Digitalisierung des Voith-Papierarchivs

„Unsere Dokumente wurden reibungslos und zuverlässig gescannt. Wir schätzen die gleiche gute Zusammenarbeit wie bei klassischen ECM-Projekten. Das „Festpreis“ -Regime hat unserem CFO böse Überraschungen erspart 🙂 „, sagte René Schreyer, Senior Consultant ECM / SAP bei Voith.

Erfolgsgeschichte: Digitalisierung des Papierarchivs von Fa. Voith Hydro in St. Pölten

Wie alles begann?
„Die Gesellschaft Voith wandte sich an Fa. IXTENT, nachdem sie sich 2015 auf der Innovation Tour in München getroffen hatten, wo sich IXTENT als Goldener Partner von OpenText für Softwarelösungen präsentierte“, sagte Kryštof Kocot, Projektmanager bei IXTENT. Zu dieser Zeit suchte Voith nach einem Lieferanten für das Upgrade von Content Server von Version 10 auf Version 16. Voith erkannte die umfassende Erfahrung und das Fachwissen von IXTENT sowie Hunderte von Referenzen und Implementierungen aus der ganzen Welt an, sodass dem gemeinsamen Projekt nichts mehr im Wege stand. Innerhalb eines Jahres wurde der Content Server erfolgreich auf die neueste unterstützte Version aktualisiert.

Damit war die Zusammenarbeit jedoch nicht beendet, da einer der Mehrwerte von IXTENT darin besteht, mit jedem Kunden eine langfristige Partnerschaft aufzubauen. Während der Zusammenarbeit im Bereich ECM wurde auch über die Notwendigkeit gesprochen, das Papierarchiv von Voith Hydro in einen kleineren Raum innerhalb des Standorts zu verlegen und im Zusammenhang damit Dokumente zu digitalisieren und zu vernichten. Das erforderliche Angebot bestand darin, den gesamten Digitalisierungsprozess abzudecken, der die Konvertierung aller Papierdateien von der physischen Aufbewahrung in elektronische Form, die anschließende Phase der zertifizierten Vernichtung und schließlich den automatisierten Import der Dokumente in das DMS umfasste, wo sie den Benutzern bequem zur Verfügung stehen sollten.

Die Kundenreferenz:
René Schreyer, Senior Consultant ECM / SAP bei Voith Digital Ventures, bewertete das Projekt wie folgt:
„Das Scannen unserer im Papierarchiv gespeicherten Dokumente verlief reibungslos und zuverlässig von der physischen Sammlung bis zur Lieferung ihrer digitalisierten Versionen. Alles wurde in der gleichen Anordnung geliefert. Wir haben die gleiche gute Zusammenarbeit wie bei klassischen ECM-Projekten geschätzt. Darüber hinaus hat der Festpreis unserem CFO alle Überraschungen erspart. Nach Abschluss des Scannens war es möglich, zu einer einzigartigen Lösung (USP) überzugehen, aufgrund derer die Zusammenarbeit mit IXTENT hergestellt wurde: Der Dienst endete nicht mit der physischen Übertragung von Dateien; Stattdessen endete sie, als sich die Dokumente an ihrem Ziel befanden: auf unserem OpenText Content Server. Mehr als 300.000 Dokumente wurden auf den Content Server migriert, sowohl neu gescannte als auch solche, die in den letzten 20 Jahren von verschiedenen Scandienstanbietern oder intern unter Verwendung verschiedener Datei- und Ordnertypen und -namen gescannt wurden. Darüber hinaus stimmen die Dokumente und Daten auf dem Content Server mit der noch aktiven SQL-Datenbank überein, die weiterhin für die kombinierte und nicht lizenzierte Suche nach gescannten und nicht gescannten Ordnern und deren Inhalten verwendet wird.
Die Importlösung über die Document Pipeline und SDF erwies sich als stabil und zuverlässig. Sie wurde für zukünftige „On-Demand-Scan“ -Zwecke bewahrt.
Zu guter Letzt:

• Alle Dokumente wurden mit ihren Metadaten in der Voith SQL-Datenbank verknüpft.
• Alle Dokumente, die noch nicht in die SQL-Datenbank eingegeben wurden, haben neue Metadaten erhalten.
• Alle Dokumente wurden zusammen mit Metadaten auf dem Content Server abgelegt, um eine kombinierte Suche zu ermöglichen (sowohl mit Hilfe von Metadaten als auch mit Volltextsuche).
• Links (Knoten-IDs auf dem Content Server) zu allen Dokumenten wurden in unserer SQL-Datenbank gespeichert. „

