Die vertragliche Dokumentation zwischen Handelssubjekten ist auf dem Edelmetallmarkt naturgemäß von entscheidender Bedeutung. Verträge, Protokolle, Formulare oder sonstige Dokumente müssen zu 100% in Ordnung und jederzeit und von überall (am besten alles elektronisch) zugänglich sein. Aus diesem Grund hat IXTENT Lösungen für den elektronischen Warenübergabeprozess mit der Technologie der biometrischen Unterzeichnung von Dokumenten mit Unterzeichnungs-Tablets im Portfolio.

Über das Unternehmen
Die Gesellschaft GOLDEN GATE ist führend auf dem tschechischen Markt für Anlageedelmetalle. Sie kann ihren Kunden jedoch noch etwas Wertvolleres bieten als Edelmetalle: einen wirtschaftlichen Kontext und ein Verständnis der Prinzipien der Funktionsweise der Welt des Geldes und nicht zuletzt eine langfristige Vision, wie Sie Ihr eigenes Vermögen entsprechend der Konjunkturzyklen aufbauen können. Golden Gate setzt Trends beim Sparen von Edelmetallen und hat ein revolutionäres Produkt, den Commodity Account entwickelt, das als erstes auf dem Markt Sparen in Gold, Silber und Platin in einem einzigen Produkt bietet.

Situation / Kundenauftrag
GOLDEN GATE führt derzeit eine große Anzahl von Dokumentenvorgängen im Zusammenhang mit dem Routinebetrieb des Unternehmens manuell durch, wobei Papierkopien von Dokumenten verwendet werden. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Kundenzahl wächst auch die Komplexität hinsichtlich des Inhalts und dem Umfang der Vertragsdokumentation. Dies führt zu erhöhten Kosten für die Archivierung, insbesondere aber für das Dokumentenmanagement im Allgemeinen.

Die Digitalisierung wichtiger Dokumenten-Agenden, insbesondere der Übergabe von Edelmetallen an den Kunden oder des Metalleinkaufs, zielt darauf ab, Kosten zu sparen, die Arbeit der Mitarbeiter zu vereinfachen und nicht zuletzt den Komfort der Kundenbetreuung zu erhöhen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass der gesamte Prozess im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung steht und die neu erstellten digitalisierten Dokumente allen Rechtsstreitigkeiten standhalten. Der Wunsch des Auftraggebers ist auch die Nutzung der bestehenden Plattform (Informationssystem GOLDEN GATE – GIS) als zentrale Dokumentenablage.

IXTENT-Lösungsdesign
Nach Analyse der Kundenbedürfnisse wurde eine geeignete Software (des deutschen Herstellers Signotec) ausgewählt, die sich ausschließlich auf den Bereich elektronisches Signieren spezialisiert hat. Der Vorteil der angebotenen Lösung ist ihre Robustheit, Zuverlässigkeit und Integration mit Fremdsystemen in jede Umgebung durch standardisierte Schnittstellen zur Kommunikation mit Systemen.

Die Lösung besteht aus SW signoSign UNIVERSAL und Signatur-Tablets inklusive Implementierung auf Basis der Bereitstellung von Diensten für den Dokumentenempfang und das automatische Senden des signierten Dokuments an den Webservice des Kundeninformationssystems.

Die Software SignoSign / Universal Server ist eine plattformübergreifende Lösung, die sowohl auf Workstations und Notebooks mit Unterschriftenpads als auch auf speziellen Tablets mit aktivem Display und Stift signieren kann. Tablets können über Windows, Android oder iOS verfügen. Die Unterzeichnung selbst erfolgt direkt im Internetbrowser.
Beschreibung des Lösungsszenarios

Das signoSign / Universal-System lässt sich in nahezu jedes System integrieren. Für die Kommunikation mit dem IS des Kunden und den Signierprozess wurde nach der ersten Analyse die Integration mit REST-Services – REST API – gewählt:
Im Rahmen der Implementierung wird ein Webservice für den Empfang des Dokuments erstellt.

Der Endkunde meldet sich bei Ankunft am Lieferort GOLDEN GATE an der Rezeption. Die Rezeption wird ihn in die “Warteschlange” im GIS (Informationssystem GOLDEN GATE) stellen. Der die Ware ausgebende Mitarbeiter sieht den Kunden im GIS-System (Abholung > Filiale) – jetzt gibt es einen Button “Dokument an Tablet senden”, den er drückt, GIS generiert ein vorausgefülltes Protokoll / einen bereits unterschriebenen Vertrag für das Golden Gate, im PDF gibt es ein Feld zum Ausfüllen der OP-Nummer und ein Unterschriftsfeld. Das Quellsystem sendet über die REST-API ein PDF-Dokument zur Unterschrift.

