Správa smluv je dnes klíčovým tématem ve všech velkých firmách. Od prvního návrhu přes schvalování až po podpis a archivaci – každý krok rozhoduje o rychlosti obchodu, transparentnosti a právní jistotě.
Contract Management znamená digitalizaci a řízenou správu smluv po celou dobu jejich životního cyklu. IXTENT se na toto téma specializuje už více než 20 let – implementujeme řešení OpenText integrovaná do SAP a Microsoft 365, která firmám zrychlují procesy a zajišťují plnou kontrolu nad smlouvami.
Proč firmy potřebují contract management?
Firmy, které stále spravují smlouvy „na papíře“ nebo v excelových tabulkách, narážejí na tyto problémy:
- složité vyhledávání smluv v šanonech,
- duplicity a nejasné verze dokumentů,
- zmeškané termíny a automatická prodloužení smluv,
- zdlouhavé schvalování přes e-maily,
- chybějící kontrola přístupů a bezpečnosti.
Naši klienti často přichází s otázkou: „Jak zrychlit schvalování smluv a mít jistotu, že nic neunikne?“
Jak vypadá digitální contract management v praxi
Díky řešení, které IXTENT nasazuje, mají firmy k dispozici:
Schéma: Životní cyklus smlouvy od interní žádosti přes tvorbu, schvalování, podpis a realizaci až po archivaci a servis.
Centralizovanou evidenci smluv
Všechny smlouvy jsou uloženy v digitálním archivu s možností vyhledávání, filtrování a nastavení přístupových práv.
Automatizované workflow
Schvalovací proces je plně digitální – dokument putuje od autora k právníkům, manažerům a vedení bez zbytečných e-mailů.
Elektronické podepisování smluv
Podepisování probíhá pomocí kvalifikovaného elektronického podpisu (QES) v souladu s eIDAS – přímo v prostředí Microsoft 365 nebo SAP.
Bezpečný archiv
Splnění požadavků GDPR a legislativy, dlouhodobá archivace a připravenost na audit.
Jaké přínosy přináší IXTENT klientům?
Zkušenosti z našich projektů ukazují:
- zkrácení doby schvalování smluv z týdnů na dny,
- 100% přehled o platných smlouvách,
- nižší právní rizika díky hlídání termínů a verzí,
- vyšší efektivita práce v právních, HR a nákupních odděleních.
Příklad z praxe: u výrobní společnosti s tisíci smluv jsme zavedli systém, který snížil čas hledání dokumentu z hodin na minuty a zajistil plnou připravenost na audity. Podívejte se na naše reference z oblasti contract managementu a správy smluv
Proč IXTENT
- 23 let zkušeností s ECM a DMS systémy,
- stovky projektů v SAP a Microsoft 365,
- tým konzultantů, kteří znají jak technologie, tak procesy.
Nejsme jen dodavatel – jsme partner, který přemýšlí nad tím, jaké řešení bude dávat smysl vaší firmě.
Začněte digitalizovat smlouvy s námi
Chcete vědět, jak může contract management fungovat ve vaší firmě?
➡️ Kontaktujte nás – ukážeme vám řešení na míru vašemu prostředí SAP nebo Microsoft 365.
Nejčastější otázky (FAQ)
Je elektronický podpis smluv právně závazný?
Ano, pokud se používá kvalifikovaný elektronický podpis (QES) v souladu s eIDAS, je plně právně uznatelný.
Lze contract management napojit na SAP nebo Microsoft 365?
Ano, právě tato integrace je silnou stránkou řešení, která IXTENT implementuje.
Kolik času implementace trvá?
Záleží na rozsahu projektu – od pilotu v rámci jednoho oddělení až po celofiremní nasazení. Typicky v řádu měsíců.