Jakub Humpolec

„Das Allerbeste ist, Angestellter eines guten Arbeitgebers zu sein. Und genau das ist IXTENT. Wir bemühen uns, ein guter Arbeitgeber zu sein. Es ist ganz schön viel Arbeit und für den Geschäftsführer und Eigentümer eine sehr große Verantwortung.“

Was brachte Sie auf die Idee, Ihre eigene Firma zu gründen? Wollten Sie nicht mehr angestellt sein?

Eher im Gegenteil, wir waren nicht mehr als Angestellte gefragt. Unser gemeinsamer Chef reiste aus der Schweiz an, teilte uns mit, dass die Prager Filiale geschlossen wird, teilte allen Kündigungen aus und fuhr wieder ab. Vít leitete den Handelsverkehr, ich war für die Dienstleistungen zuständig und keiner von uns wollte seine Arbeit nur so stehen lassen und gehen. Wir hatten laufende Projekte, Vít war geschäftlich erfolgreich… Die einzige Möglichkeit, wie wir unsere jahrelange Arbeit retten konnten, war die Gründung einer vollkommen neuen Gesellschaft. Wir hatten keine Zeit, allzu sehr darüber nachzudenken, und ehrlich gesagt hatten wir keine Ahnung, was uns erwartete und wie es weitergehen würde.

Wie lange hattet ihr euch vor der Gründung von IXTENT gekannt?

IXTENT gründeten wir im Jahr 2003, zuvor waren wir Kollegen in der Gesellschaft IXOS, wo Vít im Jahr 1999 angetreten war = also kennen wir uns seit dem vergangenen Jahrhundert.

Wie sucht man sich einen Partner für sein unternehmerisches Vorhaben aus?

Sie können nach allen möglichen Kriterien auswählen und trotzdem nie ganz sicher sein, ob die Wahl gut oder schlecht war. Erfolg entsteht dadurch, wie sie sich zueinander verhalten, wie sie entstandene Probleme lösen und wie sie Vertrauen aufbauen. Vít und ich, wir sind nicht gleich, wir haben sehr unterschiedliche Ansichten und sind häufig anderer Meinung. Er kann das, was ich nicht kann, und ich hoffe, dass es auch umgekehrt der Fall ist. Wenn sie 50:50 Miteigentümer einer Firma sind, sind manche Entscheidungen gar nicht so einfach! Es ist wie eine Ehe. Uns ist es gelungen, gemeinsam eine hervorragende Partnerschaft aufzubauen. Eigentlich habe ich mir Vít gar nicht als Partner ausgesucht, aber während unserer gemeinsamen 16 Jahre habe ich diese Wahl nie bereut. Während all dieser Jahre habe ich niemanden anderen getroffen, mit dem ich mir vorstellen könnte, IXTENT aufzubauen.

Geht ihr einander nach 16 Jahren nicht schon auf die Nerven?

Nein.

Sie sind sehr verschieden… Was machen sie, wenn sie in entscheidenden Fragen unterschiedlicher Meinung sind?

Wir haben recht vernünftig aufgeteilte Kompetenzen und im betreffenden Bereich entscheidet derjenige, der ihn besser kennt oder mehr Erfahrungen hat. Wir bemühen uns, rechtzeitig zu entscheiden, wer das sein wird, damit wir dem Team nicht unterschiedliche Entscheidungen zu demselben Problem vorlegen – die Firma benimmt sich zu einem gewissen Maße wie ein Kind, vielleicht wird ja Papa erlauben, was Mama verboten hat. Wir bemühen uns, einer elterlichen Meinung zu sein. Ich bin überzeugt, dass unsere Mitarbeiter das zu schätzen wissen.

Wie nehmen sie es jetzt wahr – auf welcher Seite ist es besser? Angestellter oder Arbeitgeber? (Und warum…)

Das Allerbeste ist, Angestellter eines guten Arbeitgebers zu sein. Und genau das ist IXTENT. Wir bemühen uns, ein guter Arbeitgeber zu sein. Es ist ganz schön viel Arbeit und für den Geschäftsführer und Eigentümer eine sehr große Verantwortung. Unsere Mitarbeiter sind gut geschützt. Ich will hier nicht über Politik sprechen, aber der Arbeitnehmerschutz und die unflexible Regelung von Kündigungen und Abfertigungen entsprechen ganz und gar nicht dem Zustand des IT-Arbeitsmarktes. Ein schlecht eingestellter und wieder entlassener Mitarbeiter kostet uns viel Geld. Im Gegensatz dazu können sich Angestellte frei auf dem Arbeitsmarkt bewegen, mit minimalen Ausfallzeiten, netten Zusatzleistungen und ohne sich den Kopf über die Umsatzrentabilität oder Erhaltbarkeit der Firma zerbrechen zu müssen.

