Über das Unternehmen
Unipetrol ist eine führende Gruppe auf dem Gebiet der Ölverarbeitung und Petrochemie in der Tschechischen Republik, einer der Hauptakteure in Mittel- und Osteuropa. Im Jahr 2005 wurde es Teil der größten Raffinerie- und Petrochemiegruppe in Mitteleuropa – PKN Orlen.
Ausgangssituation des Kunden – Spezifikation des Auftrags
Unipetrol bat IXTENT um ein technologisches und funktionales Upgrade der vorhandenen Invoice Cockpit-Lösung von KOFAX (ehemals ReadSoft) auf die neueste Version, einschließlich OCR-Komponenten, eines SAP-Teils und WebCycle (Webanwendungen für Genehmigende). Die Hauptgründe für das Upgrade waren, dass die vom Kunden verwendete Invoice Cockpit-Version bereits veraltet war und vom bestehenden Hersteller nicht unterstützt wurde, was eine Reihe von operationellen Risiken mit sich brachte.
Der Lösungsvorschlag
Da in den letzten Jahren kein Technologie-Upgrade von Invoice Cockpit durchgeführt wurde und die aktuelle Version des Produkts vom primären Softwareentwickler nicht mehr unterstützt wurde, musste die vorhandene Version von Invoice Cockpit 3.2 SP1 auf Process Director 7.7 aktualisiert werden (d.h. ein Upgrade über 6 Produktversionen). Dieses Upgrade bedeutete eine relativ grundlegende Änderung der bestehenden Lösung. Der technische Teil umfasste die Überprüfung aller Teile des Produkts, um die implementierte Funktionalität (sowohl die Standard- als auch die Kundenfunktionalität) der Originalversion mit der Standardfunktionalität der neuen Version zu vergleichen (ein „Sprung“ über sechs Versionen könnte zu einer schnellen Änderung im Kern des Produkts führen). IXTENT nutzte die Standardfunktionen der neuen Version optimal aus, damit das System nach dem Upgrade so wenig maßgeschneiderten Code wie möglich enthielt, d.h. die Lösung wurde maximal standardisiert. Die neue Version ist buchstäblich ein Generationswechsel (sowohl in Bezug auf die Funktionalität als auch vor allem in Bezug auf die Technologie) der von Unipetrol verwendeten ReadSoft-Lösung (jetzt KOFAX).
Vorteile der IXTENT-Lösung
IXTENT schlug dem Klienten eine Upgrade-Lösung vor. Die Lösung besteht aus einem SAP-Teil (Kofax ReadSoft Process Director, einschließlich der Webanwendung der Genehmigenden), mit dem der Prozess der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen optimiert werden soll, und einem OCR-Teil (Kofax ReadSoft Invoices), der die automatische Datenerkennung und -extraktion ermöglicht. Mit dieser Lösung müssen die Mitarbeiter des Unternehmens Rechnungen nicht manuell in SAP umschreiben, sie müssen den Inhalt jedes Dokuments nicht sorgfältig prüfen – das System führt automatische Prüfungen anhand von Daten in SAP durch, der Genehmigungsprozess ist elektronisch und hat eine feste Ordnung. Diese automatisierte Lösung reduziert die Verwaltungsprozesskosten um 50 Prozent oder mehr.
Nach erfolgreicher Implementierung wurden erneut Tests und Penetrationstests durchgeführt, um die Widerstandsfähigkeit des Systems gegenüber Sicherheitsbedrohungen zu überprüfen. Hana Horálkova, Projekt- und Ressourcenmanagerin von IXTENT, kommentierte die Tests wie folgt: „Die Tests verliefen sehr gut, es wurden nur wenige zu eliminierende Risiken gefunden, an denen wir mit dem Produkthersteller intensiv zusammenarbeiten.“
Der Verlauf der Zusammenarbeit
IXTENT hat bereits mehrere Aufträge bei Unipetrol realisiert – beispielsweise eine umfassende Workflow-Lösung auf den Microsoft Sharepoint- und NINTEX Workflow-Plattformen zur Verwaltung interner Prozesse, eine Lösung für die Rechnungsverarbeitung in SAP auf der ReadSoft-Plattform, und mit diesem Upgrade endet die Zusammenarbeit von dem Klienten mit IXTENT nicht. Ivan Mokříš, Leiter der Applikationen bei Unipetrol, bemerkte zum Projekt: „Der Erfolg des Projekts wird einerseits an der Zufriedenheit des Eigentümers des jeweiligen Geschäftsprozesses und andererseits an der Zufriedenheit der Endbenutzer gemessen. Ich habe positive Rückmeldungen von beiden Gruppen. Meine jahrelange Erfahrung mit IXTENT wurde erneut durch den reibungslosen Ablauf des Projekts bestätigt. Die Reife der gelieferten Lösung zeigt sich, sobald das vorbereitete System die Tests unserer Sicherheitsexperten besteht. Selbst in diesem Kriterium hat sich die gelieferte Lösung mehr als gut bewährt. „
Abbildung: Überprüfung eines Steuerbelegs – Beispiel für das Extrahieren von Daten aus einer Rechnung
