Das erfolgreiche Upgrade des Content Servers im portugiesischen Staatsunternehmen SMAS Sintra

Über den Kunden

Die Firma SMAS Sintra stellt den öffentlichen Dienst der Wasserversorgung und der Abwasserableitung im Rahmen der ökologischen Nachhaltigkeit sicher.

Über den Partner

IXOPEN ist ein OpenText-Partner für die Länder Portugal, Angola und Mosambik, und bietet und implementiert Produkte für das Management von unternehmenseigenen Informationen.

Über den Auftrag

Die Firma IXTENT wurde von ihrem portugiesischen Partner IXOPEN angesprochen, der einen erfahrenen OpenText-Berater suchte. Dieser sollte den Übergang zur neuesten Software-Version für die Verwaltung der unternehmensinternen Inhalte in den staatlichen Wasserwerken leiten.

Ausgangslage

Vor dem Beginn der portugiesisch-tschechischen Kooperation waren die Content Suite Plattform in der Version 9.7.1, der alte Archive Server, Enterprise Scan, Integration an SAP, elektronische Verwaltung der Lieferantenrechnungen und Imaging Viewer für den Abruf von Rechnungen aus dem SAP bei dem Wasserwerk vorhanden.

Der Kunde der staatlichen Wasserwerke SMAS Sintra ist ein Bürger, der sich die die Trinkwasserversorgung und die Abwasserableitung wünscht. Der Bürger tritt in die aktualisierte Lösung nicht direkt ein, sondern seine Anfragen gehen durch das System über die Mitarbeiter des Wasserwerks durch. Der Kunde nimmt das Ticket, beantragt die Erstellung des Vertrags für die Wasserversorgung beim Mitarbeiter des Wasserwerks, der Mitarbeiter scannt diesen ins System, wo der Vertrag hinterlegt/archiviert wird; der Genehmigungsprozess innerhalb der Organisation wird über den entsprechenden Workflow in Gang gesetzt.
Der Vertrag läuft durch die betreffenden Abteilungen - z.B. Abteilung für Kontrakte, Finanzabteilung, die für die Prüfung der Zahlungen zuständig ist, Abteilung, in der die Abrechnung verschickt wird ... usw. Alles papierlos.

Nutzen der neuen Lösung

Die Installation der neuesten Version von Content Suite 16.2 hat die Beschleunigung der Arbeit der Nutzer zur Folge gehabt. Im Rahmen der Indexierung können die Mitarbeiter im System schneller suchen, das System kann mit der neuen Software MS Office und OSWindows genutzt werden. Die Mitarbeiter haben neu Zugriff auf das System über ihre mobilen Geräte (Smart UI).

Im Rahmen der neuesten Version der Software nutzt die Firma auch einige technische Möglichkeiten für die GDPR-Lösung. Die Dokumente werden nach Typ klassifiziert. Die Mitarbeiter unterschreiben die Dokumente aus internen Meetings mit elektronischer Signatur, die mit dem portugiesischen chipbasierten Personalausweis verknüpft ist. 

Interessantes

Das System des portugiesischen Wasserwerks enthält mehrere Millionen Dokumente.
Sie werden von Hunderten Nutzern intern benutzt.
Die Software ist an das portugiesische geografische System (Grundbuch) integriert, zeigt dem Mitarbeiter das Gebäude des Kunden/des Bürgers, das mit Trinkwasser versorgt oder wo das Abwasser abgeleitet werden soll.

Projektdauer

Das Projekt hat mit der Anfrage im Winter 2017 begonnen, hat knapp ein Jahr gedauert, die offizielle Abnahme hat Anfang August 2018 stattgefunden. Die Implementierung wurde problemlos durchgeführt. IXTENT arbeitet im Moment am Entwurf einer weiteren Effektivierung des Prozesses innerhalb SMAS Sintra unter Nutzung des bestehenden Werkzeugs für das Management der unternehmensinternen Inhalte.