Ziel des Projekts für das Eisenbahnunternehmen war eine vollständige Agenda der Lieferantenrechnungen – sowohl die Elektronisierung der Einnahmen als auch deren Umlauf im Unternehmen, dabei war es auch notwendig, alle Anforderungen der tschechischen und europäischen Gesetzgebung zu erfüllen. Last but not least musste die am besten geeignete Plattform gefunden werden, die die nahtlose Integration neuer Funktionen in das vom Kunden verwendete SAP- und ERP-System ermöglicht.

Das Projekt umfasste folgende Bereiche: Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail, Datenbox oder direkter elektronischer Austausch von Dokumenten; Umwandlung von Papierrechnungen in elektronische Form; Extrahieren von Daten aus der Rechnung; Speichern signierter elektronischer Rechnungen im DMS-Datenspeicher; Verfügbarkeit eines Rechnungsscans direkt aus der Buchhaltung; Gewährleistung des elektronischen Umlaufs von Rechnungen zwischen den verschiedenen Phasen der Prüfer und der Genehmigenden bis zur Rechnungslegung, einschließlich der Kommunikation zwischen den Benutzern; Übertragung von Informationen aus extrahierten Rechnungen für die Cashflow-Planung.

Die IXTENT-Lösung bestand aus: Implementierung des SAP Vendor Invoice Management-Moduls (OpenText); Änderungen der Module für Finanzbuchhaltung und Lagerverwaltung, einschließlich der Logistik, Änderungen des SAP Content Servers zur Verwendung als (SAP) Document Management System, Änderungen im SAP-Workflow, Erweiterung um die Komponente zur optischen Zeichenerkennung (Invoice Capture Center (ICC) von OpenText), Erweiterung mit Document Pipeline (OpenText) – einem Tool zum Arbeiten mit Dokumenten (Konvertieren, Signieren, Archivieren usw.).

Lösungsschema:


Wie funktioniert es in SAP? Eingehende Papierrechnungen werden am Eingang gescannt. Anschließend werden sie zusammen mit Rechnungen, die als Anhänge von E-Mail- und Datennachrichten oder EDI empfangen wurden, im SAP Content Server-Repository archiviert und mit einer eindeutigen 30-stelligen Kennung gekennzeichnet. Anschließend werden sie an SAP VIM gesendet, wo sie zur Verarbeitung mit einer 12- stelligen Nummer (DP-Document Processing Number) gekennzeichnet werden. Die Extraktion von Daten aus Rechnungen erfolgt nach dem Senden an den ICC, wo Daten wie Lieferantennummer, Adresse, Währung, Ausstellungsdatum, Datum der steuerpflichtigen Leistung und andere extrahiert werden. Das Dokument wird nach der Verarbeitung an SAP VIM zurückgesendet. Anschließend werden die extrahierten Daten anhand des Rechnungsbilds überprüft und Ausnahmen verarbeitet (Überprüfung auf Datenabweichungen oder fehlende Daten). Einer der letzten Teile des Prozesses ist die umfassende Genehmigung der Rechnung. Sobald alle Anforderungen erfüllt sind, wird die Faktur in der entsprechenden SAP-Standardtransaktion freigegeben.

Der Vorteil der Lösung liegt in:

  • Einsparungen von bis zu 50% der internen Personalkosten (dank der Automatisierung und Robotisierung des Prozesses können Mitarbeiter zu einer qualifizierteren Arbeit herangezogen werden, während die Rückflussdauer der Investition kurz ist (nach ca. 12 bis 14 Monaten).
  • Minimierung des Risikos menschlicher Fehler (beim Umschreiben von Daten),
  • Beschleunigung und Rationalisierung des gesamten Dokumentenumlaufprozesses.