Der OpenText Content Server gehört zu den am weitesten verbreiteten ECM-Systemen für das Dokumenten- und Informationsmanagement. Unternehmen vertrauen darauf bei der Verwaltung von Verträgen, Projektdokumentationen, SAP-Integrationen und der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Dennoch gibt es typische OpenText Content Server Risiken, die in komplexen Umgebungen auftreten können – und klare Strategien, wie man sie durch Prävention und Best Practices vermeidet.
Erfahren Sie mehr über die 5 häufigsten Probleme im OpenText Content Server, denen wir in Projekten begegnet sind – und wie Sie:
- erkennen, was passieren kann,
- richtig reagieren, wenn ein Incident auftritt,
- und vor allem: wie Sie solchen Situationen vorbeugen
Risikoszenario Nr. 1 – Hängengebliebene Workflows im OpenText Content Server
Was passiert ist:
Ein Unternehmen nutzte Workflows zur Vertragsfreigabe. Nach einer Anpassung der Workflow-Logik trat ein Fehler auf – eine Bedingung lieferte nie „true“. Die Prozesse liefen scheinbar normal, aber Verträge wurden nicht weitergeleitet.
Auswirkungen:
- Wichtige Verträge wurden nicht rechtzeitig unterzeichnet.
- Geschäftschancen verzögerten sich.
- Die Rechtsabteilung musste improvisieren.
Was tun, wenn ein Workflow hängen bleibt:
- Status der Instanzen unter Personal → Workflows prüfen.
- Neues Starten des Workflows stoppen.
- Liste der betroffenen Verträge exportieren und manuell bearbeiten.
- Falls der Fehler nicht behoben werden kann, auf die vorherige Version zurücksetzen.
Prävention & Best Practices:
- Alerts für Workflows einrichten, die länger als X Tage laufen.
- Dashboard mit genehmigten und ausstehenden Verträgen nutzen.
- Änderungen an Workflows immer mit Echtdaten testen.
- Kritische Workflows dokumentieren und Rollback-Plan bereithalten.
Praxistipps:
- SQL-Job, der täglich Workflows prüft, die älter sind, als 5 Tage.
- „Shadow Workflow“ mit Testvertrag einmal pro Woche.
- Automatische Eskalation nach 3 Tagen Inaktivität.
- Aufbewahrung der Workflow Trace Logs mindestens 30 Tage.
Risikoszenario Nr. 2 – Upgrade des OpenText Content Servers und verlorene Metadaten
Was passiert ist:
Ein Unternehmen führte ein Upgrade von Version 16 auf 22.2 durch. In der Testumgebung waren kaum Daten vorhanden. Nach dem Go-Live zeigte sich, dass ein Teil der eigenen Attribute nicht migriert wurden. Dokumente waren zwar vorhanden – Metadaten wie Vertragsnummern oder Projektcodes fehlten jedoch.
Auswirkungen:
- Dokumente waren nicht auffindbar.
- Projektkontinuität ging verloren.
- Manuelle Nacharbeit und Chaos in der Dokumentation.
Was tun bei verlorenen Metadaten im OpenText Content Server:
- Umfang des Problems analysieren – feststellen, wie viele Dokumente ohne Metadaten sind.
- Metadaten aus dem Datenbanksnapshot wiederherstellen.
- Dokumenteninhalte per Dokumenten-ID mit Metadaten abgleichen.
- Im Ernstfall Rollback des Upgrades durchführen.
Prävention & Best Practices:
- Vor jedem Upgrade Snapshot aller Dokument-Metadaten erstellen.
- In der Testumgebung mit Echtdaten und Custom-Attributen arbeiten.
- Einen vorbereiteten und getesteten Rollback-Plan haben.
Praxistipps:
- „Metadata Snapshot Script“ → Export der Attribute in CSV zum Vergleich vor/nach dem Upgrade.
- Hash-Prüfung (MD5/SHA), um Datenverlust auszuschließen.
- Kontrollskript, das Dokumente mit leeren Schlüsselattributen markiert.
Risikoszenario Nr. 3 – Serverausfall im OpenText Content Server
Was passiert ist:
Ein Produktionsunternehmen betrieb den OpenText-Content Server auf eigener Hardware. Nach einem RAID-Controller-Ausfall kam es zum Totalausfall. Ein Disaster-Recovery-Plan existierte, wurde jedoch nie getestet. Das letzte Backup war drei Wochen alt.
Auswirkungen:
- Zwei Tage ohne Zugriff auf Dokumente.
- Stillstehende Projekte und Produktivitätsverlust.
- Kosten in Höhe von mehreren hunderttausend Euro.
Was tun bei einem Ausfall:
- Benutzer und Management sofort informieren, Wiederanlaufzeit schätzen.
- Auf Ersatzhardware oder virtuelle Umgebung umschalten.