Sind sie der Selbstreflexion fähig oder gewillt? Denken sie darüber nach, wie ihnen die Arbeit unter ihrer Führung gefallen würde?

Tatsächlich ist es so, dass Vít in manchen Positionen oder Situationen (z. B. Finanzdirektor) mein Vorgesetzter ist und umgekehrt. Wir müssen also nicht darüber nachdenken, wir leben es manchmal. Wir haben einen ganz unterschiedlichen Manager-Stil. Selbstreflexion ist für mich, von Vít und heute auch von anderen Managern in der Firma das zu übernehmen, was mir an ihrem Stil gefällt.

Sie haben eine freundschaftliche Beziehung zu ihren Angestellten (und wir schätzen das sehr) – haben sie das schon einmal bereut?

Es ist nicht einfach, Freundschaft und Professionalität auf die Reihe zu bekommen. Eine gute Firma muss sich professionell und gleichzeitig freundlich verhalten. Es ist schwer, unangenehme Dinge mit jemandem zu besprechen, zu dem sie eine sehr gute Beziehung haben. Nicht zu schweigen von Abschieden. Es ist ganz natürlich, dass Kollegen uns verlassen und neue Herausforderungen suchen. Wenn ein solcher Kollege aber 10 Jahre lang einer der Grundsteine unserer Gesellschaft war, ist es schwer, sich damit abzufinden, es nicht persönlich zu nehmen und die Kraft zu finden, Ersatz für ihn zu suchen. Aber auch das haben wir schon gelernt. Und einige Kollegen haben uns verlassen und sind dann wieder zurückgekehrt, das freut uns ganz besonders.

Heute umfasst das Team 40 Menschen, wie groß war das Gründerteam (sie beide und wie viele weitere Kollegen auf welchen Positionen)?

Gründerteam, das klingt schrecklich. Ich verlasse mich jetzt mal darauf, dass Vít diese Frage beantworten kann, er hat ein hervorragendes Gedächtnis, was und wie geschehen ist. Falls das Gründerteam diejenigen sind, die etwa im ersten Unternehmensjahr angetreten sind, dann sind neben uns beiden noch vier Kollegen da – Majka, Viktor (mit einer kurzen Pause), Lída und Terka (falls auch Kolleginnen im Mutterschaftsurlaub mitgerechnet werden). Für unser Unternehmen brauchen wir einen guten Geschäftsmann, einen Projektleiter und Konsultanten. Zu Beginn kamen wir ohne Entwickler aus, die kamen erst später dazu.

Wie entstand der Name der Firma?

Wir wollten eine Kontinuität mit der Arbeit, die wir im Rahmen der Firma IXOS geleistet hatten, beibehalten, also waren die ersten zwei Buchstaben eindeutig. Der Rest richtete sich nach freien Domains mit .com und .cz, sonst ist da nichts dahinter.

Wenn sie eine Zeitreise vor die Gründung von IXTENT unternehmen könnten und all das wissen würden, was sich seitdem abgespielt hat – würden sie die Firma nochmal gründen?

Hier erlaube ich mir eine knappe Antwort: JA.

Wie bringen sie ihr persönliches Leben und die Arbeit unter einen Hut? Bringen sie Arbeit mit nach Hause?

Vergessen sie nicht, dass die Firma schon 16 Jahre lang existiert. Die Antwort auf diese Frage ändert sich allmählich. Zur Zeit der Firmengründung hatten wir kleine Kinder und auch ihre Bedürfnisse haben sich im Verlauf der Jahre geändert. Heute gelingt es mir schon, aber es ist die Frage, ob ich endlich die richtige Lösung gefunden habe oder ob sich einfach die Firma und die Familie soweit verändert haben, dass die Lösung greifbar ist.
Meine Arbeit trage ich im Kopf und sie ist jederzeit präsent, auch zu Hause. Die besten Ideen habe ich außerhalb des Büros. Das ist nicht trennbar, ich versuche es auch gar nicht – ich bin nur ein Mensch und enthalte alles, was ich bin.

