AI a dokumenty: 3 scénáře, kde má umělá inteligence skutečný přínos

Umělá inteligence se dnes objevuje téměř v každém nástroji pro práci s dokumenty. Nejčastěji jde o různé chatboty nebo asistenty, kteří „umí odpovídat na otázky nad dokumenty“. V praxi se ale často ukazuje, že právě tyto scénáře mají poměrně omezený dopad na každodenní práci. Skutečné využití AI při práci s dokumenty se však ukazuje až ve chvíli, kdy je umělá inteligence zapojená do práce s dokumenty v rámci dokumentového systému (DMS).

Skutečný přínos AI při práci s dokumenty se obvykle projeví až ve chvíli, kdy pracuje s dokumenty v kontextu systému pro správu dokumentů (DMS). Právě tam totiž existuje to, co AI potřebuje k tomu, aby dokázala informace správně interpretovat – tedy struktura dokumentů, metadata, historie změn a procesy, ve kterých dokumenty vznikají.

Text vychází ze zkušeností s návrhem a rozvojem DMS v prostředí velkých organizací.

Důležité upozornění: AI potřebuje pořádek v dokumentech

Než se podíváme na konkrétní scénáře, je důležité zmínit jednu věc, která se v praxi ukazuje velmi rychle.

AI nedokáže napravit chaos v dokumentech.

Pokud jsou dokumenty:

• uložené bez struktury
• bez metadat
• bez jasných pravidel pro jejich správu
• nebo rozptýlené v různých úložištích

pak AI velmi často jen zrychlí špatné výsledky.

Aby AI dokázala dokumenty analyzovat a interpretovat jejich obsah, musí mít k dispozici kontext. Ten v organizacích obvykle vzniká právě v dokumentových systémech – tedy tam, kde jsou dokumenty:

• klasifikované
• verzované
• propojené s procesy
• a kde existuje historie práce s dokumentem

V projektech, kde firmy zkoušejí nasadit AI nad dokumenty bez předchozího uspořádání dokumentace, se opakovaně ukazuje, že největším limitem není samotná technologie, ale kvalita dokumentů a jejich správy.

1. AI dokáže rychle analyzovat kontext dokumentu ve workflow

Ve firmách vzniká velké množství úkolů spojených s dokumenty – schvalování smluv, kontrola dokumentace nebo interní rozhodovací procesy. Každý takový úkol obvykle obsahuje několik zdrojů informací:

• samotný dokument
• komentáře předchozích účastníků
• historii změn dokumentu
• informace z workflow

Pro člověka to často znamená, že musí projít několik dokumentů a poznámek, aby pochopil, co se vlastně řeší.

AI může tento proces výrazně zrychlit. Dokáže analyzovat dokument, změny v dokumentu i komentáře ve workflow a připravit stručné shrnutí situace pro uživatele, který má o dokumentu rozhodnout.

V některých implementacích se takové shrnutí dokonce stává hlavním rozhraním, přes které uživatel úkol řeší.

2. AI může pomoci s první verzí dokumentu

Druhý scénář se týká samotné tvorby dokumentů. Ve většině organizací existují šablony pro různé typy dokumentů – například smlouvy, interní směrnice nebo onboardingové dokumenty.

Přesto ale tvorba nového dokumentu často začíná ručním doplňováním informací a úpravou textu.

AI může tento proces urychlit tím, že vytvoří první návrh dokumentu. Pokud pracuje přímo v dokumentovém systému, má přitom k dispozici důležitý kontext:

• metadata dokumentu
• informace o projektu nebo oddělení
• existující dokumenty a šablony

Na základě těchto informací může AI připravit první verzi dokumentu, kterou uživatel pouze upraví a finalizuje. Člověk přitom zůstává součástí procesu – AI připravuje návrh, ale konečné rozhodnutí i odpovědnost za dokument zůstává na uživateli.

3. AI dokáže převést obsah schůzky na dokumentované úkoly

Třetí scénář ukazuje, že AI nemusí pracovat jen s existujícími dokumenty. Dokáže také pomoci při vzniku nových informací, například během schůzek.

Moderní modely umí z nahrávky schůzky vytvořit přepis, identifikovat jednotlivé mluvčí a analyzovat obsah diskuse. Na základě toho mohou navrhnout:

• shrnutí schůzky
• hlavní rozhodnutí
• seznam úkolů, které ze schůzky vyplývají

Tyto informace pak mohou být automaticky uložené jako dokument nebo úkol v systému pro správu dokumentů. Díky tomu se důležité informace ze schůzky stávají součástí firemní dokumentace a procesů.

Co mají tyto scénáře společného

Největší využití AI při práci s dokumenty se v praxi ukazuje v několika konkrétních scénářích – například při práci s workflow, při tvorbě dokumentů nebo při zpracování výstupů ze schůzek.

AI nepřináší největší hodnotu tam, kde jen generuje text. Největší přínos má ve chvíli, kdy dokáže:

• analyzovat dokumenty
• pochopit jejich kontext
• připravit informace pro člověka, který musí udělat rozhodnutí

V praxi to znamená, že AI funguje spíš jako asistent při práci s dokumenty v rámci DMS, než jako nástroj, který by měl lidi z procesu úplně odstranit. Největší využití AI při práci s dokumenty se obvykle ukazuje ve chvíli, kdy AI pomáhá analyzovat dokumenty a připravovat kontext pro rozhodování.

Pokud vás zajímá, proč AI ve firmách často selhává kvůli chaosu v dokumentech, podívejte se také na článek AI práce s dokumenty: proč AI selhává v chaosu dokumentů.