Seien Sie effizienter mit SAP SuccessFactors…

Die Personalabteilung ist einer der dokumentenintensivsten Bereiche in einem Unternehmen, dennoch wurde die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten nur langsam automatisiert. Unternehmen können jetzt von einer effizienteren Verwaltung im Personalbereich profitieren, sodass Personalmanager mehr Zeit für Mehrwertaktivitäten wie die Entwicklung und Erhaltung ihrer Mitarbeiter aufwenden können.

Vorteile einer automatisierten HR-Agenda-Lösung:

  • Die einzige zentralisierte Lösung für das HR-Dokumentenmanagement.
  • Verwaltung von Dokumentenversionen, Prüfpfade, Metadaten, Suchwerkzeuge und Mitarbeiterarbeitsbereich, das alles hilft beim Organisieren, Kontrollieren und Auffinden von Dokumenten.
  • Interaktive und Batch-Dokumenterstellung, einschließlich Self-Service von Mitarbeitern / Managern;
  • Regeln für Zugriff, Speicherung, Löschung und Einhaltung von Rechtsvorschriften auf Dokumentebene;
  • Warnungen der Kontrolle auf Vollständigkeit von Dokumenten machen Personalmanager auf fehlende oder veraltete Dokumente aufmerksam.

Studien zeigen, dass eine ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung elektronisch gespeicherter Informationen in Personalabteilungen zu einem deutlich besseren Prozessmanagement und Einsparungen im realen Leben führen kann. Einsparungen für Unternehmen mit einem Umsatz von rund 1 Milliarde und 5.000 Mitarbeitern können sowohl im Hinblick auf die Investitions- als auch auf die Betriebskosten 5- bis 6-stellige Beträge erreichen. Die Einsparungen im Personalbudget können zwischen 4 und 9% liegen.

Es wurde viel über die Bedeutung der Humanressourcen in einem sich schnell ändernden Geschäftsumfeld gesagt. Die Personalabteilung war jedoch kein Investitionsziel der ersten Linie. Zum Glück ändert sich das heute. Dank der weit verbreiteten Einführung spezialisierter IT-Systeme im Bereich der HR sind die Personalabteilungen NICHT auf einfache Tools für die Verwaltung und Zusammenarbeit angewiesen. Mit einem System wie SAP SuccessFactors können sie Verwaltung und Management auf eine ganz neue Ebene bringen. Mit dem Enterprise Content Management (ECM)-Paket, das auf HR-spezialisiert ist können sie noch mehr.

Die Bereitstellung von SAP SuccessFactors Extended ECM liefert in der Regel schnelle, sichtbare und messbare Ergebnisse in den folgenden Bereichen:

  • Höhere Effizienz von HR-Prozessen in Bezug auf Dokumente; mehr Mitarbeiterunterstützung, Raum für strategische Herausforderungen;
  • Keine unvollständigen oder verlorenen Mitarbeiterdateien. Keine schlechten Entscheidungen, keine Geldstrafen und andere Risiken wegen der Nichteinhaltung der Vorschriften;
  • Fähigkeit, ein sicheres Self-Service-HR-Portal bereitzustellen, das hohe Standards für das HR-Management erfüllt – sowohl für Ad-hoc-Agenden als auch für die prozessdefinierte Dokumentenzirkulation;
  • Beseitigen Sie die Notwendigkeit physischer Kopien von Dokumenten im Rahmen der Speicherung von Mitarbeiterdateien. Weniger Platz für die physische Archivierung, geringeres Risiko durch DSGVO und eine bessere Möglichkeit der Sicherung.


SAP SuccessFactors Extended ECM bietet außerdem:

  • Eine umfassende digitale persönliche Mitarbeiterdatei, die in einem zentralen Repository gespeichert ist und globalen Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente bietet. Dies ist die ideale Plattform für die Digitalisierung der gesamten HR-Agenda.
  • Integrierte Dokumentenerstellung zur Automatisierung manueller HR-Prozesse (ausgefeilte Funktionen zur Dokumentenerstellung bieten einen ereignisbasierten Dokumenterstellungsservice, der von SAP SuccessFaktors ausgelöst wird. Das Senden einer großen Anzahl personalisierter Dokumente an alle Mitarbeiter kann einfach und automatisch erfolgen. Mitarbeiter können ihre Dokumente sofort elektronisch signieren anstatt des zeitaufwändigen Unterschreibens von physischen Dokumenten, zu diesem Zweck kann SAP Signature Management von DocuSign problemlos integriert werden.)
  • Strenge Regeln für die Verwaltung und Archivierung von Aufzeichnungen. Um die gesetzlichen Anforderungen und Grundsätze zu erfüllen und den Zugriff auf vertrauliche Inhalte zu sichern, basieren die Verwaltung und der Zugriff auf Mitarbeiterdateien auf Benutzerrollen für jedes Dokument und jeden Ordner separat. Einzigartige Tools zur Verfolgung der Regelung des Zugriffs auf Dokumente oder die Dokumentgenerierung bestimmen die aktuelle Transformation der Humanressourcen. Eine effektive Verarbeitung von HR-Inhalten ist daher der Schlüssel zur Sicherstellung hervorragender Personalressourcen und der Möglichkeiten zur Selbstbedienung für die Mitarbeiter.
  • DSGVO und Unternehmensrichtlinien. Um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Zugriffsrichtlinien für vertrauliche Inhalte zu sichern, werden Mitarbeiterdateien, Aufbewahrungsprofile und rollenbasierte Zugriffsprofile verwaltet.

Der grundlegende Vorteil des Produkts ist die Eliminierung manueller Verrichtungen und Fehler, die Zentralisierung und Sicherheit von Mitarbeiterdateien sowie die Einhaltung der DSGVO. Wenn ein Unternehmen mit SAP SuccessFactors in ein strukturiertes Personalmanagement eintaucht, bestünde der nächste sinnvolle Schritt darin, SAP Solution Extensions und SAP SuccessFactors Extended ECM zu erwerben, die eine revolutionäre innovative Möglichkeit zur Personalverwaltung in einem Unternehmen des 21. Jahrhunderts bieten.

Durch die Verwendung von SAP SuccessFactors Extended ECM verbessern Sie die Effizienz des HR-Dokumentenmanagements in einer Hybridumgebung und senken die Migrationskosten vor einem erfolgreichen Übergang in die Cloud!

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder ein maßgeschneidertes Angebot unter sales@ixtent.com.

Basierend auf Studien belaufen sich die Personalausgaben auf ~ 0,6% der Einnahmen. Die Schätzung verwendet nur einige der direkten Werte der HR-Leistungen. Diese Schätzung dient der ungefähren Vorstellung.