Wir haben ein Projekt zur automatisierten Extraktion und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP für einen großen internationalen Kunden aus der Automobilbranche in Kroatien abgeschlossen!

Dank der SAP Vendor Invoice Management (VIM) – Lösung von OpenText wurde die Buchhaltungsabteilung von einem Großteil der unproduktiven Verwaltungsarbeit entlastet, die mit der Rechnungsbearbeitung verbunden ist (Übertragung in SAP, manuelle Datenprüfung, E-Mail-Freigabe).. Jetzt können sich die Buchhalter voll und ganz der qualifizierten Arbeit der Rechnungsstellung widmen. Die Lösung hat dem Kunden geholfen, den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess in SAP erheblich zu verkürzen, wobei das gleiche Team von Buchhaltern nun in der Lage ist, wesentlich mehr Dokumente mit minimaler Fehlerquote zu bearbeiten. Außerdem kann der Kunde die Rechnungen online bearbeiten, was im heutigen Zeitalter des Internets ein Muss ist.

VIM bringt dem Kunden die folgenden Vorteile:

  • Es reduziert die Kosten des gesamten Prozesses der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP um bis zu 70%.
  • Erhebliche Verkürzung der Rechnungsbearbeitungszeit von mehreren Tagen auf einige Stunden.
  • Minimiert menschliche Fehler während des gesamten Prozesses.
  • Die Lösung nutzt die bestehende SAP-Infrastruktur in vollem Umfang, ohne zusätzliche Kosten und Integration.
OpenText VIM for SAP

Rechnungen aus allen Informationsquellen (E-Mails, Papierrechnungen usw.) werden jetzt automatisch in systemlesbaren Text beim Kunden umgewandelt, und ihr Inhalt wird dank der Anwendung fortschrittlicher Tools für maschinelles Lernen und der Unterstützung fortschrittlicher Elemente der künstlichen Intelligenz in der Lösung Vendor Invoice Management “maschinell” extrahiert/validiert. Anschließend werden eine Reihe von fortgeschrittenen Prüfungen direkt in SAP automatisiert/halbautomatisiert. Dadurch werden mögliche Fehler durch fehlerhafte Buchungen und/oder Überzahlungen von Rechnungen vor der Genehmigung im SAP-Workflow und der endgültigen Verarbeitung minimiert.

Das Ziel des Projekts beim Kunden war hauptsächlich:

  • Erhebliche Senkung der Kosten für den Prozess der Lieferantenrechnung durch Digitalisierung und Automatisierung.
  • Verkürzen Sie den Prozess der Rechnungsbearbeitung von einigen Tagen auf wenige Stunden.
  • Minimieren Sie menschliche Fehler.
  • Verringerung des Verwaltungsaufwands in der Buchhaltung.
  • Stellen Sie sicher, dass der gesamte Prozess unter Systemkontrolle steht.
  • Vollständige Umstellung des Verfahrens auf eine Online-Umgebung.

Das Projekt war sehr erfolgreich und wurde nach den Spezifikationen und Vorstellungen des Kunden und in Übereinstimmung mit den nationalen Rechnungslegungsstandards des Landes (Kroatien) durchgeführt. Die Lösung ist voll einsatzfähig und wird in sechs weiteren europäischen Ländern eingeführt.

Das Besondere an diesem Projekt war der Zeitraum, in dem es durchgeführt wurde. Vom ersten Geschäftskontakt bis zur Umsetzung des Projekts trafen sich die Teams nicht physisch, und das Projekt wurde selbst in einer so schwierigen Zeit erfolgreich abgeschlossen.

Die Implementierungsteams von IXTENT, der geschäftliche Teil in Kroatien und die IT-Infrastruktur in Deutschland arbeiteten gemeinsam an dem Projekt.