Im Gegenteil – durch die Umstellung auf elektronisches Dokumentenmanagement sparen Sie Geld, Zeit und Sorgen. Es macht Ihre Arbeit mit Dokumenten effizienter, spart Personal, vereinfacht die Compliance, und das alles mit Ihren aktuellen Computerkenntnissen, Sie müssen nichts mehr lernen. Der Verbleib bei Papierarchiven und -akten ist also nur ein unnötiger und teurer Aufschub des Problems.

… Die Digitalisierung befreit Sie von kompliziertem Papierkram:

Suchen Sie Dokumente einfach und im Volltext in der zentralen Firmendatenbank heraus (alle Fälle / Akten / Mandanten / Kontrahenten sind direkt vom Computer oder Handy aus leicht auffindbar – mit ihrer neuesten Version und der gesamten zum Dokument gehörenden Historie (wer erstellte, genehmigte, kommentierte und wann) im erforderlichen Kontext (Fall, Unterfall…).

Steigern Sie die Produktivität der Unternehmensarbeit – senken Sie die Betriebskosten durch den Einsatz von Tools für Dokumenten-Versionierung, den Genehmigungsworkflow und den automatischen Vergleich von Dokumenten.

Halten Sie Ihre Dokumente organisiert, beenden Sie die Fragmentierung Ihrer Informationen, verbinden Sie Ihre Daten, arbeiten Sie in einer benutzerfreundlichen Umgebung, an die Sie gewöhnt sind – MS Explorer, Outlook und Word.

Archivieren Sie Dokumente sicher und elektronisch, mit Zugriff nur für berechtigte Personen. Ein elektronisches Archiv ist ein vollwertiger Ersatz eines Papierarchivs. Erfassen Sie geschickt den Inhalt von Datenboxen, E-Mails mit Anhang oder physischer Post.

Wem wir bereits helfen:

Einer der größten Rechtsanwaltskanzleien Tschechiens mit 30-jähriger Tradition, 70 Spezialisten und Sitz in Prag haben wir bei der Digitalisierung des Aktenarchivs geholfen. Mitarbeiter können nun ganz einfach herausfinden, wer an welchem ​​Dokument schon einmal gearbeitet hat und alle Änderungen im Nachhinein einsehen. Dank der einfachen Suche in Dokumenten und deren Anbindung an Outlook, Excel oder Word arbeiten sie effizienter und ohne unnötige Verzögerungen. Weitere beliebte Funktionen sind der Umgang mit Zugriffsrechten auf Dokumente oder deren Nachweis.

Zu unseren weiteren zufriedenen Kunden zählen E.ON, Aegon, O2

Mit unserer Lösung erhalten Sie außerdem:

  • Eliminierung möglicher Risiken, Möglichkeit der kontrollierten Kommunikation mit der Gegenpartei, Prozessstandardisierung, automatischer Betrieb, Auditbereitschaft,
  • Versicherte Aufbewahrung von Dokumenten,
  • Ein papierloses Arbeitssystem gemäß tschechischer und europäischer Gesetzgebung,
  • Ein sicheres Dokumentenarchiv.

Wussten Sie, dass …

  • Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Zeit damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen, die an verschiedenen Stellen zerstreut sind?
  • Bis zu 92 % der Mitarbeiter die benötigten Dokumente kompliziert per E-Mail suchen, anstatt sie mit einem Klick im zentralen Dokumentenarchiv zu finden?
  • 30-50% der Unternehmensinformationen nicht ohne weiteres elektronisch recherchierbar sind, weil sie nicht digitalisiert sind?
  • bis zu 83% der Mitarbeiter täglich Zeit im Bereich Versionierung verlieren – weil sie nicht wissen, ob die Version aktueller auf dem Server oder in E-Mail ist)?

(Quellen: IDC-Studie, Harris Interactive Survey)