehmensprozessen verknüpft. Archivierten Dokumente und archivierte Daten aus historischen SAP- sowie non-SAP-Systemen sind innerhalb SAP über das Instrument DocuLink for SAP Solutions verfügbar. Die Daten können auf der Grundlage der unbegrenzten Menge an Ansichten innerhalb der vom Kunden definierten Baumstruktur angesehen werden. Document Access ermöglicht auch die Volltext-Suche von Dokumenten direkt im SAP.
Beispiel für die Umgebung
Dauer des Projekts
 
Die Arbeit am Projekt von der Anfrage bis zur Inproduktionsnahme hat zweieinhalb Monate in Anspruch genommen. Da die Firma Europapier mit der Lieferung der Lösung von IXTENT zufrieden war, handelt es sich nicht um die letzte Projektkooperation. „Wir arbeiten mit IXTENT seit vielen Jahren zusammen, beginnend mit der Analyse der Größe von Archivierungsobjekten, Einstellung der Archivierungsläufe in SAP, Schulung für OpenText-Produkte und entsprechenden SAP-Teil bis zur jetzigen Nutzung der Plattform DocuLink. In der Zukunft planen wir die Implementierung der Prüfung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen samt dem Freigabeprozess,“ bemerkte Daniel Mašek aus der Abteilung Business Aplication Development der Firma Europapier.