Gleichzeitig mit dem Dokument sendet GIS die folgenden Daten:

  • Dokumenten-ID (eindeutige Kennung);
  • Benutzer.


Das Dokument wird in der internen DB des Signaturservers gespeichert und ist über den Dokumentenpool zugänglich. Der Kundenbetreuer nimmt ein Tablet, die Ware (bei der Ausgabe) und geht zur Ausgabestelle. Der Kundenbetreuer öffnet den Antrag zum Unterschreiben auf dem Tablet und führt die Anmeldung durch (Link zum obigen Punkt – Benutzer).
Der Briefkorb mit den zu unterschreibenden Dokumenten erscheint. Jedes Dokument verfügt über ein Kamerasymbol, um einen Fotoanhang zum Dokument zu erstellen.

Szenario für die Ausgabe ohne Vollmacht:
Signaturfelder gemäß der Definition werden automatisch beim Öffnen des Dokuments hinzugefügt. Gleichzeitig wird dem Dokument ein Formularfeld zum Ausfüllen der Personalausweisnummer hinzugefügt. Der Mitarbeiter von GOLDEN GATE fordert den Personalausweis und trägt die Personalausweisnummer auf dem Tablet in das Protokoll ein. Er übergibt die Ware an den Kunden und zeigt ihm das Übergabeprotokoll auf dem Tablet. Der Kunde prüft das Protokoll und signiert es biometrisch.

Nach dem Unterschreiben des Dokuments wird das Dokument mit der Diskettensymbol-Schaltfläche gespeichert. Der Kundenbetreuer beendet die Bearbeitung des Dokuments auf dem Tablet und das signierte PDF wird zurück in das GIS übertragen, das es speichert. Der Kunde geht. Der Signaturserver sendet das signierte Dokument an den GIS-Service, der es auch per E-Mail an den Kunden schickt. Das Dokument wird aus der Dokumentenablage gelöscht. (Hinweis: Erfolgt die Übergabe an den Vermittler,

(Hinweis: Findet die Übergabe an den Vermittler statt, erhält dieser für den Endkunden noch zwei Kopien des Übergabeprotokolls, diese haben jedoch keine Auswirkung auf die biometrische Unterzeichnung.)

Szenario für die Ausgabe mit einer Vollmacht:
Signaturfelder gemäß der Definition werden automatisch beim Öffnen des Dokuments hinzugefügt. Gleichzeitig wird dem Dokument ein Formularfeld zum Ausfüllen der Personalausweisnummer hinzugefügt. Der GOLDEN GATE Mitarbeiter verlangt den Personalausweis und die Vollmacht, trägt die Personalausweisnummer auf dem Tablet in das Protokoll ein und macht ein Foto der Vollmacht mit dem Tablet direkt im Raum. Das Vollmachts-Foto wird Bestandteil des PDFs. Er übergibt die Ware an den Kunden und zeigt ihm das Übergabeprotokoll auf dem Tablet. Der Kunde prüft das Protokoll und signiert es biometrisch.

Nach dem Unterschreiben des Dokuments wird das Dokument mit der Diskettensymbol-Schaltfläche gespeichert. Der Kundenbetreuer geht mit einer Vollmacht in Papierform, beendet die Bearbeitung des Dokuments auf dem Tablet und das signierte PDF wird zurück ins GIS übertragen, das es speichert und auch per E-Mail an den Kunden schickt. Der Kunde geht. Das Dokument wird aus der Dokumentenablage gelöscht.

Szenario für den Ankauf ohne Vollmacht:
Der GOLDEN GATE-Mitarbeiter fordert den Personalausweis an und trägt die Personalausweisnummer auf dem Tablet in den Kaufvertrag ein. Er prüft mit dem Klienten das Wesentliche des Vertrags – Kontonummer und Preis. Er prüft die Ware des Klienten und prüft die Liste im Vertrag (auf dem Tablet). Wenn im Vertrag etwas korrigiert werden muss, kehrt er an seinen Arbeitsplatz an den PC mit GIS zurück, führt die Korrektur im GIS durch und sendet die aktualisierte Version des Vertrages durch erneutes Drücken der Schaltfläche „Dokument an Tablet senden“ an das Tablet. Der Klient prüft den endgültigen Vertrag und unterschreibt diesen biometrisch.

