Wir haben für Sie gefragt...

Gespräch mit Libor Beneš, dem Leiter der IT-Abteilung bei Geco

Wie haben Sie über die Firma IXTENT erfahren? Wie war der erste Kontakt?

Ich erinnere mich nur noch undeutlich daran, dass der erste Kontakt bereits 2006 stattfand; ich traf damals Herrn Svoboda, einen der Eigentümer der Firma IXTENT, und wir unterhielten uns über die SAP-Archivierung, da wir eine der wenigen Firmen (möglicherweise sogar die einzige) waren, die sich mit der Implementierung der Document Management Systeme von OpenText beschäftigten.

Welche Projekte wurden umgesetzt? Was alles hat IXTENT bei Geco implementiert?

Wir haben die komplette HR-Agenda mit Beginn im Jahr 2016 realisiert, was DMS für HR-Szenarien, Integration an SAP HR, Records Management, Management von Verträgen - Quick Scan und Interface zu SAP, was unser letztes fertiggestelltes Projekt ist, umfasst. Diese Lösung ersetzte das alte System Elanor, in dem unsere HR-Mitarbeiter sämtliche Dokumente gedruckt, diese physisch unterschrieben, dann gescannt und auf der Festplatte ohne jeglichen Schutz und Integration hinterlegt haben. An dem Records Management für HR wird noch fleißig gearbeitet, dieses wurde noch nicht komplett übergeben. Auf dem Plan steht weiter die Einstellung von Vernichtungsfristen bei HR-Dokumenten, die erst nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters durchgeführt wird.

Ließen Sie sich alle Lösungen von IXTENT empfehlen?

Nein, bei den meisten wussten wir im Voraus, dass wir sie wollen.

Haben Sie ein eigenes IXTENT-Produkt implementiert?

Ja, wir haben das Produkt IXTENT Smart Document Flow implementiert, das die Anpassung der Funktionalitäten des Document Management Systems auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ermöglicht hat.

War die Umgestaltung in eine papierlose Firma schmerzlos?

Das würde ich nicht sagen. Es war eine zusätzliche Tätigkeit, aber es hat sich gelohnt.

Wie nehmen Ihre Kollegen aus verschiedenen Abteilungen die Umstellung von Geco auf moderne Technologien wahr?

Die Kollegen in der Personalabteilung sind es bereits gewöhnt. Die Finanzfachleute sind ebenfalls weitgehend papierlos und zufrieden, vorerst ohne das Document Management System - sie speichern im Dateisystem. Die Reiseaufträge und das Kassenbuch bestehen noch in Papierform, aber wir möchten das in der Zukunft ebenfalls ändern.

Sind Sie persönlich ein Befürworter innovativer Lösungen?

Ja, als Leiter der IT-Abteilung bei Geco, bin ich es. In der Zukunft möchten wir uns in weiteren Bereichen als nur in HR digital entwickeln, wir haben vor alle Verträge in elektronische Form zu überführen, man beginnt mit dem Rollout der HR-Lösung in der Tochtergesellschaft in der Slowakei, wir möchten die Schriftgutverwaltung ersetzen, die Digitalisierung von Finanzen fortsetzen. Den „papierlosen Weg“ gehen, weniger drucken, Wälder schonen. Wir haben vor einiger Zeit sogar eine Statistik erstellt, wie viele Bäume aufgrund dieser Umstellung nicht gefällt werden müssen, und es ist keine unerhebliche Menge.

Welche Vorteile sehen Sie?

Platzersparnis für Dokumente, Zeitersparnis für Mitarbeiter, Papierersparnis, Beitrag zum Umweltschutz.

Und Nachteile? 

Wir sind jetzt mehr von den elektronischen Geräten abhängig, müssen die Daten öfters sichern. Für die digitale unternehmensinterne Lösung hat sich auch die Notwendigkeit ergeben, das Netz besser zu schützen und entsprechende Infrastruktur bereitzustellen. Wir mussten auch mehr Geld in Lizenzen und andere erforderliche Technologien investieren. Ich muss auch die Aufklärung und Schulungen für neue papierlose Technologien bei den meisten Mitarbeitern erwähnen; manchmal ist es schwierig alte Gewohnheiten zu ändern.

Wie haben diese Software-Innovationen zur Effizienzsteigerung der Prozesse in der Firma beigetragen?

HR-Mitarbeiter verfügen über effizientere Instrumente für ihre Arbeit, ihre Leistung ist mit der Einführung des ausgeklügelten Prozesses gestiegen. Die Kollegen müssen nicht zu anderen Niederlassungen reisen, keine Dokumente per Post schicken. Andererseits musste ein zusätzlicher Mitarbeiter in der HR-Abteilung eingestellt werden, der nur für die elektronische HR-Agenda zuständig ist. Ein anderer Vorteil der Lösung liegt in der Vereinheitlichung der Prozesse, Verträge, Dokumentenvorlagen, in der Bestandsaufnahme aller Dokumente und ihrer Ordnung; wir haben die jeweiligen Prozesse klar eingestellt, sie sind nicht umzugehen. Beispielsweise die von uns verwendete dynamische biometrische Unterschrift ist besser als Zertifikate, die kostenpflichtig sind und aufwändige Verwaltung und regelmäßige Erneuerung erfordern. 

Nehmen Sie unseren Anwendungs oder Softwaresupport in Anspruch?

Wir nutzen beides und sind zufrieden.

Was meinen Sie über die Nutzung der Artificial Intelligence bei Geco?

Das steht bei uns im Moment noch nicht an der Tagesordnung. Dennoch interessieren wir uns für diese Entwicklung und sind für jede Effizienzsteigerung der Firmenprozesse offen.

War würden Sie anderen Papierfirmen empfehlen?

Ihre Geschäftsprozesse definitiv auf die papierlose Lösung umstellen. Unsere elektronische HR ist effizienter als je zuvor.

Vielen Dank für das Gespräch.