- Datenbank und Content Store aus Backup wiederherstellen.
- Datenkonsistenz prüfen.
- Ursache feststellen und die Vorgehensweise dokumentieren.
Prävention & Best Practices:
- Tägliche Backups von Datenbank und Content Store.
- Cluster-/Failover-Lösung implementieren.
- DR-Szenarien regelmäßig (mindestens einmal jährlich) testen.
Praxistipps:
- Jährlicher „DR Drill“ mit Start aus letztem Backup.
- Externer Syslog-Server für Log-Aufbewahrung.
- Hot-Spare-Disks für schnellen RAID-Rebuild.
- Hardware-Monitoring (SMART, Temperatur, Performance).
Sie müssen sich nicht selbst um den OpenText Content Server kümmern.
Wir sind für Sie da, um Ihnen Zeit und Mühe zu ersparen. Wir kümmern uns um die ordnungsgemäße Einrichtung und den Support
Ihres OpenText Content Servers.
Risikoszenario Nr. 4 – SAP-Integration mit veralteten Konnektoren
Was passiert ist:
Die Integration zwischen Content Server und SAP funktionierte jahrelang. Nach einem SAP-Upgrade änderte sich die Struktur der Daten und der aufgerufenen Funktionen. Der Konnektor wurde nicht aktualisiert – Dokumente wurden nicht mehr korrekt gespeichert. Ohne Überwachung bemerkte es wochenlang niemand.
Auswirkungen:
- SAP „sah“ die Dokumente nicht, sie hingen nur im Content Server.
- Fehlende Unterlagen in Logistik und Vertrieb.
- Lieferanten warteten auf nicht freigegebene Bestätigungen.
Was tun, wenn SAP-Content Server-Integration ausfällt:
- Synchronisierung stoppen, um Fehlerausbreitung zu verhindern.
- Logs prüfen und Zeitraum des Problems feststellen.
- Liste der fehlenden Dokumente exportieren.
- Konnektor aktualisieren und Integration erneut starten.
Prävention & Best Practices:
- Nach jedem SAP-Update Integrationsszenarien testen.
- Monitoring der Übertragungen und Alerts bei Fehlern einrichten.
- Regelmäßige Audits der Integrationspunkte durchführen.
Praxistipps:
- Tägliches Testdokument zur Funktionsprüfung.
- Alert bei fehlgeschlagener Übertragung.
- Kontrllreport mit Anzahl übertragener Dokumente.
- Eindeutige Verantwortung für Integration festlegen.
Diese Probleme kommen im OpenText Content Server öfter vor, wenn das System nicht richtig eingestellt ist.
Risikoszenario Nr. 5 – Berechtigungen im OpenText Content Server und versehentlich gelöschter Workspace
Was passiert ist:
Zugriffsrechte wurden ad hoc vergeben. Im Laufe der Zeit erhielten Standardnutzer mehr Berechtigungen als notwendig. Einer von ihnen löschte versehentlich einen gesamten Projekt-Workspace.
Auswirkungen:
- Projektdokumentation mehrere Tage verloren.
- Wiederherstellung kostete Zeit und Geld.
- Zweifel an der Systemsicherheit seitens der Leitung.
Was tun, wenn ein Workspace gelöscht wurde:
- Wiederherstellung aus letztem Backup.
- Berechtigungsaudit durchführen.
- Vorübergehend beschränkte Zugriffe nur für Administratoren.
- Team informieren und Wiederherstellungspla
Prävention & Best Practices:
- Prinzip der „geringsten erforderlichen Rechte“ anwenden.
- Papierkorb für gelöschte Objekte aktivieren.
- Regelmäßige Berechtigungsreviews.
- Jede höhere Berechtigungszuweisung dokumentieren.
Praxistipps:
- Export der Berechtigungen in Excel, vierteljährliche Kontrolle mit den Geschäftsabteilungen.
- Alert bei Massenlöschung.
- Rollenbasierter Zugriff statt individueller Rechte.
- Records Management zur Datensicherung.
- Regelmäßige Prüfung der Audit-Logs.
Fazit
Der OpenText Content Server ist ein leistungsstarkes System für Dokumenten- und Prozessmanagement. Risikoszenarien entstehen nicht durch Unzuverlässigkeit, sondern durch seine Komplexität und tiefe Integration in die Geschäftsprozesse.
Die gute Nachricht: Für jedes Problem gibt es eine Lösung.
Die noch bessere: Mit richtigem Setup, Monitoring und Prävention lassen sich diese Risiken vollständig vermeiden.Wir haben Dutzende Projekte mit dem OpenText Content Server erfolgreich umgesetzt – und wissen, wie solche Situationen zu meistern sind.
Mit uns müssen Sie das nicht allein bewältigen – wir helfen Ihnen, Ihr System sicher und zuverlässig zu betreiben.
