Es hat keinen Sinn, darüber zu diskutieren, ob ein elektronisches Dokument den gesetzlichen
Anforderungen entspricht oder nicht. Es entspricht ihnen. Bleibt nur noch die Frage, welche Vorteile es bringt, Papierdokumente durch elektronische zu ersetzen, und warum man sie so schnell wie möglich verwenden sollte.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Der Nutzen der Verwendung elektronischer Dokumente lässt sich sehr einfach an einem Dokument
wie einer Rechnung demonstrieren, dem jedes Unternehmen und jede Organisation täglich
begegnet.

  • Der Standardpreis für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung in Papierform beträgt mindestens 50 CZK (2 Euro)/Stück, je nach Art der Organisation auch mehr. Nach der Umstellung auf die elektronische Abwicklung von Rechnungen erreichen wir jedoch einen Betrag von weniger als 1/10 davon pro Stück. Und wir betrachten dabei nur den finanziellen Aspekt.
  • Allein durch die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsanforderung und die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird der Prozess deutlich günstiger und schneller.
  • Porto, Umschläge, Scannen, Vervielfältigung, Verteilung und andere beliebte Verwaltungstätigkeiten entfallen.
  • Und noch ein besonderer Grund – wenn Sie ein elektronisches Dokument erhalten und mit einem Papierdokument arbeiten, ist eine kostenpflichtige Konvertierung in Papierform erforderlich.

Eine ähnliche Vorteilsliste findet sich natürlich auch für andere Dokumentenarten.

Konzentrieren wir uns weiterhin auf den uns allen bekannten Typ von Dokumenten, der Rechnung. Aus diesem Dokument kann dann der Prozess für andere Arten von Dokumenten abgeleitet und modifiziert werden. Lassen Sie uns reale Beispiele aus der Praxis für unterschiedliche Unternehmenstypen, Dokumente, Prozesse, Umgebungen, Unternehmensgrößen etc. zeigen.

Allgemeines und kurzes Rechnungsverarbeitungsschema

  • Der Bearbeitungsprozess ist bei einer Papierrechnung am längsten und kompliziertesten, wenn die Rechnung vor ihrer elektronischen Verarbeitung vorbereitet werden muss, z.B. aus dem Umschlag nehmen, Klammer entfernen und dann scannen.
  • Eine weitere weit verbreitete Art ist die Zustellung per E-Mail, gefolgt von einer Auswahl von Auszügen aus E-Mail-Nachrichten, mit denen Dokumente in verschiedenen Bildformaten
    ankommen – zB. .pdf, .jpg, .tiff usw. Alternativ werden zusätzlich zu dem eingehenden Bild Informationen in einer .xml-Datei mitgeliefert.
  • Das Dokument kann auch über die Datenbox eingegeben werden. In diesem Fall nutzen innovative Unternehmen die automatische bidirektionale Kommunikation mit der Datenbox über einen automatischen Konnektor. Ein Beispiel für einen solchen Konnektor ist der IXTENT ISDS Connector, der für verschiedene Arten von Systemen vorbereitet ist – Outlook, Share Point, SAP, OpenText, DMS im Allgemeinen usw. In diesem Fall arbeitet man sowohl mit der angehängten Bildvorlage des Dokuments als auch mit den Metadaten des .zfo-Datenboxformats. Das weitere Routing zur Verarbeitung beim Empfangen oder beim Senden von Nachrichten erfolgt in der Regel durch WF. Die Kommunikation über Mailboxen ist natürlich wegen der Verantwortung der Führungskräfte und der Inhalte natürlich eine heikle Angelegenheit.
  • Eine weitere Möglichkeit des allgemeinen europäischen Standards ist die Eingabe des .xml-Formats selbst in das System, was in der Praxis bedeutet, dass das .xml direkt vom Versandinformationssystem generiert wird.

Die Qualität des eingehenden Dokuments ist extrem wichtig für die Qualität der eigenen automatischen Verarbeitung des eingehenden Dokuments – typischerweise die Extraktion von Daten aus der Rechnung, die anschließende Kontrolle, die Freigabe sowie der automatische Zahlungsprozess.

Die OCR/ICR-Extraktionsmaschine (SW-Tool zum Extrahieren der Inhalte von Papierdokumenten) soll in erster Linie die menschliche Arbeitskraft ersetzen, sie billiger machen, den Prozess beschleunigen und die Fehlerquote reduzieren. Das OCR/ICR-Tool mag hochwertige Dokumente, die idealerweise direkt aus dem ERP-System des Lieferanten generiert werden. Werden sie am Eingang gescannt, ist die professionelle Qualität des Scans für die Qualität, Schnelligkeit und Reduzierung der Fehlerquote des Folgeprozesses zwingend erforderlich.

