Savencia Fromage & Dairy Czech Republic, a.s.
Auftragserfüllung “auf Distanz“ während der “Korontäne”
Vom Kick-off bis zur Annahme

Über das Unternehmen
Die Gesellschaft Savencia Fromage & Dairy, AG., ist seit 1993 in der Tschechischen und Slowakischen Republik tätig.
Seitdem ist Savencia in beiden Ländern Marktführer bei Käse- und Milchspezialitäten, hauptsächlich aufgrund der Qualität und des Geschmacks seiner Produkte. Derzeit sind 1.200 Mitarbeiter in drei Werken in der Tschechischen Republik und einem in der Slowakei beschäftigt, insgesamt sind es 18.900 Mitarbeiter in 29 Ländern weltweit. Savencia liefert seine Produkte in 120 Länder weltweit mit einem Jahresumsatz von 4,4 Milliarden Euro.

Ausgangssituation
Die Savencia Group wandte sich auf Grund einer Webpräsentation an IXTENT und suchte nach einem zuverlässigen Partner, um einen weiteren Teil ihres Geschäfts zu digitalisieren.
Das multinationale Fertigungsunternehmen verfügt über ein Shared Service Center in Prag, das Buchhaltungsdienstleistungen für Schwesterunternehmen in Großbritannien, den nordischen und DACH-Regionen erbringt und auch die Finanzagenda für die Tschechische Republik, die Slowakei und Ungarn verwaltet. Daher kommen gescannte und extrahierte Daten aus dem Ausland zur weiteren Verarbeitung nach Prag. Ziel der Nachfrage war es, eine effiziente Lösung für die automatisierte Datenextraktion aus Rechnungen für die Region Großbritannien, Norwegen, Dänemark und Schweden sowie künftig auch für die DACH-Region zu finden.

Die Lösung von IXTENT
Savencia hat IXTENT als unabhängigen Spezialisten und Implementierer ausgewählt. IXTENT ist nicht auf einen einzigen Softwarehersteller beschränkt, verfügt über ein vielfältiges Portfolio an Partnerschaften und 17 Jahre Erfahrung aus Hunderten von Projekten in Dutzenden von Ländern auf der ganzen Welt. Für das Rollout der Finanzlösung wurden die bewährte Kofax Capture-Plattform und ihre Erweiterung Transformation Modules zur Automatisierung des Rechnungsempfangs ausgewählt.
Kofax Transformation Modules (KTM) vereinfachen die Umwandlung von Geschäftsdokumenten in strukturierte elektronische Informationen. Diese Datenextraktionssoftware validiert Kopfdaten, extrahiert Mengen- und Werbebuchungen aus Lieferantenrechnungen (Datum, Menge usw.), um die Kosten für die manuelle Dateneingabe und Ausnahmen bei der automatischen Verarbeitung zu reduzieren.
Gescannte Rechnungen – oder extrahierte Informationen aus Dokumenten – werden vom System in die SAP importiert. Im Rahmen der Extraktion trainiert und entwickelt sich das System selbst, es wird durch so genanntes Selbstlernen mit jeder zusätzlichen Rechnung zuverlässiger, je nach Erfahrung wird immer effizienter extrahiert (die Erfolgsrate der Extraktion beträgt normalerweise 90-95%).
IXTENT hat die Standardfunktionalität des Systems um eine spezielle Logik erweitert, die die angegebenen Werte berechnet, sodass Mitarbeiter die Summen nicht manuell ausrechnen müssen, was ihnen Zeit spart, in der sie sich professionellerer Arbeit widmen können.
Im Rahmen der Implementierung dieser Finanzlösung wurde auch eine Scanstation für die Region Großbritannien installiert.