Projektdurchführung aus der Sicht von IXTENT
Das Material für die Digitalisierung wurde beim Kunden in Österreich geladen. Zwei Lastwagen von Papierdokumenten wurden bearbeitet. Nach dem Transport und dem Scannen wurden alle Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahrt, der für Unbefugte unzugänglich war. Der Lagerort wurde durch ein Überwachungssystem gesichert (der Zugang der Arbeitnehmer war nur auf der Grundlage einer persönlichen Genehmigung möglich), und ein System von Übergabeprotokollen wurde eingeführt. Die gescannten Dokumente wurden mithilfe von Dokumentpipelines in die entsprechenden Ordner von Voiths Content Server importiert und mit Metadaten angereichert.

Das Vernichten wurde mittels zertifizierter Hardware (einschließlich Großformaten, CDs) durchgeführt. Nach dem Vernichten wurde ein offizielles Protokoll der zertifizierten Behörde ausgestellt. Voith konnte den Grad der Vernichtung der Vertraulichkeit (1-6) gemäß den örtlichen Vorschriften wählen (je höher der Grad der Vertraulichkeit, desto anspruchsvoller die Agenda und desto langsamer der Verarbeitungsprozess).
Scan- und Vernichtungsdienste waren im Festpreisangebot enthalten, das Risiko eines größeren Arbeitsaufwandes wurde von IXTENT übernommen.

Mit dem schlüsselfertigen Service „Scan as a Service“ von IXTENT erhalten Sie:

• Qualität und Geschwindigkeit der Ausführung;
• Interessante und wettbewerbsfähige Preise („Festpreis“, also die Sicherheit der endgültigen Ausgaben);
• Komplexität des Prozesses (Digitalisierung / Scan, sophistische Extraktion, Validierung, Sicherung, Archivierung, kontrolliertes Vernichten);
• Bereitstellung von Hardware, Logistik, Überwachung;
• Einen zuverlässigen und vertrauenswürdigen Partner (lokale Referenzen auf Anfrage).

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage an sales@ixtent.com

Über die Voith Group
Die Voith Group ist ein globales Technologieunternehmen. Mit seinem breiten Portfolio an Systemen, Produkten, Dienstleistungen und digitalen Anwendungen definiert Voith Standards in der Energiewirtschaft, Erdöl- und Erdgas-, Papier-, Bergbau-, Transport- und Automobilindustrie. Das 1867 gegründete Unternehmen beschäftigt heute mehr als 19.000 Mitarbeiter, erzielt einen Umsatz von 4,3 Milliarden Euro und hat Niederlassungen in mehr als 60 Ländern. Damit ist es eines der größten europäischen Familienunternehmen.

Der Geschäftsbereich Voith Hydro gehört zur Voith-Gruppe und ist ein führender Anbieter umfassender Lösungen für Wasserkraftanlagen. Voith entwickelt individuelle langfristige Lösungen und Dienstleistungen für große und kleine Wasserkraftwerke auf der ganzen Welt. Das Produkt- und Dienstleistungsportfolio umfasst den gesamten Lebenszyklus und alle wichtigen Komponenten von Kraftwerken, von Generatoren, Turbinen, Pumpen und Automatisierungssystemen über die Ersatzteilversorgung, Wartung und Schulungen bis hin zu digitalen Lösungen für intelligente Wasserkraftwerke.

Voith Hydro in St. Pölten konzentriert sich auf Bewässerungs-, Kühlwasser- und Pumpanwendungen. Neben den entsprechenden Pumpen werden im Werk auch hydraulische Drehmomentwandler hergestellt. Das Werk stellt die Hauptkomponenten von Turbinen her und bietet gleichzeitig die Montage von Generatoren, Reglern und Schaltschränken. Die Geschichte von Voith in St. Pölten beginnt im Jahr 1903, als die Fa.Voith in dieser niederösterreichischen Stadt ihre erste Auslandsniederlassung gründete. Voith Hydro St. Pölten unterstützt und beliefert Seit Jahrzehnten Kunden in Österreich, Osteuropa, Russland, den GUS-Staaten und im Mittleren Osten. In Russland, Rumänien, der Türkei, Slowenien und Montenegro wurden Tochterunternehmen gegründet, um eine optimale Abdeckung aller Märkte und die Nähe zu den Kunden zu gewährleisten.