Ein Fehler wird mit extrem hohen Reparatur- oder Bearbeitungskosten geahndet. Als letzten Ausweg müssen wir den Prozess ganz an den Anfang zurückbringen. Vergessen Sie also die Scanner aus den „Einkaufszentren“. Sie werden Sie letztlich mehr Geld kosten, mit ihnen zu arbeiten ist mühsam und Sie werden sie sowieso bald wegwerfen.

Praktische Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsverarbeitungsprozess

Und jetzt kommen wir zur praktischen Erfahrung mit dem Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung für 4 Musterkunden. Auch die Implementierung anderer Arten von Dokumenten (Verträge, Geschäftsdokumentation, Produktionsdokumentation, Personaldokumentation, Wartungsdokumente, Qualitätsdokumentation usw.) könnten wir auf ähnliche Weise beschreiben.

Kunde A

Bei kleinen Unternehmen ist die Einführung des elektronischen Rechnungsversands eine einfache
Sache – die Umstellung ist in 5 Schritten möglich:

  1. Lust auf Veränderung und Druck auf die Kunden und innerhalb des Unternehmens, Papierdokumente auf elektronische Dokumente umzustellen.
  2. Organisatorische Änderung – Entscheidung des Eigentümers oder des Managements.
  3. Technische Ausrüstung – in der Größenordnung von Tausenden/Zehntausenden von Tschechischen Kronen für SW-Lizenzen.
  4. Dauer der Implementierung – in der Größenordnung von Tagen.
  5. Dann nur noch das elektronische Dokument generieren, elektronisch signieren und an den Kunden senden.

Bei größeren Unternehmen ist die Implementierung mit der Einrichtung oder Änderung des
Workflows oder der automatischen Generierung signierter elektronischer Dokumente verbunden.

Eine weitere mögliche Optimierung ist beispielsweise die Einführung einer elektronischen Anforderung zur Generierung eines Dokuments, beispielsweise einer Rechnungsart mit oder ohne Anbindung an ein Informationssystem, einer Bestellung etc. Dadurch wird der Prozess günstiger undkürzer. Am Ende sind Sie in der Lage, jederzeit und von überall eine Rechnung in Minuten auszustellen. Alles ist klar, durchsuchbar, berichtsfähig. Und das ist schon das Geld auf dem Konto wert.

„Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hat von der ersten Idee bis zur Produktion 5 Monate gedauert. Die eigentliche Implementierung dauerte jedoch nur wenige Arbeitstage. Die restliche Zeit wurde für organisatorische Veränderungen und Veränderungen im Prozess gegenüber den Kunden benötigt, bei denen bereits gewöhnlicherweise ein gewisses Maß an Widerständen und ein Mangel an Veränderungsbereitschaft herrschen. Allerdings ist anzumerken, dass vielversprechende Interessenten mit (unserer Erfahrung nach ca. 65 % des Portfolios) diese Umstellung eher begrüßten, und gleichzeitig ca. 10 % des Portfolios sogar eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung forderten.“

Die Vorteile sind gegenseitig:

  • Drastische Verkürzung der Zeit von der Annahme der Lieferung bis zur Ausstellung der Rechnung und deren Lieferung überall auf der Welt innerhalb von zehn Minuten.
  • Erzielung eines Bruchteils (ca. 1/10) der ursprünglichen Dokumentenfreigabekosten.
  • Erhebliche Reduzierung der Kosten für das Eintreiben überfälliger Forderungen.
  • Verkürzung der Laufzeit mit deutlich positiver Auswirkung auf Cash Flow und Treasury des Unternehmens.
  • Nachweisbare Rechnungsstellung und anschließende Archivierung im Einklang mit dem Gesetz.
  • Rückverfolgbarkeit, Auffindbarbarkeit, in Kombination mit einer Datenbox für CZ-Bewohner, dann absolut.
  • Klare Einführung in das System des Kunden, Vermeidung von Dokumenten-„Verlusten“ und Dokumententourismus.
  • Hohe Qualität der gelieferten Dokumente für eine eventuelle maschinelle Weiterverarbeitung beim Kunden, wodurch auch der Kunde Kosten spart (Digitalisierung entfällt, Dokument wird auch für eine spätere Archivierung aufbereitet etc.).

Kunde B: Umsetzung der Papierrechnungserfassung gleichzeitig mit elektronischen Rechnungen über Datenboxen.