Vorteile der Lösung
Der Vorteil der Lösung ist eine klare und nachweisbare Einsparung von Arbeitskräften und Finanzen durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses. Die Hauptvorteile umfassen:

  • Reduzierte Betriebskosten dank Dokumentenmanagementsystem;
  • Deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwands für das Sortieren von Dokumenten nach Typ und die manuelle Eingabe von Daten in Apps;
  • Schnelle Umwandlung von unstrukturierten Papierdaten in elektronische Daten, die für die Integration in Geschäftsprozesse geeignet sind;
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität (Mitarbeiter können Mehrwertaktivitäten für das Unternehmen durchführen, anstatt Zeit mit der Bearbeitung von Dokumenten und der Eingabe von Daten zu verschwenden.)
  • Verbesserte Datenqualität und -konsistenz
  • Ein Tool zur Überprüfung der Richtigkeit von Informationen aus dem Digitalisierungsprozess, wodurch die Anzahl der Ausnahmen für die nachfolgende Verarbeitung verringert wird.
    Weitere Entwicklung
    Savencia ist sich des Mehrwerts der Automatisierung von Geschäftsprozessen bewusst, verschwendet keine Zeit und kein Geld für eine manuelle Arbeit seiner Mitarbeiter und bearbeitet alles, was geht, automatisch durch Softwaretools. “In Zukunft erwarten wir eine weitere Entwicklung in diesem Bereich und IXTENT als Partner im Prozess unserer digitalen Transformation”, erklärte Lucie Brisudová, Projektmanagerin von Savencia.

Wie wurde das Projekt während der “Korontäne” umgesetzt?


Auf ein Wort mit dem IXTENT-Implementierungsteam:


Was macht dieses Projekt so besonders?
HH: Das gesamte Projekt wurde virtuell durchgeführt – d.h. vom Kick Off über die Lieferung bis zur Abnahme.

Sie haben das Kundenteam also überhaupt nicht gesehen?
HH: Mit Ausnahme des Geschäfts 😊 fanden Projektmanagement, technische Beratung und Implementierung online statt.
JD: Ich habe den Kunden nur während des Pre-Sales gesehen, aber das

Projekt selbst hat erst zum Zeitpunkt der “Korontäne” begonnen.
Wie hat der Kunde überhaupt von uns erfahren?

JD: Er hat uns im Internet gefunden, den Hörer abgenommen und angerufen 😊.

Was sind die Vorteile eines remote gelösten Projekts?
HH: Man spart zwar Zeit für Reisen, verliert aber die Möglichkeit des persönlichen Kontakts mit dem Kunden …

Und umgekehrt, was sind die Nachteile eines Remote-Projekts?
JD: Als Verkäufer bevorzuge ich ein persönliches Treffen, die Kamera kann es nicht ersetzen, aber bei IXTENT sind wir alle voll ausgestattet und bereit für Online-Treffen. Dieses Projekt ist ein Beweis dafür. Wir müssen nicht unbedingt den Kunden sehen, alles können wir aus der Ferne erledigen … wenn es einen Willen gibt, so gibt es auch einen Weg 😊
HH: Ein Treffen auf verschiedenen Plattformen ist unpersönlich. Manchmal kann es vorkommen, dass das Netzwerk uns nervt, wenn die Kommunikationstools sehr beschäftigt sind, aber wir lachen mit dem Kunden darüber und das Leben / Projekt geht weiter.
JH: Ich sehe keine Unterschiede, ich würde das technische Setup der Systeme auch in der Zeit außerhalb der “Korontäne” genauso auf die Ferne lösen 😊. Wir haben auch alle Projektstatusangelegenheiten ohne Probleme online gelöst.
JH: Für ein problemloses Projekt dieser Größe müsste ich als Berater auch in einer normalen Situation nicht direkt mit dem Kunden in Kontakt treten, also keine Änderung für mich, aber ich verstehe, dass Geschäftsabteilung und Projektmanagement dies anders sehen 😊.

Über welche Kommunikationskanäle haben Sie zusammengearbeitet?
HH: Hauptsächlich über Microsoft-Teams, dann mittels einer gemeinsam genutzten Projektbibliothek auf derselben Plattform. Wir haben kleinere Implementierungskorrekturen per Chat oder Beschreibung per E-Mail vorgenommen oder sie wurden von einem technischen Berater direkt im System und telefonisch angeleitet.

Danke für das Gespräch.