Implementierung der Wissensdatenbank in SharePoint Online bei Západoslovenská energetika

Über den Kunden

Západoslovenská energetika zusammen mit ihren Tochtergesellschaften Západoslovenská distribučná und ZSE Energia gehören zu den größten Strom- und Gasversorgungsunternehmen in der Slowakei. Beide Firmen sind ein Teil des deutschen Energiekonzerns E.ON. Sie sind insbesondere in der westlichen Slowakei tätig, bieten ihre Dienstleistungen jedoch auch außerhalb dieser Region, bereits seit 95 Jahren, an. Jeden Tag verlassen sich eine Million Kunden auf ihren Service.

Ausgangslage

Bei der Západoslovenská energetika wurde die Wissensdatenbank auf der Basis von SharePoint 2013 für das Teilen von Informationen verwendet. Damals hat der Kunde die „on premise“-Form genutzt, was die Beschaffung der Hardware in den Besitz der Firma und ihre eigene Verwaltung zur Folge hatte.  Im Rahmen dieser Lösung mussten die Mitarbeiter nur das interne Netzwerk und die firmeneigenen Computer für die Verbindung benutzen.

Ende 2017 hat sich die Firma für die Umstellung auf SharePoint Online entschieden. Die (vor allem externen) Mitarbeiter können jetzt von jedem Ort aus (zu Hause, Ausland) und über jedes Gerät (Privatcomputer, Mobiltelefon) auf das firmeninterne Netz zugreifen. 

Über die Lösung

Das Ergebnis der Lieferung der Firma IXTENT war die Wissensdatenbank auf der Basis von SharePoint Online für beide Tochtergesellschaften (Západoslovenská distribučná und ZSE Energia); diese Firmen arbeiten mit unterschiedlichen Daten und anderen Konfigurationen. ZSE Energia ist für die Geschäftstätigkeit zuständig, verfügt über Callcenter, umfasst etwa 30 Team. Západoslovenská distribučná ist dagegen für die Stromverteilung zuständig, sie beschäftigt ungefähr 17 Teams.

Die Teammitglieder können sämtliche Inhalte der Wissensdatenbank suchen und lesen, wobei jeder Artikel der Datenbank nur an einige Teams adressiert werden kann. Eine höhere Rolle in der Lösung stellt der „Autor/Beitragsersteller“ dar, der für die Erstellung und Bearbeitung von Artikeln, ihre Veröffentlichung und Verteilung an die Teams über das sogenannte Journal zuständig ist. Die höchste Rolle ist dann der „Administrator“, der über alle Rechte für die Verwaltung der Lösung verfügt.

Verwendete Produkte

IXTENT hat die beschriebene Lösung für den Energiekonzern mit den Produkten SharePoint Online und Nintex Workflow for Office 365 realisiert.

Worin bestehen die Vorteile von Microsoft SharePoint? SharePoint ist eine Lösung, die Verbesserungen im Rahmen der firmeninternen Zusammenarbeit, der Teilung von Dokumenten und der Kommunikation bringt; es ist aber auch eine Plattform für die Lenkung der Dokumentenflüsse, die Implementierung von Arbeitsprozessen und die Suche. Zu den grundlegenden Funktionalitäten gehören die Kategorisierung von Informationen mittels Metadaten, Erstellung von Dokumenten- oder Webvorlagen, Möglichkeit die Daten zu strukturieren, die Berechtigungen sensibel zu verwalten, die Historie aufzubewahren sowie Freigabe und Veröffentlichung der Inhalte zu lösen.

Als Hauptvorteile können die Konfigurierbarkeit der Lösung, das Teilen von Informationen, umfangreiche Suchmöglichkeiten, einheitliches Aussehen á la Office, Integration mit den Office-Anwendungen oder kommerziellen Anwendungen, Integration in Cloud-Speicherstelle genannt werden.

Aus der Sicht der maßgeschneiderten Lösungen auf SharePoint-Basis kann vieles rein durch die Konfiguration erreicht werden, und wenn es nicht genügt, kann die erforderliche Funktionalität je nach dem Bedarf des jeweiligen Kunden entwickelt werden. Im Rahmen der Entwicklung kann die Lösung mehrfach erweitert werden, z.B. über die Office 365 Dienste, über Anwendungen Dritter, die im Office Store verfügbar sind, aber auch durch umfangreiche Anpassungen mittels Programmierung oder Webdienste.

Warum wurde Nintex Workflow for Office 365 verwendet? Diese Software bietet einen benutzerfreundlichen Ausbau des standardmäßigen SharePoint Workflows, reduziert den Arbeitsaufwand bei der Implementierung und Wartung der Arbeitsabläufe für den Administrator. Wenn der Administrator über die Berechtigung zur Änderung des Workflows verfügt, ist er in der Regel im Stande das gewünschte Ergebnis auch ohne die Entwicklungsarbeit zu erzielen. Der Administrator ist somit beispielsweise in der Lage den Textkörper oder die Empfänger der E-Mail-Benachrichtigung einfach zu ändern.

Nutzen der Lösung

Die neue Lösung hat dem Kunden einen effizienteren Bemerkungs- und Genehmigungsprozess gebracht, der teilweise auf der Anwendung Word Online in der Cloud (Dienst zur Speicherung von Daten in einer Online-Umgebung) basiert; die Benutzer erhalten Benachrichtigungen bei Änderungen im Rahmen des Genehmigungs-/Bemerkungsprozesses. Sie ermöglicht den Zugriff von externen Mitarbeitern von jedem Ort aus und über jedes Gerät. Západoslovenská energetika hat die Anwendung dank der Nutzung der in Office 365 verfügbaren Werkzeuge für die Verwaltung fest im Griff.

Zeitachse

Das Projekt der Wissensdatenbank für SharePoint Online hat eine beinahe jährliche Arbeit (von dem Angebot bis zur Übergabe an die Nutzer) bedeutet, der Dienst wird jetzt seit 4 Monaten genutzt, der Auftraggeber und der Auftragnehmer stehen weiterhin im Kontakt um etwaige Fragen bezüglich der Funktionalität lösen zu können.