Besprechen sie große Schritte und Entscheidungen mit ihren Ehefrauen?

Ja. Oft stoße ich hier auf härteren Widerstand als in der Arbeit. Es gibt nichts Besseres, als ein Problem einem außenstehenden Beobachter erklären zu müssen. Sie bekommen dabei eine unbefangene Sichtweise und begreifen zahlreiche Zusammenhänge.

Was ist für sie die schwerste Aufgabe im Rahmen der Firmenleitung?

Die Kunst, nein zu sagen. Ein Stück von jemandes Arbeit zu nehmen und es in den Kanal zu schmeißen, weil wir wissen, dass es zu Problemen führen würde. Jemanden umarbeiten und umarbeiten und nochmals umarbeiten zu lassen, damit das Ergebnis perfekt ist. Die Kollegen glauben manchmal, dass es etwas persönliches ist, aber es ist eher etwas zwischen Erfahrung und Vorahnung, dass wir schlecht enden könnten, wenn wir unsere Arbeit nicht richtig machen.

Und was ist die ödeste Arbeit, womit ringen sie am meisten?

Das ödeste ist das Marketing, die Abteilung denkt sich immer Aufgaben aus, an denen ich dann weit über Mitternacht arbeiten muss. Versuchen sie um 01:16 Uhr zu beschreiben, wie sie das persönliche und das Arbeitsleben unter einen Hut bringen. Aber das ist natürlich nur als Scherz gemeint.

Was kompliziert einem Unternehmer in der heutigen Zeit das Leben? Ich denke an den Amtsschimmel…

Der Amtsschimmel war immer schon da und wird es auch bleiben. Wir sind aber geschickte Leute und kommen mit dem Papierkram immer irgendwie zurecht. Was mir das Leben aber immer stärker kompliziert, ist der Mangel an wirklich guten Leuten auf dem Arbeitsmarkt.

Was ist ihnen im Rahmen ihres Arbeitslebens für IXTENT am besten gelungen, worauf sind sie stolz?

Es ist uns gelungen, bei zahlreichen bekannten Firmen Systeme einzuführen, ohne die die Unternehmen nicht auskommen und die täglich im Einsatz sind. Ich bin stolz darauf, dass ich überall auf die Logos unserer Kunden treffe und (nicht nur) meinen Kindern erzählen kann, dass auch meine Arbeit dieses Produkt oder diese Dienstleistung möglich gemacht hat.

Wir befinden uns in der Zeit der bisher größten Blüte der Firme (wir haben das erfolgreichste Finanzjahr hinter uns, 25 laufende Projekte pro Tag, eine rekordmäßige Anzahl von Mitarbeitern,…). Sie haben aber auch kritische Momente gemeistert (beispielsweise die letzte Wirtschaftskrise) – was hat ihnen in dieser Zeit geholfen, die Firma über dem Wasser zu halten? Wie sah die Überlebensstrategie aus?

Unsere Mitarbeiter. Kunden mit langfristigen Kontrakten, so genannte Instandhaltungsverträge. Die Fähigkeit, schnell auf preisgünstigere Technologien übergehen zu können. Die regelmäßig wiederholte Kontrolle der Kosten und des Cashflows. Die Fähigkeit, sich einzugestehen, dass wir jetzt einen Schritt zurück machen und abwarten müssen. Das sprichwörtliche Bisschen Glück. Und gerade jetzt wird mir klar, dass die Genügsamkeit und der gesunde Menschenverstand in der Zeit des Wachstums die vielleicht wichtigsten Faktoren sind. Konkurrenten, die ihre Firmen mit extrem teurer Ausstattung vollgestopft haben und darauf vertraut haben, dass sie sie sicher auslasten können, sind dann schnell zugrunde gegangen.

Wo sehen sie ihre Firma in fünf Jahren?

Sie wird noch besser, geschickter und effektiver sein. Vielleicht wird sie nicht größer sein, falls es uns die Wirtschaftslage nicht erlaubt. Wir bauen nicht auf andauerndem Wachstum und können auch den Fuß vom Gas nehmen, wenn es uns schlecht geht. Was wir aber unermüdlich und immer wieder machen, ist die Verbesserung der Prozesse, des Workflows, der internen Systeme, der Schätzungen, der Reports, der Beziehungen, der Produkte und unserer Arbeitsumgebung – diese ständigen Verbesserungen halte ich für sinnvoll.

