Optimieren Sie Geschäftsprozesse beim Arbeiten im Home Office! Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil, gewinnen Sie die Kontrolle über Dokumente und Chats


In der Zeit der laufenden Arbeit im Homeoffice und schnellen Veränderungen / digitaler Transformation von Unternehmen / ändert sich der Stil unserer Kommunikation … wir kommunizieren per Chat, wir nehmen an Online-Meetings teil, wir arbeiten als Team an Dokumenten in Echtzeit… anders als vorher. Wir müssen die erhaltenen Informationen aufbewahren. Zu diesem Zweck verfügen wir über ein konkurrenzloses, effizientes und kostengünstiges Tool zum einfachen Archivieren, Abrufen, Auditieren oder Extrahieren solch geteilter Informationen, auch zur Erfassung der Kommunikationshistorie im Falle des Weggangs von Teammitgliedern, zum Schutz sensibler Daten, …

Was gewinnen Sie?

  • Management des Lebenszyklus eines Teams in Microsoft Teams
  • Dokumentenberechtigungssystem (wird in die Microsoft Office-Anwendungen übertragen)
  • Kontrolle über die Weitergabe von Geschäftsinformationen
  • Archivierung von Teaminhalten, einschließlich Chats (unerlässlich für die Rückverfolgung von Online-Gesprächen zu bestimmten Teammitgliedern)
  • unkritische Inhalte löschen
  • Datenerfassung, Eliminierung von Duplikaten
  • einfache Archivierung in DMS
  • Mitarbeit in Dokumentenmanagementsystemen über die aktuelle Version des Dokuments
  • Chats mit Kunden nutzen, die Geschichte der Zusammenarbeit erfassen
  • Speicherung und Sicherheit sensibler Informationen
  • ein Backup von Informationen, wenn Teammitglieder gehen

Das Add-In bietet die Möglichkeit der Bearbeitung im Office-Format, ohne dass außer dem Browser eine Clientsoftware installiert werden muss. Alles, was Benutzer benötigen, ist eine Verbindung zu einem DMS und eine

Microsoft Office 365-Lizenz mit einer Abonnementstufe, die den Zugriff auf Office Online unterstützt. Dieses Add-on steht Kunden zur Verfügung, die die OpenText™-Content Suite Platform (CSP) oder OpenText™-Extended ECM in verschiedenen Umgebungen verwenden.

OpenText ™ Extended ECM für Microsoft® Office 365 ™ kombiniert Geschäftsprozesse und Inhalte in Office 365 und beschleunigt die Effizienz im gesamten Unternehmen. Advanced ECM for Microsoft® Office 365 ™ bietet Prozesszusammenarbeit und integriert wichtige Geschäftssysteme wie ERP, CRM und HCM mit Office 365, um die Produktivität zu steigern und den Zugang zu Informationen zu erleichtern, was zu effizienten Prozessen mit konformen und kontrollierten Informationen führt. Advanced ECM for Microsoft® Office 365 ™ integriert mit Microsoft Azure Information Protection verhindert den unbefugten Zugriff auf geschützte Inhalte und schützt vor Datenverlust.

Compliance-Probleme
Die Verwaltung des Lebenszyklus eines Teams und die Erhaltung des Verlaufs der Zusammenarbeit in Microsoft Teams sind besonders wichtig für die Einhaltung externer Vorschriften oder interner Richtlinien zur Unternehmensführung. Sie müssen sicherstellen, dass das Unternehmen die volle Kontrolle über die Teammitgliedschaft hat – insbesondere, wenn die Teammitglieder das Unternehmen verlassen oder nicht mehr Teil des Projekts sind.

Auf der anderen Seite könnte es notwendig sein, dass ihre Beiträge erfasst und aufbewahrt sind, insbesondere wenn ihre Arbeit für das Projekt von entscheidender Bedeutung war und die Einhaltung einer Reihe von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) oder Branchenvorschriften erforderlich war. Sie müssen nachweisen können, dass das Projekt in Übereinstimmung mit den Vorschriften abgeschlossen wurde und dass die Inhalte des Projekts in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Unternehmensführung oder den Branchenvorschriften gesichert wurden.

Die Archivierung von Informationen ist wichtig, wenn Sie Projektdetails überprüfen, nach Best Practices suchen und wichtige Kundeninteraktionen verfolgen müssen. Während das Chatten in Teams wie ein informeller Informationsaustausch erscheinen mag, ist es auch wichtig, diese Berichte über potenziell sensible Informationen zu archivieren. Die Erfassung dieser Chats kann entscheidend sein, insbesondere bei e-Discovery, wo sie verwendet werden können, um Verantwortung zu beweisen oder zu widerlegen.

Sie interessieren sich für die angebotene Lösung? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
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