Architektonický přístup ke správě HR dokumentů v SAP SuccessFactors

Jakmile dokumenty přestanou být pouze výstupem HR procesů, je nutné změnit architekturu jejich správy. V prostředí větších organizací se správa dokumentů postupně odděluje od samotných HR procesů a stává se samostatnou vrstvou, která řeší životní cyklus dokumentů.

V praxi to znamená, že HR procesy, dokumenty a práce s jejich obsahem mají odlišnou roli v architektuře řešení.

V tomto článku

• jaké role mají jednotlivé vrstvy architektury
• Jak architektura funguje v reálném provozu
• Role IT a dlouhodobá udržitelnost řešení

Oddělení rolí systémů jako základ

V cílové architektuře správy HR dokumentů platí jasné rozdělení odpovědností jednotlivých vrstev:

SAP SuccessFactors
→ řídí HR procesy a personální data

Dokumentová vrstva
→ řídí životní cyklus dokumentů

AI vrstva
→ pomáhá s orientací v obsahu dokumentů

Každá vrstva má jinou roli a jiné odpovědnosti. V praxi to znamená, že HR událost v SAP SuccessFactors slouží pouze jako spouštěč. Samotná práce s dokumentem, jeho verzemi, podpisem nebo archivací probíhá v dokumentové vrstvě nezávisle na procesu.

„V reálných projektech se opakovaně ukazuje, že architektura není o přidávání systémů, ale o tom, aby každý systém dělal to, k čemu je určený.“ Oleksii Bielykh, Senior SAP Consultant

Jak architektura funguje v reálném provozu

Následující diagram ukazuje, jak jsou HR procesy, dokumenty a další systémy propojené v rámci jedné architektury.

Typický scénář práce s HR dokumenty v této architektuře vypadá následovně:

• HR událost v SAP SuccessFactors
• automatický vznik nebo převzetí dokumentu
• uložení dokumentu do dokumentové vrstvy
• řízení verzí, podpisu a archivace
• AI pomáhá s orientací v dokumentech

HR pracuje s procesem a zaměstnancem. Nemusí řešit dokumentovou logistiku ani strukturu úložiště.

AI v této architektuře pomáhá HR Business Partnerům orientovat se v dokumentaci zaměstnance. Například rychle ověřit, zda je složka kompletní nebo zda některý dokument nechybí.

Role IT a dlouhodobá udržitelnost řešení

Oddělení procesní a dokumentové vrstvy má zásadní dopad i na IT architekturu.

Pro IT znamená tento přístup zejména:

• jasnou a stabilní architekturu
• centrální řízení bezpečnosti a přístupů
• omezení nestandardních úprav HR systému
• jednodušší rozvoj řešení v čase

To je klíčové zejména v prostředí, kde se HR systém vyvíjí, zatímco dokumenty musí zůstat dlouhodobě dostupné a auditovatelné.

Komplexní pohled na správu HR dokumentů v prostředí SAP SuccessFactors najdete v článku HR dokumenty v SAP SuccessFactors: architektura, scénáře a role AI.

Autor článku

Lukáš Fiala
Head of SAP Team, IXTENT

Lukáš Fiala se více než 16 let věnuje SAP řešením a jejich integraci s dokumentovými procesy. Podílel se na implementacích pro společnosti jako O2, KIA, Ivoclar, Acushnet (USA), VOITH nebo Škoda Auto. Zaměřuje se především na architekturu správy dokumentů a jejich napojení na podnikové systémy.