IXTENT Smart Document Flow

Was ist IXTENT Smart Document Flow?

Konkurrenzloses Produkt der Gesellschaft Ixtent, das als Zwischenstück zwischen dem DMS (Datenmanagementsystem / OpenText Content Suite/) und den Informations-Inputs funktioniert. Die Schnittstelle des eigentlichen DMS ist für viele Firmen unzureichend, deshalb hat die Firma Ixtent eigene Komponente nach dem Bedarf der Kunden entwickelt. Smart

Document Flow bietet nützliche, weit konfigurierbare Extrafunktionen, die weit über den Möglichkeiten des eigentlichen DMS liegen, und zwar:

Hauptvorteile:

>> GDPR: Einstellung von Records Management Einstufung (Bestimmung von Regeln für das Löschen der Dokumente); erlaubt logisches und physisches löschen der Dokumente;

erlaubt die Einstellung der Rechte für einzelne Gruppen der Dokumente und Benutzer

je nach Typ; es kann der Input sowie Output von Daten nach dem Anrufenden beschränkt werden

>> Ermöglicht die Lösung von Kollisionen in den Namen der Dateien

>> Ermöglicht die Applikation von Zeitstempel bei dem Dokument (mit dem Zeitstempel werden Dokumente versehen, bei denen nachgewiesen werden muss, dass sie aus einem bestimmten System stammen und von niemandem inzwischen geändert wurden)

>> Ermöglicht die elektronische Unterzeichnung der Dokumente

>> Es ist erweiterungsfähig mithilfe der Ergänzungen (Anschluss beliebiger Kunden-Software möglich)

>> VIRUS Scan am Input, mit Anschluss an Antivirus Software der Firma

 

Weitere Möglichkeiten der Lösung:

>> Business Logik bei der Arbeit mit Dokumenten (Platzierung des Dokuments im System, Berechnung der Werte von Metadaten, Zuordnung der Kategorien, Benutzung der Dokumententypen – DMS hat keine Typologie der Dokumente)

>> Datenvalidierung (validiert die Daten am Input), die Applikation kann irrelevante Dokumente ablehnen, gewährleistet deshalb korrekte/nachvollziehbare Daten, SDF sagt auch was an den Daten falsch ist (DMS nicht)

>> Ermöglicht kundenfreundliche Anpassungen (Einfügen anderer Dokumententypen am Input)

>>Optimierungsherangehen des Systems (ausbalancieren der Distributionssystembelastung durch mögliche verfügbare Mittel)