Dokončili jsme projekt pro Automatizované vytěžování a zpracování dodavatelských faktur v SAP pro významného mezinárodního zákazníka v segmentu automotive v Chorvatsku!

Díky řešení SAP Vendor Invoice Management (VIM) od společnosti OpenText se účetní oddělení zbavilo velké míry neproduktivní administrativy spojené se zpracováním dodavatelských faktur (přepisování do SAP, manuální kontrola dat, e-mailové schvalování). Nyní se můžou účetní plně věnovat kvalifikované práci spojené s fakturací. Řešení zákazníkovi pomohlo výrazně zkrátit celý proces zpracování faktur v SAP, přičemž stejný tým účetních nyní zvládne zpracovat výrazně více dokladů a s minimální chybovostí. Navíc může zákazník zpracovávat faktury vzdáleně online, což je v dnešní covidové době nutností.

VIM přináší zákazníkovi tyto benefity:

  • Markantně snižuje náklady na celý proces zpracování dodavatelských faktur v SAP až o 70 %.
  • Výrazně zrychluje dobu zpracování faktur, z několika dnů na několik hodin.
  • Minimalizuje chyby způsobené lidským faktorem v celém procesu.
  • Řešení plně využívá existující infrastrukturu SAP bez dalších nákladů a nutnosti integrace.

Faktury ze všech informačních zdrojů (e-maily, papírové faktury, a další) jsou nyní u zákazníka automaticky převáděny na systémově čitelný text a jejich obsah je “strojově” vytěžován/validován díky aplikaci pokročilých nástrojů pro strojové učení a podpoře prvků pokročilé umělé inteligence v řešení Vendor Invoice Management. Následně je automatizovaně/poloautomatizovaně prováděna sada pokročilých kontrol přímo v SAP. Minimalizují se tak potenciální chyby nesprávného zaúčtování anebo proplacení faktur před schválením v SAP Workflow a finálním zpracováním.

Cílem projektu u zákazníka bylo zejména:

  • Výrazně snížit náklady na proces zpracování dodavatelských faktur díky digitalizaci a automatizaci.
  • Zkrátit proces zpracování faktur z několika dnů na pár hodin.
  • Minimalizovat chybu lidského faktoru.
  • Snížit administrativní zátěž účetního oddělení.
  • Zajistit, aby celý proces byl pod systémovou kontrolou.
  • Kompletní převedení procesu do online prostředí.

Projekt byl velmi úspěšný, dodán dle specifikace a představ zákazníka a v souladu s národními účetními standardy dané země (Chorvatsko). Řešení je plně funkční, následovat bude nasazení do dalších šesti zemí v Evropě.

Specifikem tohoto projektu byla právě doba, ve které se realizoval. Od prvního obchodního kontaktu do nasazení projektu se týmy fyzicky nepotkaly a projekt byl i v tak obtížné kovidové době úspěšně dokončen.

Na projekt spolupracovaly týmy implementátorů IXTENT, obchodní část v Chorvatsku a IT infrastruktura v Německu.