Über den Klienten

Unser Klient ist eine schweizerische Konstruktionsgesellschaft mit mehr als 100-jähriger Tradition. Der Familienbetrieb wird schon von der vierten Generation der Familienmitglieder geführt. Diese Gesellschaft verbindet Stabilität mit Innovation und sucht ständig nach neuen Konzepten. Dank ihrem breit gefächerten Dienstleistungsportfolio bietet sie optimale Lösungen schwieriger Aufgaben in fast allen Aspekten des Bauprozesses.

Situation des Klienten

Der Klient beauftragte IXTENT mit dem Ersatz seines Systems für die Erstellung von Projektwebsites. Bisher hatte die Gesellschaft ein selbstentwickeltes Schablonensystem verwendet, das aber den steigenden Ansprüchen des Klienten nicht mehr gerecht werden konnte.

Auftragstellung des Klienten

Die in Auftrag gegebene Lösung sollte für 50 Abteilungen der Firma dienen. Jede Abteilung hat ihre Website und jede dieser Sites kann zahlreiche untergeordnete Projektwebsites haben.  Auf der Hauptseite der Projektwebsite befindet sich eine Liste aller untergeordneten Sites mitsamt ihrem aktuellen Status. Der Klient benötigte ein bewährtes und verlässliches Werkzeug für die schnelle Erstellung dieser Projektwebsites und ein Upgrade seines bestehenden SharePoint auf die neueste Version (von der Version 2013 auf 2019). Die neue Lösung sollte benutzerfreundlich, in höchstmöglichem Maße automatisiert und für die Erstellung von Projektwebsites „mit einem Klick“ angepasst sein.

Die von uns vorgeschlagene Lösung

IXTENT bot dem Klienten eine bewährte und effiziente Lösung für Projektbüros an, das Produkt IXTENT Project Office. Es handelt sich um eine Eigenproduktion von IXTENT, die in jegliche Arbeitsumgebung SharePoint implementierbar ist. Sie ermöglicht die einstellbare Erstellung und Verwaltung von Projekten. Jedes Projekt wird von einem SharePoint-Web innerhalb einer Webkollektion repräsentiert. Es handelt sich um eine vorgefertigte Lösung, die mithilfe von XML einfach skalierbar und dem Nutzer anpassbar ist.
Die stärkste Funktion des Project Office ist seine Fähigkeit, neue Projekte nach höchst konfigurierbaren Projektschablonen zu erstellen. Die Projektschablone ist eine XML-Datei mit Projekteinstellungen und zahlreichen weiteren möglichen Artefakten (vordefinierte „Ordner“-Strukturen je nach der Projektmethode oder den internen Vorschriften und Schablonen für Kontrolllisten, Formulare oder standardisierte Dokumente).

Die Lösung wurde entsprechend den Anforderungen des Klienten weiter angepasst, es wurden 4 Sprachen ermöglicht (Englisch, Französisch, Italienisch, Deutsch) und weitere gewünschte Parameter hinzugefügt – Eingabe der Eigentümer konkreter Websites, Zugangsrechte usw.

Die Gesamtlösung, die in dieser Gesellschaft in die Arbeitsumgebung SharePoint 2019 eingesetzt wurde, besteht also aus mehreren Kollektionen von Websites, die standardmäßige Websites, Artefakte des Dienstes SharePoint und die Zusatzlösung IXTENT Project Office enthalten.

Die Zusammenstellung der Quell-Websites dient als Präsentationsfläche der gesamten Lösung SharePoint und ist der wichtigste Zugangspunkt für alle Nutzer.
Außerdem existieren spezialisierte Zusammenstellungen von Websites, die Teil einer Kooperationsschicht sind und den Nutzern Raum für die Erstellung, Zusammenarbeit oder Suche nach Informationen bieten. Für jede Division und Abteilung der Gesellschaft existiert eine Kollektion von Websites, wo mithilfe von Schablonen weitere untergeordnete Websites zu finden sind.

Vorteile der Lösung für den Klienten

Wie sieht das aus? Der Klient arbeitet mit einer Kollektion von 52 Websites, wobei jede von ihnen eine beliebige Anzahl weiterer Sites enthalten kann. Insgesamt sind es Hunderte…
Der Projektmanager wählt bei der Erstellung eines neuen Projekts alle gewünschten Parameter, dh. er wählt die Projektschablone aus (je nach Zweck: collaborate/knowledge), die gewünschte Sprache und das Aussehen des SharePoints… und das Projekt kann beginnen.   Nutzerrechte, Schablonen für bestimmte Dokumententypen, die automatische Klassifizierung von Dokumenten und weitere Funktion werden automatisch eingestellt.

Miroslav Kačena, der Leiter des SharePoint Teams, kommentierte das Projekt wie folgt: „Zu den wichtigsten Vorteilen der Implementierung von IXTENT PROJECT OFFICE gehört auch die Elimination von Fehlern, die üblicherweise durch die händische Ausführung des Prozesses entstehen.“ Der Klient hat sich die Arbeit mit der Erstellung von Projektwebsites erleichtert, die Fehlerquote gesenkt und den Prozessverlauf seiner Projekte höchst effizient gestaltet. Was die Mitarbeiter früher stundenlang erstellt haben, ist nun mit einem Klick machbar. Die Geschwindigkeit und Effizienz der Arbeit sind um Hunderte Prozent gewachsen.

Das Projektbüro für diesen Klienten ist das größte SharePoint-Projekt in der ganzen Schweiz, wo IXTENT gemeinsam mit der Partnergesellschaft Iseolabs als Lokalvertreiber tätig ist.

Beispiel des Systems – Validierung und Umschalten der Projektphase