Buďte efektivnější s využitím SAP SuccessFactors…

HR je jednou z nejvíce dokumentově náročných oblastí v organizaci, přesto se správa dokumentů zaměstnanců automatizovala pomalu. Organizace mohou nyní těžit z efektivnější správy dokumentů v oblasti lidských zdrojů, takže mohou personalisté věnovat více času činnostem s přidanou hodnotou, jako je rozvoj a udržení si svých zaměstnanců.

Benefity automatizovaného řešení HR agendy:

  • Jediné centralizované řešení správy dokumentů HR;
  • Řízení verzí dokumentů, auditní stopy, metadata, vyhledávací nástroje, pracovní prostor pro zaměstnance, to vše pomáhá organizovat, kontrolovat a lokalizovat dokumenty;
  • Interaktivní a dávkové generování dokumentů včetně samoobsluhy zaměstnanců/manažerů;
  • Pravidla pro přístup, uchovávání, mazání a dodržování právních předpisů na úrovni dokumentu;
  • Výstrahy kontroly úplnosti dokumentu upozorní HR manažery na chybějící nebo zastaralé dokumenty.

Studie ukazují, že správné řízení a uchovávání elektronicky uložených informací v personálních odděleních může v reálném životě přinést podstatně lepší řízení procesů a úspory. Úspory mohou u firem s s obratem kolem 1 miliardy a s 5000 zaměstnanci dosáhnout 5–6ciferných částek, a to jak u investičních, tak provozních nákladů. Úspory v HR rozpočtu se mohou pohybovat v rozmezí 4-9 %.

O tom, jak důležité jsou lidské zdroje v rychle se měnícím obchodním prostředí, bylo řečeno již mnoho. Oddělení lidských zdrojů však nebylo investičním cílem první linie. To se dnes naštěstí mění. Díky širokému přijetí specializovaných systémů IT v oblasti lidských zdrojů NEJSOU oddělení lidských zdrojů odkázaná pouze na jednoduché nástroje pro administrativu a spolupráci. Se systémem, jako je SAP SuccessFactors, mohou skutečně povýšit správu a řízení na úplně jinou úroveň. Se sadou ECM (Enterprise Content Management) specializovanou na HR, dokáží ještě více.

Nasazení SAP SuccessFactors Extended ECM obvykle přináší rychlé, viditelné a měřitelné výsledky v těchto oblastech:

  • Vyšší efektivitu HR procesů souvisejících s dokumenty; větší míru podpory zaměstnanců, prostor pro strategické výzvy;
  • Žádné neúplné nebo ztracené soubory zaměstnanců. Žádná špatná rozhodnutí, žádné pokuty a jiná rizika plynoucí z nedodržování předpisů;
  • Schopnost poskytovat bezpečný, samoobslužný HR portál, který splňuje vysoké standardy pro správu HR – jak pro ad-hoc agendy, tak pro procesem definovaný oběh dokumentů;
  • Eliminaci potřeby fyzických kopií dokumentů v rámci ukládání souborů zaměstnanců. Menší prostor pro fyzickou archivaci, nižší riziko plynoucí z GDPR a lepší možnost zabezpečení.

SAP SuccessFactors Extended ECM poskytuje také:

  • Komplexní digitální osobní složku zaměstance uloženou v centralizovaném úložišti, jež umožňuje globální přístup ke všem dokumentům zaměstnanců a poskytuje tak ideální platformu pro digitalizaci celé agendy personálního oddělení.
  • Integrované generování dokumentů pro automatizaci manuálních HR procesů (sofistikované funkce generování dokumentů poskytují službu vytváření dokumentů založenou na událostech spouštěných SAP SF. Zasílání velkého počtu personalizovaných dokumentů všem zaměstnancům lze provádět snadno a automatizovaně. Zaměstnanci mohou své dokumenty podepisovat okamžitě elektronicky, místo časově náročného podepisování fyzických papírů, za tímto účelem lze snadno integrovat SAP Signature Management od DocuSign.)
  • Striktní pravidla správy a uchovávání záznamů. Za účelem splnění regulačních požadavků a zásad zabezpečeného přístupu k citlivému obsahu je správa souborů zaměstnanců a přístupy k nim založena na rolích uživatelů pro každý dokument a složku zvlášť. Jedinečné nástroje pro mapování řízení přístupu k dokumentům nebo generování dokumentů určuje současnou transformaci lidských zdrojů. Efektivní zpracování HR obsahu je tedy klíčem k zajištění vynikajících zdrojů pracovních sil a samoobslužných možností zaměstnanců.
  • GDPR a firemní směrnice. Za účelem splnění regulačních požadavků a zásad zabezpečeného přístupu k citlivému obsahu spravují soubory zaměstnanců retenční profily a profily přístupu založené na rolích.

Základní přínos produktu je eliminace manuálních úkonů a chyb, centralizace a zabezpečení souborů zaměstnanců, soulad s GDPR. Když se společnost ponoří do strukturované správy lidských zdrojů pomocí SAP SuccessFactors, bylo by dalším vhodným krokem pořízení produktů SAP Solution Extensions a SAP SuccessFactors Extended ECM, tento celek nabízí revoluční inovativní způsob pro správu lidských zdrojů v podniku 21. století.

Využitím SAP SuccessFactors Extended ECM zlepšíte efektivitu správy HR dokumentů v hybridním prostředí a snížíte náklady na migraci před úspěšným přechodem do cloudu!

Kontaktuje nás pro více informací či nabídku na míru na sales@ixtent.com.

  • Na základě studií činí výdaje na lidské zdroje ~ 0,6 % z příjmů. Odhad využívá pouze některé přímé hodnoty výhod HR. Tento odhad má orientační charakter.