Der Kunde betreibt mehrere Buchhaltungssysteme und mehrere Buchungskreise, für die das System vorbereitet sein muss. Anschließend werden die Dokumente verarbeitet – extrahiert durch eine OCR Maschine, unter Verwendung eines einheitlichen Profils für den Typ „Rechnung“ für alle Buchungskreise. Das Ziel ist die Einfachheit und Standardisierung von Verfahren, was die interne Komplexität der Organisation als Ergebnis der Implementierung vereinfacht.

Die Dokumente landen in einem elektronischen Archiv und sind somit für eventuelle Kontrollen etc. leicht zugänglich und nachvollziehbar. Vor der Ablage wird das Dokument mit einem Zeitstempel und einer elektronischen Signatur versehen. Dies gewährleistet die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und die Integrität des Dokuments. Dokumente werden der Einfachheit halber zentral verarbeitet, einschließlich ihrer Prüfung. Eine weitere Effizienz des Bearbeitungsprozesses wird durch den nachgeschalteten Genehmigungsworkflow (WF) des Informationssystems oder der Webanwendung mit maximal möglicher Automatisierung ohne menschliches Eingreifen nach voreingestellten Genehmigungskriterien sichergestellt. Der Kunde verarbeitet nun ca. 100.000 Rechnungen pro Jahr. Zu Projektbeginn verarbeitete der Kunde ca. 60.000 Unterlagen. Das Wachstum ist also klar erkennbar.

Ein Beispiel für eine Detailansicht einer Rechnung im Verifizierungsmodul, bei der die extrahierten
Daten mit den Daten auf dem Rechnungsbild verglichen und zusätzliche „nicht extrahierbare“ Daten
hinzugefügt werden

Die wesentlichen Vorteile sieht der Kunde in einer deutlichen Verkürzung des Genehmigungsprozesses, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten, Standardisierung und Zentralisierung in einer einzigen Abteilung mit begrenztem Personal und natürlich in der Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Kunde C – Zentralisierung eingehender Dokumente von mehreren Schwesterunternehmen

Er betreibt ein Shared-Services-Center, d. h. zentralisiert unter anderem die Bearbeitung eingehender Dokumente vieler Schwestergesellschaften in einem einzigen, das Serviceleistungen zentral erbringt.

Die Dokumente gibt es in verschiedenen Sprachversionen (lateinisch, kyrillisch und in anderen Zeichensätzen – in Dutzenden von Sprachen), mit unterschiedlichen Steueranforderungen, Steuersätzen und Vorschriften. Jedes Unternehmen hat ein spezielles Profil für die Verarbeitung von Dokumenten zur Datenextraktion. Nach der Extraktion wird der Beleg entweder in der Buchhaltung vorerfasst oder direkt verbucht. Das bedeutet, dass die Validierung der Extraktionsqualität bereits auf der Ebene des OCR-Tools stattfindet. Die gewonnenen Daten werden gegen die Stammdaten der Lieferanten und gleichzeitig gegen die freigegebenen und erteilten Bestellungen verifiziert. Dies gewährleistet ein hohes Maß an automatischer Verarbeitung, wiederum mit einem Minimum an menschlichem Eingreifen in den Prozess.

Das endgültige Dokument wird im Informationssystem (ERP) gespeichert. Der Kunde verarbeitet ca. 220.000 Dokumente pro Jahr, während es am Anfang nur ein Bruchteil dieser Menge war – ca. 40.000/Jahr. Es ist daher klar, dass die Technologie ihren Platz im Einklang mit der Entwicklung der Geschäftstätigkeit und mit den Anforderungen, menschliche Arbeitskraft durch billigere Technologien zu ersetzen, hat.

Vorteile

Dem Kunden stehen vollständige Berichtssätze über den Fortschritt des Dokumentenverarbeitungsprozesses zur Verfügung, das Analysetool ermöglicht ihm eine bessere Kontrolle des Prozesses.

Das Bild zeigt das Ergebnis eines der Berichte, die standardmäßig im Berichtstool bereitgestellt
werden

Der Kunde extrahiert auch einzelne Positionen aus Rechnungen, nicht nur zusammenfassende Informationen aus dem Rechnungskopf. Die Lösung ermöglicht es, Dienste geografisch an einem Ort zu zentralisieren und erheblich zu sparen. Der Bezahlvorgang selbst wird verkürzt. Aus der Umsetzung geht auch hervor, dass es möglich ist, die gesetzlichen Anforderungen an ein elektronisches Dokument, Archivgesetze oder Bilanzgesetze etc. für mehrere europäische Länder auf einmal zu erfüllen. Benutzeroberflächen sind in mehrere Sprachen lokalisiert, es gibt fast keine Einschränkungen beim Einrichten einer anderen Sprache oder eines anderen Profils.