Warum haben sie sich für ihr Unternehmen die DMS-Branche ausgesucht?

Wir sind beide sehr ordnungsliebend und DMS macht Ordnung in den Firmen. DMS-Systeme braucht jede beliebige Firma, mit jeglichem Unternehmensgegenstand, in verschiedenen Abteilungen. Wir können so auch andere Branchen kennenlernen und vergleichen, wie verschiedene Firmen intern organisiert sind. Es wird nie langweilig!

Was kann IXTENT seinen Kunden anbieten, das die Konkurrenz nicht hat?

Fokus. Wir spezialisieren uns eng auf den DMS-Bereich und streuen unsere Aufmerksamkeit nicht auf Implementierungen anderer Lösungen. Die Konkurrenz beschäftigt ihre Konsultanten auch mit anderen Projekten, falls sie gerade keine Arbeit im DMS-Bereich hat, und verliert so ihre Kompetenzen. Unsere Leute machen nur DMS und die Kunden wissen das zu schätzen.

Wie groß muss eine Firma sein, damit DMS (von OpenText) für sie rentabel wird?

Das liegt überhaupt nicht an der Größe der Firma, sondern an der Menge der anfallenden Dokumente und am Bedürfnis, Ordnung in den Dokumenten zu haben. Beziehungsweise am Preis, den sie für Unordnung zahlen. Auf einer Seite der Rentabilitätsgleichung ist der Preis unseres Projekts, auf der anderen Seite möchten wir aber wissen, was für den Kunden wichtig ist, wie wichtig ihm die Zeit seiner Mitarbeiter ist und wie viel ihn verlorene Rechtsstreitigkeiten und verschiedene Strafzahlungen kosten. DMS kann schon in Firmen ab 10 Mitarbeitern sehr gut rentabel sein.

Für wie große Firmen ist DMS unerlässlich?

Wenn wir neue Mitarbeiter einschulen, erklären wir ihnen, dass die primitivste Form eines DMS eine Computerfestplatte ist, auf die jemand eine Datei speichert. Unser DMS ist einfach nur eine luxuriöse Form der grundlegenden Idee über die Organisation von Dokumenten. Irgendeine Form des DMS ist ausnahmslos in jeder Firma notwendig, es geht nur darum, ob die Firma auf einem Plastikrad für Kinder fahren möchte oder sich doch lieber ein richtiges Auto anschafft. Ähnlich könnten sie auch fragen, ob eine Firma eine Firmenkultur benötigt. Da gibt es nichts zu entscheiden, irgendeine Firmenkultur ist immer da. Und nur so nebenbei gesagt, ein DMS hat erheblichen Einfluss auf die Firmenkultur, denn auf einmal besteht Ordnung innerhalb der Firma, die Dokumente sind übersichtlich und es ist auf den ersten Blick klar, was bewilligt wurde und was nicht.

Warum sollte der Kunde ein DMS von OpenText wählen? Was sind seine Vorteile? (Neben der dominanten Marktposition, dem guten Namen und der Vertrauenswürdigkeit des Anbieters auf dem Markt, der Referenzen/Erfahrungen, der sicheren Instandhaltung und Aktualisierung, der Kompatibilität mit anderen Systemen,…?)

Das ist ganz einfach, denn das DMS von OpenText wird von UNS implementiert!!! Jetzt aber im Ernst – wissen sie etwas über Gartner-Quadranten? Schauen sie da mal rein. Oder fragen sie uns und wir zeigen sie ihnen.

Wie würden sie mit einem Satz folgende Frage des Direktors der Firma XY beantworten: „Warum sollte ich in meiner Firma ein DMS haben?“

Weil sie die Möglichkeit haben möchten, jede Rechnung, jeden Vertrag und jedes Auftragsdokument, mit denen ihre Angestellten arbeiten, einzusehen. Sie müssen das nicht täglich machen, aber allein die Möglichkeit, dass sie das tun können, hat ganz erheblichen Einfluss auf die Arbeitsqualität ihrer Teams.

Vielen Dank für das Gespräch! Noch eine letzte Frage: Wenn sie bei der Zauberfee einen Wunsch für die nächsten 16 Jahre ihrer Firma frei hätten, was wäre das?

Dass wir hellwach und aktiv bleiben und nicht faul werden.