Über die Gesellschaft

Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen aus der Energiebranche, das sich mit der Einführung intelligenter Energienetze auf ein neues Servicekonzept spezialisiert. Durch innovative Lösungen verbessert sie das Niveau der Nutzung ihrer Dienstleistungen durch ihre Kunden, die Endverbraucher von Strom.

Anfängliche Situation des Kunden

Der Klient ist ein langjähriger und zufriedener Kunde der Gesellschaft IXTENT, zu der er vor einiger Zeit von einem anderen Anbieter der OpenText Software gewechselt ist. Seine aktuelle Anfrage richtete sich erneut an IXTENT, das dank früherer Implementierungen (z.B. eine Konsolidierung des Dokumentenmanagementsystems) den größten Einblick in die Infrastruktur dieses Energieriesen hatte.
Mit Beginn der Gültigkeit der neuen EU-Verordnung über Stromversorger wandte sich der Kunde an IXTENT, mit der Bitte um einen Entwurf der technischen Lösung des sogenannten Legal Unbundling. Energieunternehmen müssen einen obligatorisch getrennten Geschäfts- und Vertriebsteil des Unternehmens haben, damit es zu keiner Benachteiligung von Energievertreibern gegenüber Herstellern kommt. Der Auftrag des Klienten betraf daher die Aufteilung des Dokumentenmanagementsystems nach den entsprechenden Abschnitten in separate Einheiten.

Der Umfang der neuen Lösung entwickelte sich mit der Zeit weiter und IXTENT brachte dem Kunden Vorschläge zur Verbesserung des Prozesses. Der Auftraggeber akzeptierte diese Vorschläge und erweiterte die ursprüngliche Auftragstellung um zahlreiche nützliche Funktionalitäten. Der Auftrag des Klienten umfasste den Entwurf der Architektur der neuen Lösung, die Auswahl optimaler Hardware- und Softwareressourcen, die Schaffung einer Test- und einer Produktionsumgebung und die Aufteilung der Betriebsdaten in die gesetzlich festgelegten Abschnitte und dementsprechenden Verzeichnisstrukturen. Gleichzeitig sollten die bestehenden Prozesse optimiert, alle verfügbaren Funktionalitäten der neuen Softwareversion für eine effektivere Verarbeitung der energetischen Agenden eingestellt, ein ideales Datenmodell entworfen, die notwendige Integration sichergestellt und die allgemeine Leistung der Plattform optimiert werden.

Die Lösung von IXTENT

Die ideale Lösung für die Anforderungen des Kunden bestand in einem Tool namens Enterprise Content Management (ein System mit eingegebenen Prozess- und Technologiestrukturen, das den Informationsfluss von Daten durch die Organisation steuert – von der Extraktion von Informationen über ihre Weiterverarbeitung bis zur Archivierung). Innerhalb des DMS (Document Management System) und der Business Workspaces (einzelner Arbeitsumgebungen) konnten verschiedene Prozesse erfolgreich getrennt werden. Gleichzeitig mussten unterschiedliche Berechtigungsniveaus für einzelne Abteilungen oder konkrete Personen eingestellt werden. IXTENT teilte das DMS auf einzelne Abschnitte auf, in denen konkreten Anwendern spezifische Rollen zugeteilt wurden.

Vorteile der Lösung von IXTENT

Der Cluster für Legal Unbundling unseres Klienten in Tschechien erfüllt nun die Anforderungen des europäischen Rechts auf die Trennung von Verteiler- und Handelsnetzen, ohne dass die Änderung der IT-Infrastruktur negative Auswirkungen auf das Business hätte, im Gegenteil. Die neue Lösung brachte frischen Wind in die Geschäftsabteilung, die nun mehr Agenden als früher elektronisch verarbeiten kann, von den ursprünglichen 4 Prozesslinien stieg die Anzahl auf unglaubliche 40. IXTENT erweiterte das ursprünglich legislative Projekt zu einer neuen Lösung, die das System als solches besser auslastet. So kann der Klient neuerdings:

  • automatisch Verträge und Anfragen seiner Kunden scannen;
  • effizientere Lösungen für die eingehende Kommunikation in den Sektoren B2B und B2C nutzen;
  • die Kommunikation und von ihm selbst erstellte Daten im SAP archivieren und verwalten.

IXTENT konnte also die gewünschten Prozesse effizienter gestalten – der Arbeitsfluss im Unternehmen wurde optimalisiert und das DMS wurde laut europäischem Recht auf Verteilung und Verkauf getrennt. Mit diesem Projekt, das im November 2019 fertiggestellt wurde, endet die Zusammenarbeit mit dem Klienten  nicht. Besprochen werden andere Themen wie etwa Übergang in die Cloud, ein Upgrade des OpenText Content Servers auf die Version 16, die Archivierung von Dokumenten betreffend Höchstspannung, ein Messgerätregister, Outputanalysen der Telekommunikationsabteilung und vieles mehr.