Kunde D

Die Dokumenteneingabe in das System wird durch die sogenannte Dokumenten-Pipeline sichergestellt, die verschiedene Arten von eingehenden Dokumenten vorselektiert, vorverarbeitet und in vorbereitete Warteschlangen sortiert, die bereits für den nächsten Verarbeitungsprozess bereitstehen.

Die Eingaben für das System sind:

  • Datenboxen,
  • eingescannte Papierdokumente,
  • E-Mail-Nachrichten, aus denen Dokumente extrahiert werden.

Die Besonderheit des Setups beim Kunden ist der Prozess der Dokumentenablehnung inklusive des anschließenden Prozesses der Dokumentenabrechnung mit dem Lieferanten bzw. Kunden. Außerdem liegt der Bilddatei noch eine .xml-Datei bei, deren Daten im Verarbeitungsprozess verwendet werden.

Im Output sind Daten, die über Webservices mit dem Informationssystem verbunden sind – Daten und Links zu Dokumenten, die sicher im Archiv aufbewahrt werden. Auch hier werden Dokumente in der Regel in das Format .pdf A (archiviert) konvertiert, mit einem Zeitstempel und einer elektronischen Signatur versehen, bevor sie gespeichert werden.

Überwachungstool für die Übertragung von Rechnungen an das Informationssystem über
Webdienste + Rechnungsfluss durch das System

Auch ein globales Reporting zum Status laufender Dokumentenbearbeitungsprozesse ist in der Lösung verfügbar. Auch hier startete der Kunde mit einem kleinen Volumen an Dokumenten, begrenzten Arten von Dokumenten. Im Laufe der Zeit erreichte sie heute etwa 120.000. Dokumente pro Jahr, mit Ausnahme der Kundendokumente, von denen es deutlich mehr gibt.

Vorteile

  • Zentralisierung der Verarbeitung,
  • Automatisierung für verschiedene Arten von verarbeiteten Dokumenten,
  • Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
  • Geschwindigkeit und Transparenz des Prozesses,
  • Die Reduzierung der Prozesskosten ist signifikant

Fazit

Wir können den Sinn der Automatisierung durch maschinelle Extraktion und anschließende Verarbeitung eingehender Dokumente ab einer Menge von 10-12Tausend Dokumenten pro Jahr erkennen.

Dem Volumen entsprechend wird die Folgetechnologie des Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur Archivierung und elektronischen Dokumentenbearbeitung gewählt. Von den günstigsten Optionen (fast kostenlos – natürlich mit Einschränkungen) bis hin zu ausgefeilten DMS-Tools und Verknüpfungen zu anderen Informationssystemen.

Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen erhalten Sie eine perfekte Kontrolle über den Dokumentenverarbeitungsprozess. Alle Aktivitäten sind nachvollziehbar und überprüfbar. Einer der Effekte ist die hohe Zufriedenheit von Kunden oder Lieferanten, denen Sie sofort Auskunft über den Status ihres Dokumentenprozesses geben können. Dadurch werden auch die Kosten für eventuelle Callcenter oder die Verwaltungsabteilungen, denen die Beantwortung von komplexen, oft unnötige Fragen erspart bleibt, erheblich reduziert. Einige unserer Kunden sind bei der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung sogar noch weiter gegangen. Sie haben eine Portalumgebung für Lieferanten und Kunden geschaffen – also eine Art Self-Service für Status und Informationen zum Stand ihrer Dokumente. Und einige von ihnen lassen sich, anstatt die Kosten für die Betreuung von Lieferanten und Kunden zu bezahlen, für die Möglichkeit der Selbstbedienung bezahlen.

Ein Standard-Lieferant/Kunde ist mit der Situation zufrieden, wenn das Dokument an einem Tag eintrifft und noch am selben Tag bearbeitet wird. Über die Auswirkungen auf die Planung von Finanzmitteln oder Geschäftsaktivitäten muss nicht lange diskutiert werden.

Wenn Sie für sich eine Gelegenheit sehen, zögern Sie nicht, uns für eine Beratung zu kontaktieren. Gerne teilen wir unsere Erfahrungen mit Ihnen, prüfen Umsetzungsmöglichkeiten oder schlagen eine Lösung vor, einschließlich der Ermittlung der relevanten Investitionen bzw. deren Rendite.