Organisation Prozessmanagement

Der Handelsprozess besteht aus Menschen, Informationsinhalten und Applikationen der Organisation. Die Produktivität und der Wert der Zusammenarbeit dieser ganzen Kette können nur dann gesteigert werden, wenn diese drei Elemente in einer integrierten Umgebung zusammenarbeiten. Das allgemeine Ziel der Prozesssteuerung ist die Optimalisierung von Prozessen, sodass die Organisation auf dynamische Änderungen des Marktes und der Bedürfnisse der Kunden reagieren kann. Das Business Process Management (BPM) bietet Mittel für die Steuerung, Optimalisierung, Automatisierung und Transparenz von Unternehmens- und Kundenprozessen. Falls dies mithilfe von Software erzielt wird, ist der Effekt positiv und die Vorteile erheblich.

Das BPM ist ein komplexes Werkzeug für die Steuerung und Verwaltung von unternehmensinternen und geschäftlichen Prozessen während ihres gesamten Lebenszyklus

Typische Geschäftsfälle für den Einsatz von BPM sind beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen, Anträge auf Dienstreisen oder Urlaube, die Erstellung und Genehmigung von Angeboten, Verträge oder komplizierte Prozesse wie die Abwicklung von Versicherungsfällen oder die Bewilligung von Bankkrediten. Allgemein gilt, dass jede Organisation ihre eigenen Schlüsselprozesse hat. Notwendige Bedingungen für die Produktivität und Effektivität von Prozessen sind nur dann gegeben, falls Menschen, Unternehmensapplikationen und Informationsinhalte in gegenseitiger Übereinstimmung zusammenarbeiten.

Das IXTENT Business Process Management umfasst:

  • Initialisierung von Prozessen aufgrund von Ereignissen und Regeln – das BPM ermöglicht automatisierte Reaktionen aufgrund konkreter Ereignisse und vorgegebener Regeln;
  • Prozessverantwortung, Monitoring und Reporting – das BPM umfasst anspruchsvolle Werkzeuge für die Überwachung, Verwaltung und Auswertung von Prozessen im System und Werkzeuge für eine optimale Entscheidungsfindung und Steuerung mithilfe einer Kontrolle von Bewilligungsvorgängen. Diese vordefinierten Werkzeuge ermöglichen eine detaillierte Analyse momentaner und vergangener Prozessinformationen und gültiger Prozessänderungen;
  • Grafische Entwürfe und Modelle von Prozessen – die anwenderfreundliche grafische Ausführung ermöglicht ein schnelles und einfaches Modellieren von Prozessen oder die Schaffung von Formularen zu den einzelnen Schritten des Workflows;
  • Anwenderfreundliches Interface – die Integrierung des BPM in die unternehmenseigenen ERP-Systeme oder ererbten Applikationen stellt nicht nur den Prozessflow sicher, sondern schafft vor allem ein anwenderfreundliches Interface für Mitarbeiter, die mit verschiedenen Applikationen arbeiten;
  • Verknüpfung von Informationsinhalten mit Prozessen – das BPM ermöglicht die Integrierung in eine große Bandbreite an Systemen: Verschiedene Datenbanken, ERP-Systeme (z. B. SAP), SCM und CRM, Microsoft Sharepoint Server, Office-Applikationen, Microsoft Outlook usw. Das BPM unterstützt internationale Standards (Workflow Managment Coalition Interface), was die Verknüpfbarkeit mit den verschiedensten Systemen und Applikationen gewährleistet;
  • Prozesswerkzeuge und Skalierbarkeit – die Steuerung unterschiedlicher Geschäftsprozesse und ihre Verknüpfung zu einem komplexen Prozess und die fast unbegrenzte Skalierbarkeit der Systemleistung ermöglichen ein Wachstum des Systems gemeinsam mit den Bedürfnissen des Kunden.

Hauptvorteile

  • Steigerung der Leistungsfähigkeit und der Konkurrenzfähigkeit der Organisation,
  • Steigerung der Steuerungsgeschwindigkeit und Verkürzung der Reaktionsdauer auf die Bedürfnisse des Kunden,
  • Minimalisierung des Risikos von Entscheidungen aufgrund irrelevanter Informationen,
  • Optimalisierung der internen und externen Prozesse mithilfe von Modellen und der Übertragung in die elektronische Form,
  • Reduktion von Transaktionskosten,
  • Gute Erreichbarkeit von Informationen in der Zeit und im Rahmen von Nutzerberechtigungen,
  • Berücksichtigung von legislativen Anforderungen und Reduktion des Unternehmensrisikos.