(der Klient möchte nicht genannt werden)

Ausgangssituation des Klienten

Die Gesellschaft benötigte einen Ausstieg aus den Prozessen im Rest der Gruppe und diese Änderung musste in extrem kurzer Zeit stattfinden.

Das Ziel dieses Projekts war die Migration von Lösungen für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen von der Gesellschaft Kofax/ReadSoft. Im Rahmen der Migration sollte ein Upgrade aller beteiligten Komponenten auf die neuesten Versionen der Produkte Invoices und Process Director durchgeführt werden (Upgrade über sechs Versionen der Software).

Lösung von IXTENT

IXTENT schlug der Gesellschaft vor, eine Migration und ein Upgrade ihrer Softwarelösungen durchzuführen. Das Projekt besteht aus dem SAP-Teil (Kofax ReadSoft Process Director), welcher den Prozess der Verarbeitung von Lieferantenrechnunen optimieren soll, und dem OCR-Teil (Kofax ReadSoft Invoices), welcher das automatische Einlesen und Mining der Daten sicherstellt. Mit dieser Lösung müssen die Mitarbeiter der Firma nicht mehr die Rechnungen in das SAP-System umschreiben und müssen auch den Inhalt jeder Rechnung nicht mehr sorgfältig kontrollieren – im System sind automatische Kontrollen der Daten im Vergleich zum SAP eingestellt und der Bewilligungsprozess ist elektronisch und eindeutig vorgegeben. Diese automatisierte Lösung ermöglicht eine Senkung der Kosten der administrativen Arbeiten um 50 % oder mehr.

Abbildung: Vorteile der Lösung Kofax ReadSoft Process Director

Wie funktioniert das Ganze? Beschreibung des Data-Minings aus Rechnungen…

Sämtliche eingehende Steuerbelege (Rechnungen) werden in Form von PDF-Dateien in Anhängen von E-Mails entgegengenommen. Sobald in den betreffenden E-Mail-Ordnern eine neue E-Mail eingeht, wird ihr Anhang extrahiert und von der Mining-Engine verarbeitet. Sobald das Data-Mining beendet ist, werden die Daten gemeinsam mit einem Bild der Rechnung in das Verifizierungsmodul gesendet. In diesem Moment kommt die einzige Tätigkeit ins Spiel, die von den Nutzern unserer OCR-Lösung erwartet wird – die formelle Kontrolle der Abbilder der einzelnen Rechnungen im Vergleich zu den Angaben im Modul Verify. Nach der Bestätigung (oder der eventuellen Ablehnung) des Steuerbeleges werden die Daten in das SAP-System übertragen.

Das Data-Mining aus dem Bild des Steuerbeleges findet selbsttätig und ohne Teilnahme des Anwenders statt. Sobald das Dokument ordnungsgemäß aus dem E-Mail-Anhang extrahiert und durch das Data-Mining verarbeitet wurde, dauert es nur wenige Sekunden, bis es im Modul Verify zur Verfügung steht. Die Grundlage für die Interpretation ist die Identifizierung des Lieferanten und der ihm zugereihten Schablonen der Steuerbelege. Diese Identifizierung findet anhand von drei Angaben statt – hierbei handelt es sich das Logo, die Identifizierungsnummer (bei inländischen Lieferanten) bzw. die VAT-Nummer (bei ausländischen Lieferanten) und die Kontonummer des Lieferanten. Falls es bei einer der angeführten Angaben zu einer Übereinstimmung zwischen den erlangten Daten aus dem Steuerbeleg und den in der Schablone gespeicherten Daten des konkreten Lieferanten kommt, wird die betreffende Schablone ausgewählt und für das komplette Data-Mining für den betreffenden Lieferanten verwendet (es werden einzelne Regeln für das Data-Mining einzelner Felder aus dem Abbild des Steuerbeleges angewendet).

Das selbständig lernende System dieses Produkts trägt zu einer noch größeren Erfolgsrate bei.
Falls ein Steuerbeleg von einem bestimmten Lieferanten zum ersten Mal verarbeitet wird, wird eine neue Schablone erstellt – der für das Modul Verify zuständige Mitarbeiter muss dieser Steuerbeleg-Schablone einen Namen eingeben.
Die richtige Auswahl der Schablone ist ausschlaggebend für ein korrektes Data-Mining. Deshalb werden die Schablonen im Modul Optimize optimiert, um eine höchstmögliche Erfolgsrate der Identifizierung des Lieferanten und der erlangten Daten zu erreichen.

Abb.: Verifizierung des Steuerbeleges / Beispiel des Data-Minings aus einer Rechnung

Vorteile unserer Lösung

Die Gesellschaft kaufte eine verhältnismäßig teure Lösung für „nur“ 10 000 / wenige Zehntausend Rechnungen pro Jahr, dennoch zahlte sich die Investition für sie aus. Die messbare Rückflussrate der Investition beträgt in diesem Fall einundhalb Jahre, was dem eingesparten Lohn zweier BuchhalterInnen entspricht (Einsparung von 50 % der Personalkosten).

Der Verlauf unserer Zusammenarbeit

Das Projekt lief komplikationslos ab und wurde erfolgreich im gewünschten Schnelltermin geliefert. Štěpán Švec, Account Manager von IXTENT, führte zum Projekt an: „Dank unserer sehr schnellen Zusammenarbeit konnte das Projekt innerhalb äußerst kurzer Zeit fertiggestellt werden. IXTENT hat als einer der wenigen Lieferanten ausreichende Kompetenzen und Erfahrungen für eine so außergewöhnliche technische Lösung.“

Hana Horálková, Project Manager von IXTENT, ergänzte: „Die Arbeit an diesem Projekt hat mir neue Erfahrungen im Bereich der Lizenzrechte gebracht und ich habe hervorragende Menschen kennengelernt. Es war mir eine Ehre, mit ihnen zusammenzuarbeiten, und ich werde mich auf eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit freuen.“

Falls auch Sie einsparen und Ihren firmeneigenen Prozess zur Verarbeitung von Lieferantenrechnungen effizienter gestalten möchten, kontaktieren Sie das Team von IXTENT an der E-Mail-Adresse: sales@ixtent.com