Die Ware wird übergeben. Die Vertragsunterzeichnung auf dem Tablet wird abgeschlossen, der Vertrag geht an das GIS, das es auch per E-Mail an den Kunden weiterleitet. Der Klienten-Betreuer fragt den Klienten, ob er eine Papierversion des Vertrags haben möchte. Wenn ja, geht er mit der Ware zurück, druckt den Vertrag aus dem GIS aus. Er kehrt in den Raum zurück und überreicht dem Kunden den Papiervertrag. Der Kunde geht.

Szenario für den Ankauf mit einer Vollmacht:
Der einzige Unterschied ist das Fotografieren der Vollmacht direkt nach Eingabe der Personalausweisnummer. Nach dem Speichern des signierten Dokuments zurück in GIS wird das Dokument in jedem Fall an die E-Mailadresse des Kunden gesendet. Handelt es sich um eine Ausgabe oder einen Ankauf mit Vollmacht, so speichert der Mitarbeiter (ohne Papierversion des Übergabeprotokolls oder Vertrages) diese nach einzelnen Tagen sortiert im Archiv ab. Papiervollmachten werden daher weiterhin in Papierform gespeichert! Gleichzeitig ist ihr Foto Teil des Protokolls.

Jede Signatur beinhaltet:

  • Visuelle Form der Unterschrift im Dokument (Paraphe).
  • Signaturdaten in verschlüsselter Form. Nach der Entschlüsselung dienen diese Daten einem Gutachter, um die Signaturen zu vergleichen. D.h. der Prozess ist identisch mit der Papiersignatur und es ist keine Datenbank mit Signaturen zum Vergleich erforderlich.

Das biometrische Signieren findet in 12 Filialen statt und wird von ca. 20 Benutzern bedient, wobei in einer Filiale zwei Signaturgeräte zur Verfügung stehen. Der Signiervorgang kann auch woanders durchgeführt werden (notwendige Anbindung an das Internet), das Signiergerät ist mit einem zentralen Server verbunden, der aus dem Internet erreichbar ist. Das signierte Dokument kann im GIS-System gespeichert und per E-Mail an die entsprechende Adresse gesendet werden.


Hauptvorteile und Mehrwert der IXTENT-Lösung

  • Bewährte Weltklasse-Lösung mit vielen relevanten Referenzen;
  • Skalierbarkeit und zukünftige Nutzung der Lösung für andere Dokumenttypen;
  • Lizenzmodell nach Benutzern, nicht nach der Anzahl der signierten Dokumente;
  • Einfache Benutzeroberfläche und die daraus resultierende positive Benutzererfahrung;
  • Integrität der Software in der Infrastruktur des Kunden;
  • „Compliance“-Lösung – die Lösung ist voll kompatibel mit der tschechischen und EU-Gesetzgebung.

Aus gesetzgeberischer Sicht entspricht die neu implementierte Lösung sowohl der europäischen (eIDAS) als auch der tschechischen Gesetzgebung. Dies ermöglicht eine nachträgliche garantierte Identifizierung der Unterzeichner und die Unveränderlichkeit des unterzeichneten Dokuments, was letztlich einen rechtlich „gleichwertigen“ Status des mit einer biometrischen Unterschrift versehenen elektronischen

Dokuments mit einer Papierversion des Vertrags bedeutet. Außerdem entfällt die physische Archivierung von Ordnern bzw. die Erstellung von Papierdokumenten und Alterung, Beschädigung oder der Verlust von Dokumenten wird minimiert.

Ziel der Lösung war auch die Nutzung der bestehenden Plattform (Informationssystem GOLDEN GATE – GIS) als zentrale Ablage von Dokumenten, was gelungen ist. Mit diesem Schritt nutzt GOLDEN GATE seine bestehende IT-Infrastruktur, nähert sich der Vision eines papierlosen Unternehmens und hält gleichzeitig mit wettbewerbsfähigen Innovatoren am Markt Schritt. Die Lösung wird jetzt zum biometrischen Signieren von Übergabeprotokollen verwendet, kann aber in Zukunft (nach Modifikationen) auch zum Signieren anderer Dokumentenagenden verwendet werden.